使用 Exchange 管理中心管理 Exchange Online

有效管理电子邮件服务对于任何组织在现代数字工作空间中的生产力和安全性至关重要。本博客将讨论 Exchange Online 管理任务以及如何简化其管理流程。在讨论如何管理 Exchange Online 之前，我们将探讨它的历史。

Exchange Online 是 Microsoft Exchange Server 的云版本，提供电子邮件、日历、联系人和协作服务。作为 Microsoft 365 的一部分，它使企业能够利用云计算的力量来增强沟通和协作，同时确保 Microsoft 服务所期望的安全性和可靠性。凭借适用于 Office 365 的 Microsoft Defender 和合规性解决方案等功能，Exchange Online 旨在满足各种规模的组织的需求，促进安全且高效的电子邮件环境。

交换在线历史记录

Exchange Online 已取得显着发展，定期添加新功能和改进。我们来看看这些年平台是如何发展的；这可以帮助您获得见解和背景，以便更有效地管理平台、做出明智的决策并更轻松地克服挑战。

• 2000 年代中期，微软开始探索基于云的服务。这一转变导致了 Exchange Online 的开发，它是更广泛的 Microsoft Online Services 套件的一部分。
• 2008年，微软推出了商业生产力在线套件，其中包括Exchange Online作为其服务之一。这标志着微软开始提供基于云的电子邮件服务。
• 2011 年 6 月，Microsoft 重新命名并扩展了其云产品，其中包括 Exchange Online，更名为 Office 365。Office 365 成为一套基于云的生产力服务综合套件，包括用于电子邮件的 Exchange Online、用于协作的 SharePoint Online 等。
• 2020 年 4 月，Microsoft 将 Office 365 更名为 Microsoft 365，以反映对传统办公应用程序之外的生产力和协作的更广泛关注。
• Microsoft 定期发布 Exchange Online 的更新和新功能，作为整个 Microsoft 365 服务的一部分。这包括安全性、合规性、协作和用户体验方面的改进。
• Exchange Online 的界面不断更新，并集成了现代协作工具。这包括 Microsoft Teams 集成、高级安全选项和 AI 驱动的增强功能等功能。
• Microsoft 一直在从单独的特定于服务的管理中心（例如 Exchange 管理门户）过渡到统一的 Microsoft 365 管理中心以进行集中管理。
• 鉴于电子邮件安全的重要性，Microsoft 在 Exchange Online 中实施了各种安全功能，包括高级威胁防护、反网络钓鱼措施和加密功能。

管理 Exchange Online 包括哪些内容

如果您是负责管理 Exchange Online 的管理员，以下是您可能需要执行的一些日常管理任务和步骤。

• 创建和管理用户及共享邮箱：此任务涉及为组织内的用户设置个人电子邮件帐户。
• 创建和管理组织内电子邮件通信的通讯组：通讯组或通讯组列表允许您向组织内的群组（例如部门或项目团队）发送电子邮件通信，而无需输入每个收件人的电子邮件地址单独。
• 配置邮件流规则（传输规则）以进行邮件处理：邮件流规则可帮助您管理电子邮件从 Internet 到达目标邮箱的路径，反之亦然。例如，您可以创建规则将包含特定关键字的电子邮件重定向到指定邮箱进行审阅。
• 创建和管理会议室和设备的资源邮箱：资源邮箱是 Exchange Online 中用于预订公司资源（例如会议室或设备）的特殊帐户。用户可以通过 Outlook 日历预订这些资源。
• 指定收件人的 SMTP 地址：此任务涉及向用户分配电子邮件地址。 SMTP 地址是外部各方用来向组织内的用户发送电子邮件的地址。
• 授予邮箱的代表发送权限和完全访问权限：您可以授予用户代表其他用户发送电子邮件的权限，或授予他们出于管理目的（例如助理）对其他用户邮箱的完全访问权限管理经理的电子邮件。
• 阻止发件人：这是指阻止来自特定发件人或域的电子邮件到达您组织的收件箱，这是管理垃圾邮件和恶意电子邮件的关键步骤。
• 启用存档邮箱：存档邮箱为用户提供额外的电子邮件存储空间。它们允许归档不再需要但将来可能需要访问的旧电子邮件以供合规性或参考。

使用图形用户界面导航 Exchange Online 管理中心

Office 365 Exchange 管理中心的 Web 界面与首次添加到 Exchange 本地部署时的 Exchange 2013 的 Web 界面几乎相同。从那时起，Microsoft 一直将许多服务集成到其 Office 365 套件（后来称为 Microsoft 365）中，如上面的 Exchange Online 历史记录部分所述。以下是最初发布的 Exchange Online 管理中心 Web 界面。

但后来，在 2021 年，微软正式将 Exchange Online 管理中心与 Microsoft 365 管理中心分离；事实上，Microsoft 为不同的服务（例如 Exchange Online、SharePoint Online 和 Teams）提供了许多管理中心 Web 控制台，但它将用户和组管理以及其他功能保留在 Microsoft 365 管理中心内。

Microsoft 365 和 Exchange Online 管理中心之间的区别

虽然 Microsoft 365 管理中心旨在提供用于管理各种服务（包括 Exchange Online）的统一体验，但仍可以通过 Exchange Online 管理中心访问某些特定于电子邮件的任务。确切的界面和功能可能已经发展，因此建议参考最新的 Microsoft 文档或管理中心以获取最新信息。

让我们探讨一下 Microsoft 365 管理中心和 Exchange Online 管理中心 (EAC) 之间的区别：

Microsoft 365 管理中心

• Microsoft 365 管理中心是一个集中式门户，用于管理所有 Microsoft 365 服务，包括 Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teams 等。
• 它为管理员提供统一的体验，以配置设置、管理用户、查看报告以及管理 Microsoft 365 订阅的各个方面。

Microsoft 365 管理中心的左侧导航窗格对不同的服务进行了分类，管理员可以从这里导航到每个服务的特定管理中心。

• 您可以使用以下 URL https://admin.microsoft.com/ 访问 Microsoft 365 管理中心

Exchange 在线管理中心 (EAC)

• Exchange Online 管理中心专门用于管理 Exchange Online。
• 管理员可以执行与电子邮件相关的任务，例如管理邮箱、配置邮件流规则、设置反垃圾邮件策略以及处理其他与电子邮件相关的设置。
• 从经典的 Exchange 管理中心转变为新的 Exchange 管理中心 (EAC)，将 Exchange 功能直接合并到 Microsoft 365 管理中心。具体界面可能会根据 Microsoft 实施的更新和更改而有所不同。
• 您可以使用以下链接访问新的 EAC：https://admin.exchange.microsoft.com。

管理 Exchange Online 的分步指南

使用 Microsoft 365 管理中心创建用户邮箱

在 Microsoft 365 中创建用户邮箱涉及使用 Microsoft 365 管理中心。

按照以下步骤创建用户并分配邮箱和其他服务。

1. 转到 https://admin.microsoft.com/ 并使用您的管理员帐户登录。
2. 在左侧导航窗格中，单击“用户”并选择“活跃用户”。
3. 单击“添加用户”按钮。

1. 填写新用户所需的信息，包括：
2. 名字：输入用户的名字。
3. 姓氏：输入用户的姓氏。
4. 显示名称：用户的显示名称。
5. 用户名：这将是用户的电子邮件地址（例如 [email protected]）。
6. 密码：为用户设置一个强密码。

• 点击下一步”。
• 在“产品许可证”下，选择适当的 Exchange Online 许可证。

• 您可以配置其他选项，例如邮箱设置、组成员身份和角色。

• 向下滚动以查看用户配置文件部分，添加相应的信息，然后单击下一步。

• 查看用户详细信息并单击“完成添加”按钮以创建用户。

确认窗口将显示新创建的用户已添加到活动用户列表中。单击“关闭”返回 Microsoft 365 管理中心。

请记住，创建用户邮箱还会为用户分配 Exchange Online 许可证，允许他们访问其邮箱和其他相关服务。

创建共享邮箱

共享邮箱使多个用户能够访问存储在单个邮箱中的邮件、联系人、日历项目和相关数据。例如，您可能有一个与 [email protected] 地址关联的客户支持邮箱，由三名员工负责监控。

若要在 Exchange Online 中创建共享邮箱，您可以使用 Microsoft 365 管理中心导航到 Microsoft Exchange 管理中心，或使用下面的链接登录管理中心 EAC。请按照以下步骤创建共享邮箱：

1. 登录 https://admin.exchange.microsoft.com。
2. 在 Exchange 管理中心中，转到“收件人”>“邮箱”。
3. 单击“添加共享邮箱”按钮创建一个新邮箱。

• 填写共享邮箱所需的详细信息，包括：

1. 输入共享邮箱的名称。
2. 指定共享邮箱的电子邮件地址和别名。

1. 将显示“共享邮箱创建成功”确认窗口；您可以通过单击“将用户添加到此邮箱”链接将成员添加到此共享邮箱。

创建资源邮箱（房间或设备）

您可以使用管理 Exchange 中心在 Exchange Online 中创建资源邮箱，通常用于调度会议室或设备等资源。

请按照以下步骤操作。

1. 登录 https://admin.exchange.microsoft.com。
2. 在 Exchange 管理中心，转到“收件人”>“资源”。
3. 点击“添加房间资源”或“添加设备”按钮创建新的资源邮箱。

1. 填写资源邮箱所需的详细信息，包括：

   • 输入资源邮箱的名称。
2. 指定资源邮箱的电子邮件地址和域，然后单击“下一步”。

1. 在“一般信息”页面上，您可以提供其他信息，例如容量、位置、电话号码、部门等。单击“下一步”。

• 在“预订选项”页面上，您可以设置预订委托设置，例如预订窗口、最长持续时间和其他选项。点击下一步。

1. 查看您为此房间邮箱提供的信息，然后单击“创建”以创建房间邮箱。您也可以单击“返回”按钮返回向导。

• 将出现一个状态窗口，确认资源邮箱的创建；单击“完成”按钮返回 Exchange 管理中心。

• 创建设备邮箱流程相同；您将在“资源”部分下看到您的资源邮箱。下面的屏幕截图显示了房间和设备邮箱。

指定收件人的 SMTP 地址

大多数组织都有多个 DNS 域来接受入站电子邮件。例如，您可能有 yourorganization.com、yourorganization.net 等。要让所有域都与 Microsoft 365 配合使用，您必须在服务中进行设置。全面的向导将引导您识别域、验证您对这些域的所有权，然后设置正确的 DNS 记录以将其他 Internet 用户的流量获取到您的 Microsoft 365 租户。要访问该向导，请转至 https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains 并点击添加域按钮。

在租户上正确设置域后，您可以为收件人添加其他 SMTP 地址，例如用户邮箱、组或联系人。在 Exchange 管理中心 (EAC) 中执行以下步骤。

1. 在 Exchange 管理中心，转到“收件人”>“邮箱”。
2. 单击收件人可查看其属性。属性将显示在弹出窗口的右侧。

• 在“常规”选项卡上，点击右下角“收件人属性”中的“管理电子邮件地址类型”。

• 点击“添加电子邮件地址类型”。

• 输入新的 SMTP 地址并从下拉列表视图中选择域。单击“确定”添加新的 SMTP 地址。

• 点击“保存”保存对用户属性的更改。

授予邮箱的代表发送权限和完全访问权限

在许多组织中，高级管理人员都有助理或其他员工来帮助管理他们的邮箱。在这些情况下，您需要分配用户权限来访问邮箱和/或代表用户发送和接收邮件。

Exchange Online 中的权限通过 Exchange 管理中心 (EAC) 进行管理，管理员可以在其中指定哪些用户对其他邮箱具有“代表发送”或“完全访问”权限。该系统提供了委派的灵活性，允许高效的工作流程和通信管理，同时确保敏感信息受到保护。

代表发送权限

代表发送权限允许指定的用户或组发送看似来自其他用户的电子邮件，尽管表明该电子邮件是代表原始邮箱所有者发送的。这对于管理高级人员沟通的助理或副手特别有用。

影响：当使用“代表发送”权限发送电子邮件时，收件人会看到该电子邮件是由一个人代表另一个人发送的，从而保持了透明度。但是，这不会授予代理人读取或管理邮箱内容的权限。

完全访问权限

完全访问权限授予用户对其他人邮箱的完全控制权，允许他们阅读、删除和管理电子邮件、日历和联系信息。与“代表发送”不同，不会向收件人表明电子邮件是由邮箱所有者以外的其他人发送的。

含义：此访问级别非常重要，因为它允许代理管理邮箱的几乎所有方面，可能包括敏感信息。因此，谨慎分配“完全访问”权限至关重要，确保只有受信任的个人才能获得这些权限。

以下是如何使用 Exchange 管理中心 (EAC) 设置“代表发送”或“完全访问”权限：

1. 导航至 EAC 中的“收件人”>“邮箱”。
2. 选择邮箱以设置“代表发送”权限。
3. 单击邮箱属性中的“委托”，然后单击“代表发送”部分下的“编辑”。

• 单击“添加成员”按钮可为所选邮箱添加具有“代表发送”权限的用户或组。

• 搜索并选择用户或组，然后单击“保存”。

• 点击“确认”。

• 确认窗口将显示所选成员已添加的消息，并将在 5 分钟内出现。单击左上角的箭头返回到用户属性上的“委派”选项卡。

• 您可以单击“读取和管理（完全访问权限）”部分下的“编辑”按钮，然后按照步骤 3 至 7 在该部分中添加用户或组。

创建通讯组列表

通讯组列表（有时称为通讯组）是一组用户的单一联系点。您可能有一个包含所有经理的直接下属的列表，另一个包含所有公司员工的列表，还有一个包含参与特定业务项目的所有用户的列表。任何人只需通过电子邮件发送通讯组列表即可向整个组发送电子邮件。

通讯组列表与 Office 365 组不同，因为它们仅在电子邮件上下文中起作用。组包括通讯组列表，但可在 SharePoint、Microsoft Teams 等应用程序中启用其他功能。

您可以使用 Exchange 管理中心在 Exchange Online 中创建通讯组列表。

1. 在 Exchange 管理中心中，转到“收件人”>“组”。

• 单击“通讯组列表”选项卡，然后单击“添加组”图标以创建新的通讯组列表。

1. 在“选择组类型”页面上，选择“分发”，然后单击“下一步”。

1. 填写通讯组列表的名称和描述，然后单击“下一步”。

1. 单击“分配所有者”按钮。

• 搜索并选择所有者；单击“添加”按钮添加所有者。

• 单击“分配所有者”页面上的“下一步”以在向导中继续。

1. 单击“添加成员”按钮并选择用户，然后单击“下一步”，将成员添加到通讯组列表。

1. 提供通讯组列表的电子邮件地址；您还可以选择组织外部的通信选项。

1. 您还可以通过选择选项（开放、关闭或所有者批准）来控制组成员资格。相应地选择并单击“下一步”。

   1. 开放群组允许组织内的任何人加入，无需群组所有者的批准。这种设置有利于轻松参与，对于共享信息不敏感且鼓励广泛成员的团体来说是理想的选择。-

1. 查看信息并根据需要进行更改；在查看并完成添加页面上，单击“创建组”按钮。

1. 单击确认页面上的“关闭”返回到组部分。

在 Exchange Online 管理中心创建动态通讯组列表

动态通讯组列表 (DDL) 根据定义的收件人筛选条件自动更新其成员资格，因此您无需手动添加或删除成员。它们帮助根据动态标准（例如部门、位置或职位）管理通讯组列表。

请按照以下步骤在 Exchange Online 中创建动态通讯组列表。

1. 在 Exchange 管理中心中，单击“收件人”并选择“组”。
2. 单击“添加组”图标创建新组，然后选择“动态通讯组”并单击“下一步”。

• 填写动态通讯组所需的信息，例如名称和描述，然后单击“下一步”。

• 查找并分配所有者，设置成员资格的对象类型，并添加规则来定义动态通讯组列表的条件。例如，您可以根据部门、位置或职位等属性设置过滤器，然后单击“下一步”。

• 提供动态通讯组的电子邮件地址，然后单击“下一步”。

• 查看动态通讯组更改并单击“创建组”。

创建邮件流规则

邮件流（传输）规则类似于 Outlook 中的收件箱规则；您可以使用它们来识别流经 Microsoft 365 组织的消息并对其采取操作。例如，声称来自高管和经理的邮件通常是欺骗性的，因此识别源自组织外部的邮件会很有帮助。这样，您就可以训练用户仔细检查要求他们执行敏感操作（例如进行电汇或支付发票）的消息是否来自用户，而不是公司外部的某个冒充者。 Exchange 管理员可以强制执行每条规则、对其进行测试或测试并通知发件人。

请按照以下步骤在 Exchange Online 中创建邮件流规则。

1. 在 Exchange 管理中心中，导航到“邮件流”>“规则”。
2. 单击“添加规则”按钮创建新规则。

• 默认情况下，您将看到要选择的预定义规则，如下面的屏幕截图所示。要创建新的自定义规则，请单击“创建新规则”。

• 在“名称”字段中提供规则的名称。
• 在“应用此规则，如果”下，指定邮件必须满足的条件才能应用该规则。例如，您可以根据发件人、收件人、主题或邮件属性选择条件。
• 在“执行以下操作”下，指定满足条件时要采取的操作。例如，您可以修改邮件、重定向邮件、添加免责声明或将其转发到另一个地址。
• 您可以在“除非”下添加例外情况。满足指定例外的邮件将不会应用该规则。点击下一步”。

• 在“设置规则设置”页面上，您可以设置规则模式、严重性、激活或停用日期、标头匹配和注释。设置所需的设置并单击“下一步”。

• 检查更改并单击“完成”以创建规则。

阻止发件人

用户可能会出于各种原因（例如垃圾邮件和骚扰）请求阻止特定外部发件人向您的组织发送电子邮件。

要使用 Exchange 管理中心阻止发件人，请按照以下步骤操作。

1. 在 Exchange 管理中心中，导航到“邮件流”>“规则”。
2. 创建新的“阻止发件人”规则并应用以下条件。
3. 如果“发件人域是‘example.com’”，则应用此规则。
4. 执行以下操作：“阻止消息”和“拒绝消息并附上解释”。

或者，您可以使用 Microsoft Defender for Office 365（以前称为 Office 365 高级威胁防护）中的租户允许/阻止列表来阻止发件人；请按照以下步骤操作：

1. 单击“安全”以打开“Microsoft 365 管理中心”中的“Microsoft 365 Defender 门户”。

1. 您还可以使用 https://security.microsoft.com/ 直接登录 Microsoft 365 Defender 门户。
2. 导航到 Microsoft 365 Defender 门户中的“策略和规则”部分；单击“威胁策略”。

1. 在“威胁策略”中，单击“规则”部分下的“租户允许/阻止列表”。

1. 单击“域和地址”，然后单击“阻止”将域或电子邮件地址添加到列表中；单击添加。

1. 您可以通过重复此过程添加更多域或发件人来维护列表。

启用存档邮箱

早期版本的 Exchange 中引入了存档用户邮箱，以解决诸如散布在网络中的包含旧电子邮件的过多 PST 文件等问题。每个邮箱都包含一个存档邮箱，可以将较旧的邮件保留在更经济实惠的存储中。这样，较旧的电子邮件即可用于电子取证目的，同时还有助于管理主邮箱大小以提高性能。

启用存档邮箱后，用户可以在 Outlook 和 Outlook 网页版中访问它，将旧电子邮件从主邮箱移动到存档以进行长期存储。

要在 Exchange Online 中启用存档邮箱，请在 Exchange 管理中心中执行以下步骤。

1. 在 Exchange 管理中心中，导航到“收件人”>“邮箱”。
2. 选择要为其启用存档邮箱的邮箱。
3. 在邮箱属性窗格中，单击“其他”，然后单击“存档邮箱”部分下的“管理邮箱存档”。

• 单击切换按钮启用存档邮箱，然后单击“保存”保存设置。

结论

在 Exchange Online 复杂且动态的环境中，跟踪更改、配置和权限对于维护安全高效的通信系统至关重要。