为 Microsoft 365 共享邮箱和用户邮箱设置电子邮件签名

Microsoft Outlook 是当今商业界最流行的电子邮件和日历应用程序。然而，虽然大多数用户已经掌握了基本功能，但并不是每个人都知道如何充分利用它。例如，您知道如何在 Outlook 中为 Microsoft 365 用户邮箱和共享邮箱设置电子邮件签名吗？

为用户邮箱和共享邮箱提供不同的 Microsoft 365 电子邮件签名非常有用。他们不仅提升了专业水平，还有助于建立强大的品牌形象。让我们开始执行为用户和共享邮箱设置不同签名的步骤，以确保无缝的电子邮件通信。

如何为共享邮箱设置电子邮件签名？

可以通过两种方法为共享邮箱创建电子邮件签名：直接在 Outlook 中或通过 Exchange 管理中心。让我们深入了解详细步骤。

• 为 Outlook 中的共享邮箱创建电子邮件签名
• 在 Exchange 管理中心为共享邮箱创建电子邮件签名

为 Outlook 中的共享邮箱创建电子邮件签名

最终用户可以按照下面提到的步骤为 Microsoft 365 共享邮箱设置电子邮件签名。

1. 在新的 Outlook 桌面客户端中打开共享邮箱。
2. 单击右上角的设置（齿轮状图标）。
3. 导航至帐户-> 签名。
4. 选择“新签名”，然后为其指定一个独特的名称。
5. 在下面的文本框中，制作您的签名并使用首选字体、颜色和样式对其进行自定义。
6. 完成后选择保存。
7. 继续为共享邮箱选择默认签名，并指示是否应将其应用于新邮件、回复和自动转发。
8. 单击保存。

共享邮箱中的电子邮件签名权限

请记住，当用户从共享邮箱发送电子邮件时，他们使用的签名取决于他们的权限。

• 如果用户对共享邮箱具有“发送为”权限，则电子邮件将使用共享邮箱的签名。
• 如果用户具有“代表发送”权限，则电子邮件将使用他们自己的签名。

以下是一些需要考虑的要点：

• 对于仍在使用经典 Outlook 桌面客户端的用户，要访问电子邮件签名，您可以转到“文件”->“选项”->“邮件”选项卡->“签名”。
• 或者，如果您使用 Outlook for Web 并且尚未转换到新界面，请导航至“设置”->“邮件”->“撰写和回复”->“电子邮件签名”。
  

在 Exchange 管理中心为共享邮箱创建电子邮件签名

管理员可以通过 Exchange 管理中心的邮件流规则为共享邮箱设置电子邮件签名。请按照以下步骤操作。

1. 登录 Exchange 管理中心。
2. 导航至邮件流-> 规则。
3. 单击添加规则，然后从下拉列表中选择应用免责声明。
4. 为您的规则指定一个描述性名称。
5. 在应用此规则如果下，从第一个下拉菜单中选择“发件人”，然后从下一个下拉菜单中选择“是此人”。从那里，您将能够选择一个共享邮箱。
6. 确保已在执行以下操作部分中选择“对邮件应用免责声明”和“附加免责声明”选项。
7. 选择输入文本并输入您所需的免责声明。您可以将免责声明文本指定为纯文本或使用 HTML 代码进行格式化。
8. 单击选择一个，选择换行，然后保存。选择换行作为后备选项将确保即使在加密或邮件设置的情况下也包含免责声明。
9. 在除非下指定发件人、收件人、附件等的任何例外情况。

10. 选择下一步。
    
    

    

11. 在规则模式下选择强制可立即启用免责声明。
12. 根据需要选择严重级别。
13. 根据要求设置规则的激活日期和停用日期。
14. 选择标头以匹配邮件中的发件人地址。这可确保根据邮件标头中显示的发件人地址准确应用免责声明。
15. 然后，选择下一步和完成。

16. 创建后，邮件流规则默认处于禁用状态。从规则列表中选择它并使用切换按钮启用该规则。
    

    

注意：您还可以配置组织范围的电子邮件签名以突出显示电子邮件中的组织信息。

如何为用户邮箱设置电子邮件签名？

与共享邮箱一样，用户邮箱的电子邮件签名可以让收件人立即了解您是谁以及您在做什么，从而为电子邮件中后续的所有内容定下基调。要为用户邮箱设置电子邮件签名，只需按照上述相同步骤操作，但确保您使用 Outlook 中的用户帐户登录。您可以查看有关在 Microsoft Outlook 中设置电子邮件签名的博客，以了解详细步骤。

通过遵循本指南中概述的简单步骤，您可以充分发挥 Outlook 签名自定义功能的潜力。因此，请利用这个机会，为您发送的每封电子邮件留下持久的印象。请随时在评论部分联系我们。我们很乐意为您提供帮助！