轻松安全的企业文件共享

文件共享（将数字项目从一台设备传输到另一台设备）是几乎每个行业的标准业务实践。想想每天有多少文件上传到 Google Drive 或贵公司的 Slack 频道。虽然企业受益于现代文件共享的便捷性，但这是有代价的。本文探讨了不受控制的共享的好处和风险，然后回顾了降低这些风险的最佳解决方案。

不受控制的文件共享的好处和风险

如今，员工甚至可以将非常大的文件上传到云服务器，而他们世界各地的同事可以查看内容、进行编辑或添加评论，然后将其传回，而无需下载它们。

通过云共享文件可以显着节省成本，因为公司不再需要购买和维护自己的服务器来托管数据。 它还提供了灵活性：团队成员可以随时随地共享文件，以便与内部和外部人员轻松协作，而无需担心文件是否太大而无法通过电子邮件发送。

不幸的是，文件共享还涉及多种安全风险，包括：

• 数据泄露 - 大多数共享平台允许用户将文件发送给公司网络之外的人。这对于协作来说非常有用，但也可能是一场安全噩梦。员工很容易将包含知识产权或受监管敏感数据的文档发送给错误的人，无论是意外还是故意。许多平台的用户也可以轻松设置自己的共享权限。您可以建议您的员工限制访问，但您可能无法锁定他们的设置。
• 帐户泄露 - 在许多文件共享平台和协作工具中，用户设置自己的密码。如果用户选择弱密码或重复使用其他网站的密码，恶意行为者就可以轻松侵入该用户的帐户以共享或下载专有内容。
• 缺乏问责制 - 当员工共享文件时，在某些情况下，系统管理员可能很难跟踪谁将哪些文件发送给哪些第三方。如果敏感数据遭到泄露，缺乏责任感可能会让公司陷入困境。
• 受感染的文件 - 并非所有数据共享和协作平台都具有相同级别的加密，许多平台允许用户接受来自第三方的文件。如果您的团队正在接收和下载文件，您的系统可能面临风险。
• 影子 IT - 当公司没有经过 IT 团队批准和管理的官方安全文件共享系统时，员工会寻找自己的解决方案。这就是公司最终获得影子 IT 的原因——在 IT 部门意识之外运行的软件和硬件。当团队使用影子 IT 文件共享解决方案时，整个企业数据系统都面临风险。

共享数据的方法

共享数据有不同的方式：

• 文件传输协议 (FTP) — FTP 通过网络传输计算机文件，通常从计算机传输到服务器。
• 对等网络 — 文件可以在通过相同对等技术连接的计算机之间直接共享。
• 可移动存储介质—可移动介质，例如 USB 驱动器，用于在不同计算机之间传输文件。
• 在线文件共享服务——Box和Dropbox等在线平台使用户能够轻松在线共享文件，而无需安装任何特定软件来连接设备。以下部分探讨了顶级在线文件共享服务的优点和缺点。

顶级商业在线文件共享平台

以下是可轻松共享业务数据的顶级安全文件共享解决方案，以及对其安全性和访问功能的分析。

盒子

Box 是最成熟的文件共享公司之一，为 97,000 个组织提供服务，其中包括 68% 的财富 500 强企业。其主要重点是满足大型企业的需求。可用的安全和权限选项是先进的，使其适合拥有宝贵知识产权的公司和公司。

优点

• 安全性符合 HIPAA、FINRA 和其他监管系统。
• 加密密钥使您能够跟踪谁正在访问哪些文件。
• 企业级控制支持共享和协作。
• 专用“机密”设置可用于仅限内部通信。
• 包括细化的权限设置。

缺点

• 有限的文档预览可能会导致员工打开未知文档。
• 较低的价格点仅包含有限的跟踪和内容管理。

Dropbox

Dropbox 的设计比 Box 更适合随意使用。它的高级功能较少，用户可以更轻松地共享和选择权限，因此 IT 部门对文件安全的控制较少。 Dropbox 最适合技术支持系统不太健全的小型公司。

优点

• 用户可以与不使用 Dropbox 的收件人共享文件。
• 文件和版本恢复是用户友好的。
• 专业用户可以使用密码保护文件并禁用下载。

缺点

• 集中权限和共享控制是有限的。
• 高级安全功能有限。

谷歌云端硬盘

Google Drive 为 Google Docs 提供支持，Google Docs 是第一个也是最受欢迎的基于云的文档协作工具之一。它以其标准形式向公众开放，通过两种方式为企业提供更多功能：

• 一种选择是 Drive for G Suite，它具有高级信息权限管理功能和默认管理共享控件。商业版和企业版包括用于使用情况分析的审核日志。
• 企业还可以选择订阅 Drive Enterprise 作为独立服务。它包括先进的管理访问管理和强大的安全中心，以确保知识产权的安全。

优点

• 它易于使用且熟悉。
• 可以与任何电子邮件地址共享文件。
• 用户可以限制文件的共享、下载和复制。
• 为文件共享提供了强大的管理控制。
• Google 保险柜可以实现高级数据跟踪和检索。

缺点

• 协作需要 Google 帐户。
• 高级安全功能有限。

OneDrive 商业版

OneDrive 是 Microsoft 版本的 Google Drive。它的设计主要是为了实现 Office 365 文件共享，这对于使用该软件的团队来说非常有用，但对于非 Windows 团队来说不太受欢迎。从好的方面来说，它提供了深入的权限设置和安全性，以便 IT 团队可以控制数据的移动。

优点

• 提供细化的权限设置。
• 移动设备加密是一种选择。
• 管理员可以监控活动。
• 为企业用户提供高级安全功能。

缺点

• 对于不使用 Office 365 的团队来说，集成受到限制。

微软团队

如果说 OneDrive 是微软对 Google Drive 的回应，那么 Teams 就是对 Slack 的回应。它是一款专为 Office 365 用户设计的功能齐全的协作工具，并且只要您的公司使用 Microsoft 产品，即可获得企业级支持。

优点

• 它比单一用途的文件共享平台提供更多的功能。
• 它包括文件编辑功能。
• 它支持多种身份模型和多因素用户身份验证。

缺点

• 需要 Office 365 许可证，
• 与外部用户共享可能难以控制。

在线SharePoint

与 Microsoft Teams 不同，公司可以购买并使用 SharePoint Online 作为独立解决方案。它通过高级访客访问控制和文档机密标签等功能满足复杂的安全和协作需求。 SharePoint 还允许管理员在管理级别管理共享设置。

优点

• 管理员可以使用访问控制。
• 可以控制外部共享。
• 提供了广泛的内容治理功能。

缺点

• 它比同类选项更贵。
• 员工需要接受培训才能有效使用该平台。

组织如何使文件共享更加安全？

流行的文件共享解决方案提供了一系列安全功能，但要有效地使用这些功能，您需要知道哪些数据需要保护。数据发现和分类解决方案至关重要，因为它们根据敏感级别对信息进行分组，使您能够相应地保护信息。例如，您可以确保客户和员工的个人数据仅存储在授权和受保护的位置。

Netwrix Data Classification 自动发现、分类和标记多个存储库中的数据，包括各种云解决方案，例如 Box、Dropbox、Google Drive、OneDrive for Business、Microsoft Teams 和 SharePoint Online。您可以立即使用预定义的分类法，也可以轻松自定义它们以满足您的需求。其高度准确的分类技术将确保所有敏感信息都收到正确的标签，从而使您的数据保护控制和策略更加有效。 Netwrix 数据分类甚至包括可显着提高数据安全性的自动化工作流程。例如，它可以自动发现不安全位置的敏感数据，将其移动到指定的隔离区域并通知负责的个人或团队。

常问问题

企业使用哪些技术和工具来支持无缝文件共享？

云存储服务通常提供最无缝的体验。一些企业选择专门的文件共享服务，例如 Dropbox 或 Box，而另一些企业则更喜欢允许平台内编辑和评论的跨功能协作工具。

哪种文件共享服务最安全？

大多数文件共享工具都为所有用户提供安全保护。如果您正在寻找具有精细权限和企业控制功能的东西，请寻找诸如 Box 或 SharePoint 之类的东西。

如何确保企业文件共享的安全？

• 选择具有端到端加密和精细权限设置的服务。
• 在企业级别实施安全控制。
• 标准化访问规则以确定谁可以查看、编辑和下载文件。
• 定期审核文件共享活动。
• 需要安全密码。
• 限制下载能力并设置共享的到期日期