如何在Office 365中设置外出消息（自动回复）？

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外出消息是一种简单的方法来管理通信并设定您在不工作时的可用性期望。在 Office 365 中设置外出消息可让您在电子邮件发件人向您发送电子邮件时自动通知您不在办公室。这让他们知道在您外出时不要期待及时回复。借助 Office 365，无论您使用哪种设备（桌面、Web 或移动设备），该过程都很简单。在本文中，我将引导您在几分钟内完成为 Office 365 电子邮件设置自动外出回复的简单步骤。

有效的外出信息的标准

为了制作最好的外出信息，您应该力求简洁而信息丰富。该消息应提及您离开的时间长度、代替您联系的人员以及适合您的职位和公司的任何其他详细信息。创建外出响应并不需要很复杂，但它应该涵盖所有基础，以确保您不在时安心。

ComponentDetails to IncludeExample PhraseGreetingPolite salutation“Thank you for your email.”Absence NotificationDates of absence“I will be out of the office from [start date] to [end date].”Alternative ContactName and contact of an alternative person“For urgent matters, please contact [Name] at [Email/Phone].”Reason for AbsenceOptional brief reason for being away“I am currently out for [conference/vacation/leave].”ClosingPolite sign-off and acknowledgment“I look forward to responding to your message when I return.”

请记住，我们的目标是确保您的假期电子邮件向收件人传达清晰且明确的方向。现在您已经具备了基础知识，将这些标准应用到您自己的外出回复中将体现您的专业精神和对联系人沟通需求的尊重。

如何在 Outlook 中设置外出消息（自动回复）？

外出消息是一种预设的电子邮件通知，会自动发送给在您无法回复时尝试通过电子邮件与您联系的任何人。作为一种权宜之计，它会通知发件人何时可以收到回复。此外，它还提供紧急事务的替代联系信息。

要在 Office 365 中设置外出消息，您可以按照以下步骤操作：

1. 在桌面上启动 Outlook 应用程序。
2. 选择 Outlook 左上角的“文件”选项卡。

3. 从帐户信息菜单中单击“自动回复（外出）”。

   

4. 在“自动回复”框中，选择“发送自动回复”。如果您已经知道缺席的持续时间，则可以设置激活和停用回复的开始和结束时间。
5. 您可以选择“仅在此时间范围内发送”选项来安排发送外出回复的时间，从而防止在您离开之前或之后发送回复。
6. 在“我的组织内部”选项卡上，键入您不在办公室时要发送给同事的消息。

7. 如果您希望向组织外部的任何人发送自动回复，请选择“我的组织之外”选项卡，然后选中“自动回复我的组织外部的人员”。您可以制作单独的消息，以保持与外部联系人的专业性。

   

8. 完成消息设置后，单击窗口底部的“确定”以保存设置。

同样，如果您想使用 Outlook 网页版设置自动回复，请执行以下操作：

1. 单击右上角的齿轮图标可查看所有 Outlook 设置。

2. 选择“邮件”>>“自动回复”并设置您的外出消息。

   

好吧！这些是任何最终用户可以用来设置自动回复的步骤。要为其他用户设置外出消息，我们可以以管理员身份使用 Microsoft 365 管理中心和 Exchange 管理中心：

使用 Microsoft 365 管理中心设置外出回复：

作为 Office 365 管理员，您可以为其他用户设置外出消息。步骤如下：

1. 登录 Microsoft 365 管理中心。
2. 单击“用户”菜单中的“活跃用户”。

3. 选择具有 Microsoft Exchange 邮箱的用户，然后单击“邮件”选项卡。

   

4. 在邮件属性中，单击“管理自动回复”。

5. 启用自动回复，输入消息，选择收件人，然后保存更改。

   

使用 Exchange 管理中心配置自动回复：

Exchange 管理员可以使用以下步骤通过 Exchange 管理中心为其他用户启用外出功能。

1. 导航到 Exchange 管理中心 (EAC)
2. 展开收件人 >> 邮箱 > 选择一个邮箱以配置自动回复。

3. 用户邮箱属性打开后，单击“其他”选项卡。

   

4. 单击“管理自动回复”链接。

5. 将“自动回复”设置为“开”并输入自动回复。您可以选择设置其他配置，例如自动回复的开始日期、结束日期。

   

6. 最后，点击底部的“保存”按钮即可启用自动回复。

这些方法提供了在 Microsoft 365 管理中心和 Exchange 管理中心中设置外出消息的必要步骤。

使用 PowerShell 设置“外出”消息

设置自动外出回复是许多 Exchange Online 用户的常见任务。虽然这可以通过 Outlook 或 Exchange Online 门户手动完成，但也可以通过 PowerShell 自动化完成。要使用 PowerShell 在 Exchange Online 中设置自动外出 (OOF) 回复，可以使用 Set-MailboxAutoReplyConfiguration cmdlet。您必须先连接到 Exchange Online，然后才能运行此命令。这是分步指南：

第 1 步：连接到 Exchange Online

打开 PowerShell 会话并运行以下命令以连接到 Exchange Online：

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName "[email protected]" -ShowBanner:$False

如果出现提示，请输入您的 Office 365 管理员凭据。

第 2 步：设置外出回复

连接后，您可以使用 Set-MailboxAutoReplyConfiguration cmdlet 设置外出回复。这是一个例子：

#Set Out of Office message
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Sam is out of the office." -ExternalMessage "Sam is out of the office." 

在此命令中，将 [email protected] 替换为您要为其设置外出回复的用户的电子邮件地址。将这些消息替换为您所需的外出消息。这里，AutoReplyState 设置为 Enabled，这意味着将发送自动回复。

要使用 PowerShell 禁用自动回复，请使用：

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Disabled

如果您想安排在特定时间段内自动回复，可以使用 Scheduled 而不是 Enabled，然后使用 -StartTime 指定开始和结束时间> 和 -EndTime 参数。

$Message= "<pre>
Hi,

Thank you for your email. I am currently out of the office with no access to email. 

Please contact [email protected] for immediate assistance. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible upon my return.

Thank you for your understanding.

Best regards,
Salaudeen </pre>"


#Schedule Automatic Replay 
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Scheduled -StartTime "1/15/2021 23:59:59" -EndTime "1/30/2021 23:59:59" -InternalMessage $Message -ExternalMessage $Message

结论

无论您是在度假、参加会议还是因任何其他原因外出，外出电子邮件都会对您的响应能力设定切合实际的期望。这种主动的方法可以让您的联系人随时了解情况，减少潜在的挫败感，并体现出负责任和体贴的专业人士。在离开之前设置自动外出电子邮件可确保您通知发件人您没空。无论是在 Exchange 中使用 Outlook、OWA 还是 PowerShell，Office 365 都可以轻松自定义默认消息和自动回复的持续时间。按照这些说明操作，您可以轻松地为 Microsoft 365 环境中的任何用户启用自动回复。

经常问的问题：

什么是外出消息？

外出消息是发送给在您离开工作时向您发送电子邮件的人员的自动电子邮件回复。它会通知发件人您当前没空，并提供必要的信息，例如您何时回来以及您不在时与谁联系。

为什么设置外出回复很重要？

设置外出回复至关重要，因为它可以与您的联系人保持专业沟通，通知他们您的缺席情况，引导他们联系其他联系人以解决紧急问题，并设定您回复时间的期望。

专业制作的外出电子邮件应包含哪些内容？

专业制作的外出电子邮件应包括对消息的礼貌确认、您缺席的持续时间、缺席的原因（如果适用）以及紧急事务的替代联系信息。

如何在 Outlook for Windows 中设置外出消息？

在 Outlook for Windows 中，转到“文件”选项卡，选择“自动回复”，然后设置消息并指定您缺席的持续时间。您可以选择为组织内部和外部的人员配置回复。

我可以在 Outlook for Mac 中设置外出回复吗？

是的，要在 Outlook for Mac 中设置外出回复，请转到“工具”菜单，选择“外出助手”，然后创建消息并根据需要设置任何特定于时间的选项。

如何使用 Outlook Mobile App 管理我的外出通知？

在 Outlook Mobile 应用程序上，访问您的帐户设置，找到“自动回复”选项，然后通过自定义“外出”消息并指定回复的有效期限来激活它。