如何在 Office 365 Exchange Online 中设置公司范围的电子邮件签名

Office 365 商业版与 Exchange Online 使您能够（例如 Exchange 2016 和 2019）设置公司电子邮件签名，该签名适用于公司任何用户或设备发送的任何电子邮件。公司范围的电子邮件签名是在服务器端配置的，因此可确保您公司的所有外发电子邮件都具有相同的签名格式以及您的外发电子邮件的详细信息组织，并消除了向签名添加您不需要的其他详细信息的能力。

虽然添加组织范围的电子邮件签名有很多好处，但另一方面它也有一些限制，如下所述。*

* 注意： 要绕过这些限制，您可以使用 CodeTwo 或 Exclaimer 中的第三方应用程序。

Office 365 或 Exchange 上公司范围签名的限制：

• 撰写电子邮件时，用户看不到签名。
• 签名始终添加在电子邮件对话的底部。
• 您不能将图像直接嵌入到签名中。如果您想使用图像，则需要使用该图像的公共 URL。
• 如果用户愿意，他们无法选择不同的签名。
• 当由不使用 Outlook 作为电子邮件客户端的设备发送时，HTML 格式的电子邮件签名无法正确显示。

在本文中，您将找到有关如何使用 Exchange 传输规则（Exchange 2019 和 2016）在服务器端为您的公司创建和自定义电子邮件签名的分步说明。

如何在 Exchange Online（Office 365 商业版）中创建组织范围的电子邮件签名。

1.登录 Office 365 管理门户并单击Exchange。

2. 在 Exchange 管理中心中，从左侧窗格中选择邮件流。

3. 在规则选项卡中，单击加号并选择应用免责声明。

4. 在“新规则”页面上，输入规则的名称（例如“公司签名”）。

5a. 从应用此规则，如果下拉列表中，选择发件人位于...

5b. 选择在组织内部，然后单击确定。

6. 在执行以下操作下拉列表中，选择附加免责声明...（之后，您将看到Enter文本 & 选择一个右侧的选项。）

6a。 点击输入文本链接来自定义您的签名。

6a1. 在指定免责声明文本框中，您可以以纯文本或 HTML 格式输入您的公司详细信息，并且可以使用一些特殊属性来自动获取每个公司的信息。预定义的 Active Directory 属性列表中的用户。 （显示名称、头衔、电话号码、公司名称等）。

例如，如果您想创建 HTML 格式的简单签名，如下所示......

..将以下 HTML 代码（不带引号）复制并粘贴到指定免责声明文本框中，然后根据您自己的信息修改红色字母的句子。完成后，点击确定：*

"<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Type your Company's Address here<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>

<p><img src="Type here the Public URL of your Company Logo" width="150" height="150" /></p>

<p>We are committed to replying to all emails within 24 hours.</p>"

* 注释 - 其他帮助：

1. 如果您不懂 HTML，您可以使用免费的在线“Word 到 HTML 编辑器”来设计您的 HTML 签名。

2. 要在签名中添加您自己的徽标或图像，您需要在互联网上找到该图像。要在签名中插入该图像的公共网址，请浏览到网络上的该图像，右键单击该图像，然后选择复制图像地址。然后，将图片的网址粘贴到指定免责声明文本框中。

3. 根据 Microsoft 的文章，如果用 %% 括起来（如上例中的 %%DisplayName%%），您可以使用以下任意属性作为签名。

城市
公司简介
国家
自定义属性1 - 自定义属性15
部门
显示名称
邮箱
传真号码
名字
家庭电话号码
缩写
姓氏
经理
手机号码
备注
办公室
其他传真号码
其他家庭电话号码
其他电话号码
寻呼机号码
电话号码
邮政信箱
状态
街道
标题
用户登录名
邮政编码

6b1。 自定义签名后，点击选择一个链接，然后选择无法插入免责声明时应执行的操作（故障恢复操作）。

6b1。指定可用的故障回复操作之一，然后单击确定：

• wrap：将原始邮件作为附件转发并标记转发。
• 忽略：发送不带签名的消息。
• 拒绝：不发送消息。

7. 完成后，向下滚动选择强制并保存新规则。 *

* 注意： 如果您想在特定时间激活或停用规则，或者向签名添加其他操作和例外情况规则，点击更多选项并进行更改。

8. 最后，选择是将该规则应用于以后的所有邮件。

9.等待 15-20 分钟，让规则生效，然后继续测试您的签名。*

* 注释：
1. 如果您看到空字段，请在测试用户签名后，确保所有使用的属性（在签名中）都已填写在 Active Directory 中（或在“Azure Active Directory”中） Office 365）。

2. 对签名设计进行任何更改后，请等待 15-20 分钟，以使规则生效。