通过 Power Automate 简化 Microsoft 365 用户入门 -

每个成长型组织都会经常雇用新员工，入职流程在雇用后立即开始。新员工的入职涉及与组织中各个人员的协作。因此，一个可以通过自动化提供帮助的系统可以提供很高的效益。 Microsoft Power Automate 能够自动执行用户入职任务，例如为新用户创建 Office 365 帐户、发送通知、促进无缝审批等。

有多种方法可以执行此操作，这里我们使用 Microsoft Forms。 当表单填写完用户详细信息后，它会触发 Office 365 帐户创建的自动化，并获得经理的批准，然后进行经理分配。

为了更好地理解自动化用户入门流程，我们提供了流程构建和实施的演示视频的链接。

入职流程的全面概述：

首先，应允许相关组织成员访问创建的表单以添加新的用户帐户。因此，我们将通过 Microsoft Teams、Outlook 或任何其他 Microsoft 服务共享此表单。

• 当任何人填写并提交表单时，批准请求将通过各种渠道发送给指定的经理，例如 Outlook 邮箱、Power Automate 中的“批准”选项卡或 Teams 中的“活动”部分。
• 他们应在审查随批准请求一起发送的新用户详细信息后批准该请求。
• 然后，这将在组织的租户下创建一个 Microsoft 365 帐户，并分配经理。
• 但是，一旦被拒绝，用户将不会被添加，并且表单响应者将收到相同的通知。
  

工作流程设置的先决条件：

• 具有 Power Automate 许可证的有效 Microsoft 365 订阅。
• 必须分配用户管理员或全局管理员角色。

这些角色需要执行Azure AD 帐户创建和经理分配等管理操作，这对于执行入职流程至关重要。仅创建流的用户需要这样做，因为他们需要与 Azure AD 连接器建立连接，以使用其操作和触发器。

Power Automate 中的“连接器”是什么？

Power Automate 包含一系列称为“连接器”的协作服务。它们需要与各种外部服务和数据库建立连接。通过利用它们，我们可以轻松地与 Power Automate 中的不同应用程序和功能集成。

在流程构建过程中使用每个新操作/触发器时，可以与所需连接器建立连接。您应通过点击 Power Automate 主页“数据”选项卡中的“连接”部分来检查已建立的连接。

对于我们的流程，与 Microsoft Forms、Office 365 Outlook、Office 365 用户、Azure AD 和审批的连接至关重要。例如，要在 Power Automate 中使用“发送电子邮件”操作，我们需要与“Outlook”连接器。

使用带有 Flow 的 MS Forms 来自动化入职

我们需要创建一个 Microsoft 表单，其中包含用于为用户创建新的 Microsoft 365 帐户的必填字段，如下图所示。具体来说，它必须包含字段“经理的 UPN（用户主体名称）”，在其批准后将添加新用户。

创建 Microsoft 365 用户入门流程的步骤如下。

1. 使用 MS 表单创建流程
2. 获取经理的个人资料以供用户入职批准
3. 自动入职流程中的批准请求
4. 经理批准创建 Azure AD 帐户
5. 关于拒绝用户入职批准

第 1 步：使用 MS Forms 创建流程

创建所需的表单后，我们现在将继续使用 Power Automate 创建流程。

1. 登录您的 Power Automate 门户。然后点击“创建”选项卡并选择自动化云流。
2. 为您的流程命名并选择操作'当新响应从提交'时 MS Forms 连接器。 每当提交新响应时，这都会触发流程。
3. 单击“表单 ID”字段的下拉箭头，然后选择您为此流程创建的表单。接下来，选择“新步骤”。
4. 现在，选择操作获取响应详细信息。 这将通过传递“表单 ID”和“响应 ID”来获取表单中填写的所有值em> 来自动态内容。
   

第 2 步：获取经理的个人资料以供用户入职批准

接下来，下一个连接器将是从“Office 365 用户”连接中获取用户配置文件(V2)操作。这将从动态内容中获取经理关于传递用户主体名称的信息。

2.1：如果“获取用户个人资料”操作失败会发生什么

如果在表单中输入的经理 UPN 值无效，会发生什么情况？毫无疑问，在表单响应者不知情的情况下，我们的流程将会失败。考虑到这一点，我们将向表单响应者发送一封有关流程失败的电子邮件。

1. 1. 要发送电子邮件通知，我们将添加下一步，从“Outlook”连接发送电子邮件（V2）操作。仅当操作获取用户配置文件 (V2) 失败时才应运行。

2. 为此，请设置“发送电子邮件(V2)”操作的“配置在之后运行”选项，如下图所示，通过单击其三个点。

   

   

因此，仅当“获取用户配置文件”操作失败时才会发送电子邮件。

注意：我们的流程中使用的“发送电子邮件”邮件操作将按照流程创建者发送的方式发送邮件。但是，如果您希望修改，您可以在'发件人（发送方式）'“显示高级选项”中的“发送电子邮件”操作字段。

2.2：如果连接器进展顺利！

下一个操作将是开始并等待批准，以获得所创建用户的相应经理的批准。将其“配置运行之后”选项设置为“跳过”。 此后，只有在跳过之前的操作“发送电子邮件(V2)”时，它才会运行。。

第 3 步：自动入职流程中的批准请求

每种审批类型在不同情况下都有不同的用途。在我们的例子中，采用首先批准/拒绝来响应是很有吸引力的。

1. 选择后，填写“标题”和“分配给”（经理的邮件）字段。

2. 您可以在“详细信息”字段的动态内容中包含任何所需的值，您希望将其引入经理在批准之前考虑。
   

   

3. 经理的 Outlook 收件箱收到来自 Power Automate 的批准请求，如下图所示。如果有人以我们创建的表单提交回复，则会发送此批准请求。这使他们能够审查请求并可以决定批准或拒绝它。
   

   

4. 在下一步中，我们将添加条件具有“If yes”和“If no”分支。将条件设置为“响应审批者响应等于批准”。

因此，如果响应是'批准'，流程将继续执行'