在 M365 中获取内置 SharePoint Online 共享报告的多种方式

SharePoint Online 是组织中数据通信的一个组成部分。它允许团队实时协作处理文档、项目和任务。 SharePoint Online 中的共享使用户能够与外部和内部利益相关者安全地共享文件、网站和内容，从而简化协作和信息共享。然而，当机密信息在没有适当监控的情况下对外共享时，就会存在数据丢失和其他安全漏洞的风险。因此，使用 SharePoint Online 共享报告分析用户在您的网站上执行的操作非常重要。

控制和监控站点权限、共享策略和链接共享等共享活动对于识别恶意网络钓鱼攻击至关重要。值得庆幸的是，管理员可以在许多位置获取有关 SharePoint 共享活动的报告。这个博客可以帮助您找到这些！让我们一一了解它们。

审核 Microsoft 365 中的 SharePoint Online 共享活动

若要审核 SharePoint 共享活动，请访问 Microsoft 365 中的以下位置。

• Microsoft 365 管理中心
• SharePoint 管理中心
• SharePoint 在线网站
• Power BI 报告
• Office 365 审核日志
• 电源外壳

Microsoft 365 管理中心中的 SharePoint Online 使用情况报告

要从 Microsoft 365 管理中心查看报告，请首先登录 Microsoft 365 管理中心 -> 单击“报告”下的使用情况。 然后，从面板中选择“SharePoint”。

这些报告将帮助您了解人们如何使用组织中的重要资源，并将在执行活动后 48 小时（大约 2 天）内提供。可以生成过去7天、30天、90天和180天的每个报告。

此报告显示针对以下场景在 SharePoint Online 中发生的活动的分析。

• 内部或外部共享的文件数量
• 查看、编辑或同步的文件数量
• 访问的页面数
• 内部或外部共享的用户数量。

SharePoint 管理中心中的 SharePoint 共享审核

共享链接主要用于在 SharePoint Online 中共享信息。链接使用不当可能会导致严重的数据泄露和盗窃。因此，有必要密切监视这些链接在您的组织中的使用情况并识别过度共享。借助 SharePoint 管理中心，您可以获得过去 30 天内创建的共享链接的报告。

要获取报告，请访问 SharePoint 管理中心 -> 在“报告”下，选择“数据访问治理”-> 然后“共享链接”-> “查看报告”。 此报告可通过以下链接获取。

“任何人”链接：任何人链接都可以授予任何用户访问权限，但不希望他们登录。此报告可用于查看具有最多“任何人”链接数量的 SharePoint 网站列表。

“组织中的人员”链接：这些链接用于由组织内部的人员访问。通过此报告，您可以查看“组织中的人员”链接数量最多的 SharePoint 网站列表。

外部共享的“特定人员”链接：这些链接用于向组织外部的人员授予访问权限。此报告可用于列出具有最多“特定人员”链接数量的 SharePoint 网站。

您可以指定“运行全部”来运行所有报告，也可以单独选择并运行每个报告。每个共享链接报告最多包含过去 30 天内创建的共享链接数量最多的 100 个网站。

它还提供有关每个站点所应用的策略设置和主要管理员的数据。您还可以根据敏感度、非托管设备和外部共享来过滤报告。

重要提示：您必须每 24 小时运行一次报告才能获取最新数据。您还可以下载 CSV 文件形式的详细报告，以获取最多 10,000 个网站的信息。

审核来自 SharePoint Online 网站的 SharePoint Online 外部共享

网站所有者可以按照下面给出的步骤获取有关文件和文件夹的 SharePoint Online 外部共享报告。

第一步：访问网站，您需要获取报告。

步骤2：在主页上，选择右上角的齿轮图标。

步骤 3：选择 SharePoint 下的“网站使用情况”。您还可以使用“网站内容”页面导航到它。

第 4 步：向下滚动，直到看到“与外部用户共享”部分。

第 5 步：点击“运行报告”并选择报告的保存位置。

几秒钟之内，就会生成一个 CSV 文件，并可在您选择的位置使用。它显示有关资源路径、项目类型、权限、外部用户详细信息（例如姓名和电子邮件）、用户类型和链接详细信息的详细信息。

使用 Power BI 监控 SharePoint Online

借助 Microsoft 365 使用情况分析，您可以有效地访问 Power BI 中预构建的 SharePoint 在线报告。为此，您必须首先启用 Microsoft 365 使用。启用后，您可以利用它来获取协作、用户活动等活动的详细信息，

与 SharePoint 共享相关的报告可在 Microsoft 365 概述窗口的两个部分下找到：概述和用户活动。

在概述中，您可以通过选择“协作”选项卡来查看报告。此页面显示有关 SharePoint Online 环境中外部和内部共享的文件数量的详细信息。

此外，从“用户活动”部分中，选择“SharePoint”选项卡可查看 SharePoint 用户详细信息，包括显示名称、UPN、部门、公司、内部共享的文件总数、外部共享的文件总数等，需要注意的是，用户活动将保持为空，直到第一次刷新发生。

使用 Office 365 审核日志进行 SharePoint Online 共享审核

Microsoft Purview 审核日志中的共享审核可用于识别有关共享事件（例如共享邀请和链接创建）的详细信息。管理员可以在审核日志中搜索 SharePoint Online 事件并随时了解外部共享资源。

为此，请访问 Microsoft Purview 合规门户 -> 审核并搜索外部共享事件，例如创建的安全链接、创建的共享邀请等。生成的报告可以下载并导出为 CSV 文件。为外部共享记录的一些其他事件包括：

• 已接受共享邀请
• 添加到安全链接
• 使用匿名链接

您还可以搜索特定日期和时间范围的审核日志，并提供过滤器，例如执行活动的用户、活动名称、执行活动的文件/文件夹/站点。

使用 PowerShell 获取 SharePoint Online 外部共享报告

与其他方法相比，大多数管理员更喜欢使用 PowerShell cmdlet 来监视 SharePoint Online 中的共享活动。要审核 SharePoint 中的外部共享，您可以下载PowerShell 脚本来审核 Office 365 外部共享活动并导出结果。结果显示有关共享时间、共享者、共享对象、共享资源类型、共享资源、站点 URL、共享类型、工作负载和审核信息的详细信息。

因此，管理员可以利用上述位置的报告来监视 SharePoint Online 中的可疑共享事件并采取行动。

使用 AdminDroid 生成全面的 SharePoint Online 共享活动报告

监视 SharePoint Online 中的共享的正确途径是依靠报告。不幸的是，Microsoft 365 中没有此类内置共享报告。您将需要依赖使用情况摘要报告并付出额外的努力来获取有关 SharePoint Online 中共享的详细统计信息。与本机体验相比，AdminDroid 的 Office 365 报告工具提供了更强大且可自定义的解决方案，用于审核组织中的 SharePoint Online 共享活动。

那么，AdminDroid 从原生工具中脱颖而出的原因在于，

• AdminDroid 总共提供了约 115 多个有关 SharePoint Online 报告和审核的报告。
• 管理员无需在多个 Microsoft 365 门户之间切换即可找到 SharePoint 报告。您需要的一切都可以在一个屋檐下获得！
• 该工具允许您轻松管理多个 SharePoint 租户。
• 它提供了有关外部和匿名链接共享等关键事件的详细见解。
• 您还可以配置有关外部和敏感文件共享事件的警报。
• 管理员可以以图形、图表和表格的形式查看各种属性的活动报告，例如谁共享了邀请/链接、为谁创建了链接、授予的权限以及其他目标用户详细信息。

不要满足于本机体验的限制 - 立即升级到 AdminDroid 并控制您组织的共享功能！下载 AdminDroid 的免费 Microsoft 365 报告工具，体验 Office 365 管理的极致便捷。

我希望此博客将帮助您了解可以在 Microsoft 365 中获取有关 SharePoint 共享活动的报告的位置。如果需要任何帮助，请随时在评论中与我们联系。