Microsoft Office 365 共享邮箱管理

Microsoft 365 中的共享邮箱使团队能够协作并分担电子邮件职责。在这里，我们将帮助您了解如何创建、配置和使用 Microsoft 365 共享邮箱。

Microsoft 365 中的共享邮箱是什么？

共享邮箱允许具有适当权限的多个用户访问同一电子邮件帐户，无论是发送电子邮件、访问共享文件夹还是使用相同的日历和联系人列表。共享邮箱最多可以存储 50GB 的数据，无需许可证。

企业需要共享邮箱的常见场景示例包括：

• 使用一致的别名进行客户支持或接待
• 为部门中的每个人提供对同一收件箱的访问权限
• 让承包商或供应商将发票发送到一个一致的地方
• 前任员工和新员工之间的过渡

如果您的组织具有混合 Exchange 环境，Microsoft 建议使用 Exchange 管理中心 (EAC) 来管理您的共享邮箱。

共享邮箱有哪些限制？

虽然共享邮箱很方便，但也有一些限制：

• 共享邮箱有存储限制。
• 无法加密从共享邮箱发送的电子邮件。
• 共享邮箱的安全性可能较低，因为每个用户都使用自己的凭据访问它，并且任何这些凭据都可能受到损害。

如何创建 Microsoft 365 共享邮箱并添加成员

创建 Microsoft 365 共享邮箱和添加新用户的过程很简单：

1. 使用全局帐户或 Exchange 帐户以管理员身份登录。
2. 单击群组 > 共享邮箱。
3. 要创建新的共享邮箱，请点击+ 添加邮箱。
4. 指定邮箱的名称，该名称将显示在电子邮件的“发件人”行中。系统会自动为您分配一个电子邮件地址，您可以对其进行编辑。单击添加。
5. 要添加成员，请选择“后续步骤”下的将成员添加到此邮箱。
6. 单击+添加成员，然后选择您希望有权访问新共享邮箱的活动用户。
7. 单击保存，然后单击关闭。

使成员能够查看和使用共享邮箱

Exchange 包含一项称为自动映射的功能，该功能会自动将用户有权访问的共享邮箱映射到他们在 Outlook 中的邮箱。如果启用自动映射（默认情况下处于启用状态），则在关闭并重新启动 Outlook 后，新的共享邮箱将自动显示在每个用户的 Outlook 应用程序中。但是，自动映射是在每个用户的邮箱上设置的，而不是在共享邮箱上设置的。因此，如果要使用自动映射，则必须通过显式向每个用户分配权限来管理对共享邮箱的访问，而不是使用安全组。

如何配置共享邮箱来保存已发送的电子邮件

默认情况下，当某人使用共享邮箱发送邮件时，已发送的邮件将存储在该人的“已发送邮件”文件夹中。要设置共享邮箱以便回复和其他已发送电子邮件也保存在共享邮箱的“已发送”文件夹中，请执行以下步骤：

1. 使用全局管理员或 Exchange 管理员帐户登录 Microsoft 365 管理中心。
2. 转至群组 > 共享邮箱。
3. 单击您的共享邮箱。
4. 导航至属性。
5. 点击已发送邮件旁边的编辑。
6. 选择复制以此邮箱发送的邮件和复制代表此邮箱发送的邮件旁边的打开。
7. 单击保存。

如何将用户邮箱转换为共享邮箱

您想要将其邮箱转换为共享邮箱的用户必须已分配许可证。如果您删除了分配给用户邮箱或帐户的许可证，则必须先将其恢复，然后才能将邮箱转换为共享邮箱。

要将用户的邮箱转换为共享邮箱，请执行以下步骤：

1. 在 Exchange 管理中心中，选择收件人 > 邮箱。
2. 选择用户的邮箱。
3. 单击转换为共享邮箱下的转换。

如何阻止帐户登录

用户通常使用自己的帐户访问共享邮箱。然而，这意味着入侵用户帐户的黑客可以获得对共享邮箱的访问权限。如果发生这种情况，您可以采取以下步骤阻止受感染帐户登录：

1. 在 Exchange 管理中心中，导航到用户下的活跃用户页面。
2. 找到共享邮箱帐户并选择用户。
3. 选择阻止该用户。
4. 点击阻止用户登录。
5. 点击保存更改。

教用户如何在 Outlook 和 Web 上打开和使用共享邮箱

作为共享邮箱的管理员，您有责任帮助新用户了解如何在 Outlook 中使用共享邮箱。用户的一些常见问题包括：

如何将共享邮箱添加到我的 Outlook？

关闭并重新启动 Outlook 后，这应该会自动发生。您还可以从“电子邮件”选项卡下的帐户设置中手动添加帐户。

如何从移动设备访问共享帐户？

您可以使用移动设备上的浏览器访问 Web 版 Outlook。

掌握共享邮箱的权限

为防止共享邮箱被滥用并避免安全事件，您应该定期：

• 检查哪些用户有共享邮箱的权限
• 监控谁阅读了这些邮箱中的内容。

这些任务对于保护敏感业务信息、检测潜在的恶意用户以及监控错误删除或发送的电子邮件是必要的。

Exchange Online 管理控制台可帮助您监控谁有权访问共享邮箱中的内容。然而，本机审核有几个缺点，包括保留期短以及过滤和警报选项有限。

拥有支持监控所有系统的第三方解决方案将消除在处理多个解决方案和控制台时固有的不便和人为错误，并让您更好地了解权限和用户活动。特别是，Netwrix Auditor for Exchange 为 Exchange Online 和 Exchange Server 提供易于阅读的报告，其中包括关键详细信息，例如：

• 非所有者邮箱访问事件
• 哪些用户对哪些邮箱拥有非所有者权限
• 邮箱权限和委派的更改

它还提供您关注访问事件和用户权限更改所需的所有信息。内置过滤器可以轻松地将您想要的信息归零。因此，您可以享受共享邮箱的便利，同时最大限度地降低安全风险。