仅保存在共享邮箱 (Outlook) 中发送的副本项目

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当用户从共享邮箱发送电子邮件时，他们将在共享邮箱和个人邮箱的“已发送邮件”文件夹中看到该电子邮件的副本。可以避免在 Outlook 中用户的“已发送邮件”文件夹中获取这些电子邮件。在本文中，您将了解如何保存仅在 Outlook 共享邮箱中发送的副本项目。

保存在共享邮箱 Outlook 中发送的副本项目

配置共享邮箱后，您可以随时更改设置。即使您有多个共享邮箱，您也可以为每个共享邮箱设置不同的设置。

下表显示了当用户从共享邮箱发送邮件时的不同结果，具体取决于您为共享邮箱配置的设置。

DelegateSentItemsStyleMessageCopyForSentAsEnabledExpected behavior0TrueA copy of the email will be saved in both the primary mailbox and the shared mailbox.1TrueTwo copies of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox.0FalseA copy of the email will be saved in the primary mailbox and no copies in the shared mailbox.1FalseA copy of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox.

我们将向您展示如何配置最后一种方法，该方法只会在共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中保存电子邮件的副本，而不是在主邮箱（用户）中保存电子邮件的副本。

注意：这适用于本地 Exchange Server 和 Exchange Online (Microsoft 365)。

问题：主邮箱“已发送邮件”文件夹中的邮件

在开始之前，必须在 Microsoft 365 管理中心配置共享邮箱，或者可以使用 PowerShell 批量创建共享邮箱。

组织中的一组用户拥有分配有完全访问邮箱权限的共享邮箱。所有这些用户在 Outlook 中看到相同的共享邮箱。

问题是，当用户从共享邮箱发送电子邮件时，副本将保存在其个人和共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中。出现此问题的原因是您启用了复制项目发送到共享邮箱的功能。

检查用户共享邮箱权限

创建共享邮箱后，您需要为用户分配“代理发送”或“代表发送”权限：

• 发送为：用户可以作为共享邮箱帐户发送电子邮件，而无需显示邮件的原始来源。
• 代表发送：用户可以使用其帐户名和共享邮箱名称发送电子邮件。他们的电子邮件将显示他们是代表共享邮箱名称发送的。

注意：您还必须向用户分配完全访问邮箱权限。请记住，这些更改最多可能需要 60 分钟才能生效。

如果用户拥有代理发送权限，则该权限将优先于代表发送权限。但您不需要向用户授予从共享邮箱发送的两种权限。

禁用复制在共享邮箱上发送的项目

创建共享邮箱并授予用户权限后，您必须检查共享邮箱上是否启用了复制项目发送功能。这是因为您不希望邮件在共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中出现两次。

如果共享邮箱的用户保存了从共享邮箱发送的每封电子邮件的副本，则他们必须启用以下选项：

• 复制以此邮箱发送的邮件
• 复制代表此邮箱发送的邮件

您必须在 Microsoft 365 管理中心或使用 PowerShell 禁用“将已发送项目保存在共享邮箱中”设置。

如果要运行以下命令来更改复制已发送项目设置，则需要连接到 Exchange Online PowerShell。

Connect-ExchangeOnline

运行以下 PowerShell 命令以禁用个人“已发送邮件”文件夹中共享邮箱的副本。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $false -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false

注意：运行 PowerShell 命令时，可能需要几分钟时间才能在 Microsoft 365 管理门户中生效。

解决方案：保存仅在共享邮箱中发送的副本项目

在我们的示例中，我们有一个共享邮箱，并为用户分配了完全访问和代表发送权限。我们还禁用了复制项目发送设置。

当用户([email protected])代表共享邮箱([email protected])发送电子邮件时，现在只会保存其个人已发送邮件文件夹中的副本，而不是共享邮箱已发送邮件文件夹中的副本。

按照以下步骤仅将电子邮件副本保存在 Outlook 中共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中。

步骤1.打开注册表编辑器

1. 点击开始
2. 搜索注册表编辑器
3. 点击以管理员身份运行

1. 注册表编辑器应用程序打开

步骤 2. 导航至 Outlook 首选项键

导航到计算机\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences

注意：如果您使用的是不同版本的 Outlook，则需要选择 16.0 以外的版本，例如 15.0 或 14.0 >。

它代表您的 Office 版本：

• 16.0（Office 2016、Office 2019、Office 2021、Microsoft 365）
• 15.0（办公室2013）
• 14.0（办公室2010）

步骤 3. 添加新的 DWORD 值

1. 单击编辑>新建> DWORD（32位）值

1. 新价值#1出现

1. 类型DelegateSentItemsStyle
2. 点击输入

1. 右键单击 DelegateSentItemStyle
2. 点击修改

1. 在起息日期框中 > 输入 1
2. 单击确定

1. 您将看到值为 1 的 DelegateSentItemsStyle

仅验证共享邮箱“已发送邮件”文件夹中的邮件

我们将使用 Outlook 中的共享邮箱([email protected])发送用户([email protected])的邮件。

从下面的屏幕截图中可以看到，它只会在 Outlook 的共享邮箱已发送邮件文件夹中保存电子邮件的副本。同时，它不会在 Outlook 中的用户 ([email protected]) 已发送邮件 文件夹中保存电子邮件副本。

您已成功配置如何保存仅在共享邮箱中发送的副本项目，而不是在 Outlook 中的（用户）主邮箱中！

了解更多：将用户邮箱转换为共享邮箱 »

结论

您了解了如何保存仅发送到 Outlook 中的共享邮箱的副本项目。如果用户可以在其个人邮箱中看到从共享邮箱发送的电子邮件副本，则您必须更改一些设置。

首先，您必须检查用户权限并禁用复制已发送项目设置。接下来，打开注册表编辑器并在 Outlook Preferences 项下添加新的 DWORD 值。从共享邮箱发送时，将不再在个人邮箱的“已发送邮件”文件夹中保存电子邮件副本。

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