SharePoint 中的记录管理：它是如何工作的？

如今，大多数组织都使用 Microsoft SharePoint 来管理其日常协作项目和团队内容，因为它是一种易于使用的协作和文档管理解决方案，可以取代网络驱动器。 SharePoint 库中的许多文档实际上是您需要正确管理和保护的记录。

本文介绍 Microsoft 提供的记录管理功能，以帮助您管理 SharePoint 中的记录，并说明您需要什么才能最有效地使用它。

SharePoint 中记录管理的传统方法

传统 SharePoint 提供两种记录管理方法：

• 就地记录管理 - 记录存在于人们创建它们的文档库中。这种方法的优点是用户能够完成他们的工作而不必担心记录所在的位置。然而，就地记录管理给记录管理员带来了巨大的负担，因为记录分布在多个网站和网站集中。维护适当的审核和控制（包括管理保留期）需要所有网站集管理员的协调努力。您的组织越大，挑战就越大。
• SharePoint 记录中心 - 记录被移至中央位置进行存储和管理。此选项使管理员的治理和合规性变得更加容易。然而，将记录移出原始库可能会使用户很难找到他们需要的数据。解决方案是将 SharePoint 配置为在内容被声明为记录并移动到记录中心网站时留下存根；该存根充当用户访问文档的链接，从而最大限度地减少对用户体验的影响。

这两种传统方法都有重要的缺点。首先，他们要求员工接受关于申报记录的适当培训和纪律，特别是随着企业随着时间的推移而发展并积累更多的电子数据和更少的物理记录。由于大多数人不想花一天的任何时间来申报记录，因此通常很难确保适当的信息管理。此外，如果您选择使用记录中心来管理记录，人们通常会因为担心可能无法访问所需信息而延迟申报记录。

如果您在使用 SharePoint 多年后实施记录管理，则会遇到其他挑战。 SharePoint 中的记录管理需要结构良好的文档库和准确的元数据 - 这是大多数 SharePoint 环境所缺乏的。当然，SharePoint 中存在大量积压的文件；谁有时间和意愿来审查所有这些以确定哪些应该被宣布为记录？

现代方法

更好的方法是让 SharePoint 记录中心获得记录的所有权，同时允许文件保留在其原始网站中。这种联合方法正迅速成为使用 SharePoint 作为其 Office365 实施一部分的组织的首选策略。 Office365 解决方案包括一个安全与合规中心，支持这种现代方法来管理信息管理策略。组织可以创建可在站点或电子邮件地址级别应用的保留策略。此外，他们还可以对 Office365 中的任何项目或内容类型（从电子邮件到文档）应用保留标签，以满足合规性法规或内部策略的要求。

推进 SharePoint 中的记录管理

一旦记录被收集和分类，记录中心和安全与合规中心就可以满足大多数组织的法律需求。这就是挑战：组织需要一种方法来简化记录的识别和声明。将这种负担交给用户是确保您的系统不被使用的好方法。

记录的自动分类将减轻您的知识工作者必须申报记录的负担，同时还提高记录分类的准确性和一致性。随着时间的推移，随着您更好地训练您的工具，您可以重新评估 Microsoft SharePoint 中以前分类的内容，以纠正错误分类并查找被忽视的内容，从而确保正确遵循组织的记录策略。

Netwrix Data Classification 等工具可以自动识别、分类和声明记录。虽然自动分类工具并不能消除用户培训或手动记录申报的需要，但它们确实可以帮助您实现必要的合规水平并向审计员和法律人员展示。

结论

实施记录管理的最佳方法是使用记录中心站点，并确保仔细规划和组织该站点。对您的员工进行有关记录管理的重要性以及他们需要遵循的流程的培训，但要依靠自动分类工具在整个 SharePoint 部署中准确、一致地对记录进行分类，并控制混乱。