Exchange Online 管理从头到尾

管理 Exchange Online

Exchange Online 提供邮箱管理、日历和协作功能。 Exchange Online 管理员可以使用图形用户界面或使用 Windows PowerShell cmdlet 和命令行来管理 Exchange Online。在本文中，您将学习如何使用 GUI 工具管理您的环境。

使用图形用户界面管理 Exchange Online

Exchange Online 的 Web 界面与自 Exchange 2013 起包含在本地产品中的基于 Web 的 Microsoft Office 365 Exchange 管理控制台 (EMC) 几乎相同。虽然 Exchange Online EMC 的某些部分特定于 Office 365，但您将发现大多数部分完全按照您的预期工作 - 例如，您可以创建传输规则、编辑收件人设置以添加新的 SMTP 地址以及管理用户邮箱。

您必须具有 Office 365 管理员权限才能访问 Exchange 管理中心。

要打开 Exchange 管理中心，请执行以下步骤：

1. 使用您的管理员帐户登录portal.office.com。
2. 单击左上角的华夫饼项目。
3. 单击管理
4. 在 Office 365 管理中心中，单击管理中心
5. 从出现的管理中心弹出菜单中，单击Exchange。

或者，您可以通过访问网站 https://outlook.office365.com/ecp 并使用您的凭据登录来直接访问 Exchange 管理中心。

这将使您进入 Exchange 管理中心仪表板，如图 1 所示：

图 1. Exchange 管理中心仪表板

创建共享邮箱

共享邮箱使多个用户能够访问存储在单个邮箱中的邮件、联系人、日历项目和相关数据。例如，您可能有一个与 [email protected] 地址关联的客户支持邮箱，由三名员工负责监控。

创建共享邮箱：

1. 转到 Exchange 管理中心。
2. 在“控制板”页面上的“收件人”链接下，单击共享。
3. 单击+图标，如图2所示。
4. 填写生成的表单（参见图 2），指定共享邮箱的电子邮件地址以及允许哪些用户代表该邮箱查看和发送邮件。

图 2. 添加共享邮箱

图 3. 指定共享邮箱的详细信息

指定收件人的 SMTP 地址

大多数组织都有多个 DNS 域来接受入站电子邮件。例如，您可能有 yourorganization.com、yourorganization.net 等。为了让您的所有域都能与 Office 365 配合使用，您需要在服务中进行设置。有一个全面的向导，可引导您识别域、验证您对这些域的所有权，然后设置正确的 DNS 记录，以便将流量从其他 Internet 用户获取到您的 Office 365 租户。对于该向导，请转到 https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains 并单击添加域按钮。

在租户上正确设置域后，您可以向每个用户添加其他电子邮件地址：

1. 在 Exchange 管理中心中，转到仪表板页面，然后单击收件人（对于个人用户）或共享（对于共享邮箱）。
2. 在出现的页面上，双击要修改的邮箱。
3. 从弹出菜单左侧窗格中的选项中选择电子邮件地址。
4. 单击+图标添加新的电子邮件地址，然后在下一个窗口中输入新的电子邮件地址，如图4所示。

图 4. 将电子邮件地址添加到邮箱

授予邮箱的代表发送权限和完全访问权限

在许多组织中，高级管理人员都有助理或其他员工来帮助管理他们的收件箱。在这些情况下，您需要为用户分配访问邮箱和/或代表用户发送和接收邮件的权限。以下是要采取的步骤：

1. 在 Exchange 管理中心中，转到仪表板页面，然后单击收件人（对于个人用户）或共享（对于共享邮箱）。
2. 在结果页面上，双击要修改的邮箱。
3. 在配置文件中，从弹出菜单左窗格的选项中选择邮箱委派。
4. 单击“发送为”或“代表发送”下的 + 按钮，为邮箱添加具有这些功能的用户（参见图 5）。

图 5.向邮箱添加“代理发送”和“代表发送”权限

创建通讯组列表

通讯组列表（有时称为通讯组）是一组用户的单一联系点。您可能有一个通讯组列表，其中包含经理的所有直接报告，另一个包含公司中的所有员工，还有一个包含参与特定业务项目的所有用户。任何人都可以通过简单地将电子邮件发送到通讯组列表来向整个组发送电子邮件。

通讯组列表与 Office 365 组不同，因为它们仅在电子邮件上下文中起作用。组包括通讯组列表，但还启用 SharePoint、Microsoft Teams 等应用程序中的其他功能。

要创建通讯组列表：

1. 在 Exchange 管理中心中，转到仪表板页面并单击组。
2. 在出现的页面上，在“+ 新 Office 365 组”旁边的下拉菜单中，选择通讯组列表。
3. 填写弹出的页面，指定通讯组列表的名称以及要添加到其中的用户（参见图 6）。

图 6：创建通讯组列表

创建邮件流（传输）规则

邮件流（传输）规则类似于 Outlook 中的收件箱规则；您可以使用它们来识别流经 Office 365 组织的消息并对其采取操作。例如，声称来自高管和经理的邮件通常是欺骗性的，因此识别源自组织外部的邮件会很有帮助。这样，您可以训练您的用户仔细检查要求他们执行敏感操作（例如进行电汇或支付发票）的消息是否来自真实用户，而不是公司外部的某些冒充者。

Exchange 管理员可以强制执行每条规则，或者测试它，或者测试并通知发件人。

要创建标记来自组织外部的任何消息的规则：

1. 在 Exchange 管理中心中，转到仪表板页面。在“邮件流”下，点击规则。
2. 单击 + 号旁边的向下箭头，然后从菜单中选择修改消息。 （在这里您可以看到可以创建的各种类型的传输规则。）
3. 填写弹出窗口，如图 7 所示。

图 7. 配置规则来标记来自组织外部的消息

阻止发件人

由于多种原因（例如垃圾邮件和用户骚扰），用户可能会要求您阻止某些外部发件人向您的组织发送电子邮件。要将人员列入租户范围的黑名单，请执行以下步骤：

1. 在 Exchange 管理中心的“邮件流”部分中，单击规则。
2. 单击+图标，然后选择创建新规则。
3. 为规则命名，然后单击更多选项。
4. 在“应用此规则，如果”下，选择发件人。
5. 添加您要阻止的电子邮件地址，然后单击检查姓名将其添加到列表中。
6. 在“执行以下操作”下，选择阻止消息，然后单击删除消息而不通知任何人以自动删除消息。
7. 点击更多选项，然后为“匹配邮件中的发件人地址”选项选择标头或信封。
8. 单击保存完成。

启用存档邮箱

存档用户邮箱是在几个版本的 Exchange 之前引入的，旨在解决网络中存在大量旧邮件 PST 等问题。每个邮箱都附有一个存档邮箱，较旧的邮件可以保留在更便宜的存储空间中。这样，较旧的邮件即可用于电子数据展示，同时主邮箱的大小仍受到控制以提高性能。

要在 Office 365 中启用存档邮箱：

1. 在 Exchange 管理中心中，转到仪表板页面，然后单击收件人（对于个人用户）或共享（对于共享邮箱）。
2. 选择要为其启用存档邮箱的邮箱。
3. 在右侧“就地存档”下，单击启用，如图8所示。

图 8. 为用户或共享邮箱启用存档邮箱

结论

您是否需要知道谁创建了新用户邮箱或更改了用户帐户的权限？获取我们的免费指南，了解如何更好地审核您的 Exchange Online 环境。

请阅读我的上一篇文章，了解如何使用名为 Exchange Online Protection 的基于云的邮件卫生解决方案为 Exchange Online 添加额外的安全层。它是一款出色的工具，旨在保护 Microsoft Exchange Online 中托管的邮箱免受垃圾邮件和恶意软件的侵害。