如何在 Microsoft 365 中禁用用户帐户？

作为 Office 365 管理员，有时可能会因各种原因（例如员工离开公司、帐户遭到泄露等）暂时或永久禁用用户帐户。禁用 Office 365 帐户是一个简单的过程，可以只需几步即可完成。在本指南中，我将引导您完成如何禁用 Office 365 帐户的步骤。我们还将了解如何使用 PowerShell 阻止多个用户帐户、最佳实践、禁用后操作以及禁用 Microsoft 365 帐户的注意事项。

要点

• 在 Microsoft 365 中禁用用户帐户需要全局管理员或用户管理权限。
• 您可以通过 Microsoft 365 管理中心阻止用户帐户。
• PowerShell 可用于更高级的帐户管理任务，例如禁用多个用户帐户。

禁用 Office 365 帐户简介

禁用 Office 365 帐户意味着用户将无法再访问其帐户。在各种情况下，为了限制访问或防止未经授权的使用，这可能是必要的。禁用帐户可确保组织数据的安全并防止未经授权的访问。仅删除未使用的 Office 365 帐户可能会带来永久数据丢失并中断对历史通信的访问的风险。这就是为什么根据需要正确禁用帐户是最佳实践的原因。

禁用 Office 365 帐户的原因

您可能需要禁用 Office 365 帐户的原因有多种。最常见的原因是员工离开公司。禁用他们的帐户可确保他们无法再访问公司数据。另一个原因可能是帐户被盗，您需要防止任何进一步的损害。当用户违反公司政策或他们的帐户长时间不活动时，也可能需要禁用帐户。可能还有更多原因，例如：内部调查、长期缺勤、合同终止、合并等。

先决条件

在开始之前，请确保您拥有管理组织 Office 365 环境中的用户帐户的管理权限。您必须是 Office 365 全局管理员或用户管理管理员。

如何在 Office 365 中禁用用户帐户：分步指南

禁用 Office 365 帐户是一个简单的过程，只需几个步骤即可完成。就是这样：

步骤 1：登录 Microsoft 365 管理中心

1. 打开 Web 浏览器并导航到 Microsoft 365 管理中心。
2. 使用您的管理员凭据登录。

步骤 2：找到要禁用的用户帐户

1. 在管理中心中，展开左侧导航窗格中的“用户”部分。
2. 选择“活跃用户”以查看组织中活跃用户帐户的列表。
3. 浏览活动用户列表或使用页面顶部的搜索栏查找您要禁用的用户帐户。
4. 找到用户帐户后，单击用户名以打开其帐户设置。

步骤 3：阻止用户帐户登录

1. 在用户的帐户设置中，找到“帐户”选项卡。
2. 向下滚动到“登录状态”部分。
3. 单击“阻止该用户”按钮。将出现确认提示。

4. 在确认提示中单击“阻止”以禁用用户帐户。用户将无法再登录 Office 365 或访问其任何服务。

   

或者，您可以选择要禁用的用户，然后单击工具栏上的“编辑登录状态”按钮 >> 选择“阻止此用户登录”复选框 >> 单击“保存更改”。

步骤 4：撤销现有会话（可选）

如果您需要确保用户立即退出所有活动会话，您可以撤销其现有会话：

1. 在用户的帐户设置中，向下滚动到“注销”部分。
2. 单击“退出所有会话”
3. 这将使用户退出所有活动会话。

执行这些步骤后，用户的帐户将被禁用，他们将无法再访问任何 Office 365 服务和数据。他们会收到“您的帐户已被锁定。请联系您的支持人员解锁，然后重试。”如果他们尝试登录，则会发送消息。

另外，请考虑重置他们的密码。值得注意的是，禁用帐户不会删除与其关联的任何数据。其他授权用户仍可访问 OneDrive for Business 中存储的任何文件或该用户发送/接收的电子邮件。 Microsoft Outlook 和 OneDrive 等客户端应用程序将能够访问现有文件和电子邮件。但是，他们将无法发送或接收电子邮件和文件。

重新启用用户帐户

如果您需要重新启用已禁用的用户帐户，请按照以下步骤操作：

1. 在用户的帐户设置中，找到“帐户”选项卡。
2. 向下滚动到“登录状态”部分。
3. 单击“取消阻止该用户”按钮。用户现在将能够登录 Office 365 并访问其服务。

有关在 Office 365 中解锁用户帐户的更多信息，请参阅：如何在 Microsoft 365 中解锁用户帐户？

PowerShell 在 Microsoft 365 中阻止用户帐户

要使用 PowerShell 禁用 Microsoft 365 中的用户帐户，管理员可以使用 Set-AzureADUser cmdlet。此 cmdlet 可用于修改用户帐户的各种属性，包括 AccountEnabled 属性，可将其设置为 $False 以禁用帐户。在运行此脚本之前，请确保已安装 Azure Active Directory PowerShell 模块。

#User account to block
$UserAccount = "[email protected]"

#Connect to Azure AD
Connect-AzureAD | Out-Null

#Block user account
Set-AzureADUser -ObjectID $UserAccount -AccountEnabled $False

使用 PowerShell 批量禁用 Office 365 用户

管理大量用户帐户时，单独禁用每个帐户可能非常耗时。 PowerShell 可用于自动化此过程并使其更加高效。您可以使用标题为“电子邮件”的 CSV 文件来循环多个帐户并禁用列表中的每个帐户。

#Parameters
$CSVPath = "C:\Temp\UsersToDisable.csv"

Try {
    #Get CSV Data
    $UsersData =  Import-Csv -Path $CSVPath

    #Connect to Azure AD
    Connect-AzureAD

    #Initialize variables
    $Counter = 1
    $TotalUsers =  $UsersData.Count
    $AllADUsers = Get-AzureADUser -all:$true

    #Loop through each row in the CSV
    ForEach($User in $UsersData)
    {
        Try {
            #Get the User account
            $UserAccount = $AllADUsers | Where {$_.Mail -eq $User.Email}

            If($UserAccount.AccountEnabled -eq $false)
            {
               #Block user account
               Set-AzureADUser -ObjectID $UserAccount.ObjectID -AccountEnabled $false
               Write-host -f Green "Disabled User account ($counter of $TotalUsers):"$User.Email
            }
            else
            {
                write-host "Account '$($User.Email)' is already disabled!" 
            }
        }
        Catch {
            write-host -f Red "Error Disabling User Account $($User.Email):" $_.Exception.Message
            }
        $Counter++
    }
}
    Catch {
    write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

管理 Microsoft 365 中的许可证和内容

如果您要永久禁用用户帐户，您可以删除与该用户帐户关联的任何许可证。这可确保用户不会继续为 Microsoft 365 服务产生任何费用。要删除用户的许可证，请执行以下步骤：

1. 登录 Microsoft 365 管理中心。
2. 导航到“活跃用户”页面。
3. 选择您要禁用的用户帐户。
4. 单击许可证和应用程序选项卡。

5. 取消选择与该用户关联的任何许可证，然后单击“保存”。

   

OneDrive 数据保留

在 Microsoft 365 中禁用用户帐户时，重要的是要考虑用户的 OneDrive 数据保留。默认情况下，Microsoft 365 会将已删除的 OneDrive 文件保留 93 天，然后再永久删除。但是，如果用户的 OneDrive 帐户与其他人共享，建议在删除该帐户之前将文件的所有权转移给其他用户。

要转移 OneDrive 文件的所有权，管理员可以使用 OneDrive 设置中的“更改所有者”功能。这将确保文件不会丢失并且仍然可以由适当的用户访问。

转换为共享邮箱

在 Microsoft 365 中禁用用户帐户时，重要的是要考虑用户的邮箱和电子邮件。如果用户的邮箱包含重要的电子邮件和信息，则可能需要在删除帐户之前将邮箱转换为共享邮箱。

共享邮箱允许多个用户访问同一邮箱及其内容。这对于保留必要的电子邮件和信息以及确保其他用户在需要时仍然可以访问邮箱非常有用。要将用户邮箱转换为共享邮箱，管理员可以使用 Exchange 管理中心或 PowerShell。请务必注意，将邮箱转换为共享邮箱将删除用户的许可证并减少组织中使用的许可证数量。

禁用 Office 365 帐户的最佳实践

禁用 Office 365 帐户时，必须遵循一些最佳实践以确保组织数据的安全。以下是一些需要遵循的最佳实践：

1. 通知用户：在禁用用户的帐户之前通知用户非常重要，以防止任何混淆或误解。另外，通知相关团队。
2. 备份用户数据：在禁用帐户之前，请确保备份或传输用户的数据，以防止重要数据丢失，例如 Exchange Online 中的电子邮件以及 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。
3. 清单或 SOP：创建并遵循标准化流程或清单，以确保每次禁用帐户时都采取所有必要的步骤。
4. 监控帐户活动：密切关注帐户活动，确保帐户被禁用后不会发生未经授权的访问。
5. 重新分配或删除许可证：决定是将用户的许可证重新分配给其他用户还是保持未分配状态。
6. 外出消息：配置自动响应以通知发件人帐户的状态或提供备用联系信息。
7. 重置密码：更改帐户密码以防止未经授权的访问。
8. 记录流程：记录所有已禁用的用户帐户以供参考。确保行动符合法律和公司政策，特别是在数据保留和隐私方面。

通过遵循这些最佳实践，您可以确保组织数据的安全并防止任何未经授权的访问。来自 Microsoft 网站的更多信息：https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/block-user-accounts-with-microsoft-365-powershell?view=o365-worldwide

结论和最终想法

禁用 Office 365 帐户是一个简单的过程，只需几个步骤即可完成。通过遵循本指南中概述的步骤，具有适当权限的用户可以轻松禁用用户帐户并管理 Microsoft 365 环境中的许可证和内容。通过利用 Microsoft 365 管理中心提供的功能和工具，管理员可以高效地管理用户帐户、许可证和内容，确保公司数据和资源的安全和保护。请记住在必要时重新启用用户帐户，并在管理组织的用户帐户时始终保持警惕。

经常问的问题：

发送到已禁用帐户的电子邮件会怎样？

当 Office 365 中的用户帐户被禁用时，它会影响用户登录和访问其服务（包括电子邮件）的能力。但是，发送到已禁用帐户邮箱的电子邮件将继续收到电子邮件。用户将无法登录查看这些电子邮件，但它们会累积在邮箱中。

被禁用的帐户需要多长时间才能变为非活动状态？

当通过阻止用户的登录能力（例如，通过 Office 365 管理中心或使用 PowerShell）来禁用帐户时，效果几乎是立竿见影的。如果用户在帐户被禁用时已经登录，他们可以在短时间内继续访问。这是因为某些服务有令牌过期时间，在令牌过期之前，用户仍然可以访问某些服务。

如果我想保留禁用用户的 OneDrive 数据，该怎么办？

如果要保留用户的 OneDrive 数据，请在删除帐户之前将其移动到其他位置。

禁用用户的 Office 365 帐户对其服务访问有何影响？

禁用用户的 Office 365 帐户将阻止他们访问与其帐户关联的任何服务。这包括电子邮件、SharePoint Online、OneDrive for Business 和 Microsoft Teams。但是，其他用户或管理员仍然可以访问与用户帐户关联的任何数据。

如何阻止用户登录其 Microsoft 365 电子邮件帐户？

为了防止用户登录其 Microsoft 365 电子邮件帐户，管理员可以禁用用户的帐户或更改其密码。这可以通过 Microsoft 365 管理中心或使用 PowerShell 来完成。