优化和降低 Microsoft 365 许可成本的 5 个技巧

我们都知道，Microsoft 365 将于 2022 年 3 月涨价高达 25%。因此，组织需要更有效地管理 O365 许可证使用，以降低成本。如果管理员有有效管理许可证使用的想法，则无需担心价格上涨。我们随时为他们提供一些重要的技术帮助，以优化 Office 365 许可证的使用并降低成本。

如何优化 Microsoft 365 许可证使用：

Microsoft 365 根据组织的规模及其要求提供各种订阅模块。确定正确的计划将帮助您降低许可成本。除此之外，您还可以使用多种方法来优化 Microsoft 365 许可证使用并降低成本。请在下面检查它们。

• 确定 Office 365 许可证使用情况
• 取消前雇员的执照
• 查找并删除不活动用户的许可证
• 识别具有许可证的共享邮箱
• 从已删除的用户处回收许可证

确定 Office 365 许可证使用情况：

要了解如何将许可证分配给 Office 365 用户，您可以生成许可证使用情况报告。该报告将列出所有 Microsoft 365 用户及其分配的许可证。

要生成许可证报告，请下载下面的脚本。

脚本下载：O365UserLicenseReport

该脚本将生成 2 个输出文件。一份包含 O365 许可用户的详细报告，另一份包含摘要信息。

要导出许可用户报告，请执行以下脚本。

.\O365UserLicenseReport.ps1

要了解有关此脚本的更多信息，您可以参阅导出 Office 365 用户许可证报告博客。

通过此报告，您可以识别重叠的许可证并删除多余的许可证。

示例输出：

从前员工那里获得许可：

大多数组织通过禁用前员工的帐户来阻止其访问。禁用访问不会删除用户的许可证。因此，管理员需要识别仍在使用 Office 365 许可证的禁用用户。

要查找具有许可证的禁用用户并从中删除许可证，请下载以下脚本。

脚本下载：O365LicenseReportingAndManagement.ps1

要获取有关许可的禁用用户的报告，请运行以下脚本。

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 4

导出的报告包含禁用用户的 UPN、显示名称、许可证计划、许可证计划友好名称、部门和职位。

示例输出：

要删除所有禁用用户的许可证，您可以执行如下所示的脚本。

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 11

如果您想要从禁用用户列表中删除许可证，您可以从导出的报告中复制用户并形成 CSV 文件。要从 CSV 输入中删除 Office 365 许可证，您可以使用以下格式。

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 9

使用此脚本，管理员可以执行 10 多个许可证管理和报告操作。要了解有关此脚本功能的更多信息，您可以参阅 Office 365 许可证报告和管理博客。

查找并删除不活跃用户的许可证：

如果您的组织不遵循“禁用前员工的帐户”，您可以使用用户的上次活动时间或上次登录时间来识别他们。您还可以找到仍在使用 Microsoft 365 许可证的非活动用户。

要查找非活动用户及其许可证详细信息，您可以下载以下脚本。

下载脚本：GetM365InactiveUserReport

要获取超过 90 天不活动的许可用户的列表，请使用以下格式执行脚本。

.\GetM365InactiveUserReport.ps1 -LicensedUsersOnly -InactiveDays 90

您还可以在所需的非活动天数内运行脚本。要了解此脚本的更多用例，您可以查看 Office 365 非活动用户报告博客。

示例输出：

识别具有许可证的共享邮箱：

通常，共享邮箱在存储大小超过 50 GB、禁用诉讼保留或禁用就地存档之前不需要许可证。因此，管理员可以从属于上述类别的共享邮箱中删除许可证。

要查找许可的共享邮箱及其必要信息，请下载并执行以下脚本。

脚本下载：FindLicensedSharedMailboxes.ps1

要生成“带有许可证报告的共享邮箱”，请执行以下脚本。

.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1

有关更详细的脚本执行方法（例如使用 MFA 帐户执行、非 MFA 帐户执行、调度程序友好），您可以参考博客“查找许可共享邮箱”。

示例输出：

从已删除的用户处收回许可：

为了优化许可证的使用，管理员需要检查任何已删除的用户是否仍然持有 O365 许可证。这样他们就可以将它们分配给入职用户，而无需购买额外的许可证。

要列出回收站中当前的许可用户，您可以运行以下 PowerShell 代码。

Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers | where {$_.isLicensed -eq $true}

在运行上述代码之前，您必须使用 Connect-MsolService cmdlet 连接到 Office 365 PowerShell。

通过此报告，您可以从 O365 已删除的用户中回收/恢复所有未使用的许可证。

无需 PowerShell 即可轻松优化 Office 365 许可证使用：

如果您厌倦了运行多个 PowerShell cmdlet/脚本来重新获得许可证，我建议您尝试 AdminDroid Microsoft 365 报告工具。借助 AdminDroid，您只需点击几下鼠标即可获得所需的报告，并轻松重新获得许可证。例如，您可以使用以下报告来削减组织的许可成本。

• 未使用的订阅报告

• 根据以下内容识别不活跃用户

  • 上次登录时间
• Office 365 服务的用户上次活跃时间
• 邮箱最后活动时间

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结论：

定期审查许可证使用情况将帮助您的组织确保您走在正确的道路上。我希望这些许可证优化技术能够节省您的 Office 365 许可证成本。如果您遵循任何其他技术，您可以通过评论部分与其他管理员和我们分享。快乐储蓄！