在 Exchange Server 2019 上配置邮箱配额、存档和保留策略

Exchange Server 由 Microsoft 开发，是一个功能强大的消息传递和协作平台，可用作组织内的电子邮件服务器。它在企业中的重要性是不可否认的，提供了一系列可简化沟通、促进协作和提高整体生产力的功能。

在本指南中，我们将探讨在 Exchange Server 环境中管理电子邮件存储、组织存档和实施保留策略的基本方面。

有效管理 Exchange 服务器上的邮箱配额对于优化存储利用率和确保电子邮件顺利运行至关重要。我们将深入研究邮箱配额的配置，使您能够对邮箱大小设置适当的限制，限制存储使用，并避免因邮箱溢出而导致的问题。

此外，我们将探讨电子邮件归档的概念，它在保存有价值的数据、减少邮箱混乱和满足合规性要求方面发挥着至关重要的作用。我们的分步说明将帮助您配置和管理档案，提供安全有效的方式来存储和检索历史电子邮件数据。

此外，我们将讨论保留策略在维护数据完整性和合规性方面的重要性。您将了解如何定义保留策略以自动管理电子邮件的生命周期、应用保留标签以及强制执行数据保留期限。通过实施适当的保留策略，您可以确保重要数据保留所需的时间，同时消除不必要的混乱。

无论您是系统管理员、IT 专业人员，还是只是对 Exchange Server 管理感兴趣，这篇博文都将为您提供在 Exchange Server 2019 上有效配置邮箱配额、存档和保留策略所需的知识和实践指导。让我们深入了解一下并释放这些基本功能的全部潜力，以简化您的电子邮件管理流程。

入门

在之前的指南中，我们介绍了如何在 Windows Server 2022 上安装 Exchange Server 2019。建议您先安装 Exchange Server 2019，然后再继续进行以下配置。您可以通过单击下面的链接查看该指南。

• 在 Windows Server 2022 上安装 Exchange Server 2019

安装后，请按照如下所示进行操作。

1.在 Exchange Server 2019 上配置邮箱配额

邮箱配额是对分配给电子邮件系统（例如 Exchange Server）中各个用户邮箱的存储容量设置的限制。这些配额定义用户可以在其邮箱中存储的最大数据量，包括电子邮件、附件、日历条目和其他邮箱项目。

通常，邮箱配额包括三个组成部分：

• 问题警告配额：这是设置在邮箱配额限制以下的阈值。当用户的邮箱达到或超过此限制时，他们会收到警告通知，表明他们已接近邮箱存储容量。
• 禁止发送配额：这是邮箱的最大存储限制。一旦达到此配额，用户将无法发送新电子邮件，但他们仍然可以接收传入邮件。
• 禁止发送和接收配额：这是邮箱的硬限制。一旦达到此配额，用户将无法发送或接收新电子邮件。他们必须通过删除或归档项目来减小邮箱大小，以重新获得电子邮件功能。

要配置它，您可以使用以下任一方法：

选项 1：使用管理中心配置邮箱配额

您可以从管理中心轻松设置 Exchange Server 2019 上的邮箱配额。为此，请登录 Exchange Server 管理中心并导航至收件人选项卡。

到达此处后，选择所需的用户并单击编辑图标。导航到左侧窗格中的邮箱使用情况选项卡。

到达此处后，单击更多选项来配置邮箱配额。

现在选中自定义配额设置复选框，然后为每个项目提供所需的大小。

选项 2：使用 PowerShell 配置邮箱配额

在 Exchange Server 2019 上设置邮箱配额的另一个选项是使用 PowerShell。对于此方法，请打开 PowerShell 并发出以下命令来启动 Exchange Management Shell；

LaunchEMS 

启动后，您可以查看当前的配额设置：

Get-Mailbox | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults 

示例输出：

对于此演示，我将为测试用户配置配额，并指定所有值，就像我们使用管理中心所做的那样：

Set-Mailbox -Identity "Test User" `
-IssueWarningQuota 3gb `
-ProhibitSendQuota 3.5gb `
-ProhibitSendReceiveQuota 4gb `
-UseDatabaseQuotaDefaults $False

更改完成后，使用命令查看它们；

Get-Mailbox "Test User" | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults 

示例输出：

2.在 Exchange Server 2019 上配置就地存档

Exchange Server 上的就地存档使用户能够在同一 Exchange 环境中将较旧的电子邮件数据与其主邮箱分开存储。此功能可以有效保留和检索历史电子邮件，减少主邮箱中的混乱，同时确保数据保存和合规性。

为此，我还将演示两种启用它的方法。

选项 1：使用管理中心启用就地存档

要使用管理中心在 Exchange Server 2019 上启用就地存档，请导航至服务器->数据库

到达此处后，通过单击编辑图标添加用于存档的新数据库。提供所需的详细信息并安装它。

重新启动 Exchange 服务器，数据库将可用，如下所示：

要启用就地存档，请选择收件人->邮箱

选择要为其启用就地存档的所需邮箱。设置数据库来存储存档并单击确定。

现在，用户将在其电子邮件上启用就地存档，如图所示。

选项 2：使用 PowerShell 启用就地存档

您还可以使用 PowerShell 启用此功能。使用提升的权限运行 PowerShell，然后使用以下命令启动 Exchange 命令行管理程序：

LaunchEMS

首先为档案创建一个数据库：

New-MailboxDatabase -Server exchange-server -Name "Archive Database 001" `
-EdbFilePath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database\Archive Database 001.edb" `
-LogFolderPath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database"

创建后，使用以下命令挂载数据库：

Mount-Database "Archive Database 001"
Get-MailboxDatabase 

示例输出：

重新启动交换服务器：

Restart-Service MSExchangeIS 

现在为所需用户启用就地存档，例如测试用户，使用以下命令：

Enable-Mailbox "Test User" -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" 

验证更改：

Get-Mailbox "Test User" | Select Name,ArchiveDatabase 

示例输出：

然后，您可以使用以下命令测试与存档数据库的连接：

Test-ArchiveConnectivity -UserSmtp [email  

示例输出：

您可以查看禁用就地存档的用户：

Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Select Name,ArchiveDatabase 

示例输出：

您还可以使用单个命令为所有用户启用就地存档：

Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Enable-Mailbox -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" 

要为用户（例如测试用户）禁用就地存档，请使用：

Disable-Mailbox "Test User" -Archive 

3.在 Exchange Server 2019 上设置保留策略

Exchange Server 2019 上的保留策略是一组规则和设置，用于控制电子邮件和其他邮箱项目的生命周期和管理。这些策略可帮助组织维护数据完整性、满足法规遵从性要求并简化电子邮件保留和删除的管理。

您可以使用两种方法在 Exchange Server 2019 上设置保留策略：

选项 1：使用 PowerShell 设置保留策略

您可以使用 PowerShell 在 Exchange Server 2019 上设置所需的保留策略。但是要设置移至存档策略，您需要首先启用就地存档。

使用管理员权限启动 Powershell 并启动 Exchange Management Shell：

LaunchEMS

查看默认可用策略：

Get-RetentionPolicy 

示例输出：

查看默认保留策略标签：

Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap 

示例输出：

通常，默认情况下不应用默认保留策略。但如果您启用了就地存档文件夹，则会自动应用默认保留策略。

查看是否为用户启用了保留策略：

Get-Mailbox "Test" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy 
Get-Mailbox "Klinsmann" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy 

示例输出：

现在，我们将创建两个新的保留策略标签，指定所有必需的参数。

New-RetentionPolicyTag -Name "2 Year Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery 
New-RetentionPolicyTag -Name "3 Month move to Archive" -Type All -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction MoveToArchive 

现在我们可以创建新策略并将它们链接到标签。

New-RetentionPolicy "My Delete Policy" -RetentionPolicyTagLinks "2 Year Delete" 
New-RetentionPolicy "My Archive Policy" -RetentionPolicyTagLinks "3 Month move to Archive" 

查看创建的策略和标签：

Get-RetentionPolicy 
Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap 

示例输出：

然后您可以将这些策略应用到用户。例如：

##For User Test User
Set-Mailbox "Test" -RetentionPolicy "My Delete Policy" 
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Test" 

##For User John Doe
Set-Mailbox "John" -RetentionPolicy "My Archive Policy" 
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "John" 

查看所做的更改：

Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*'" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy 

示例输出：

选项 2：使用管理中心设置保留策略

要在 Exchange Server 2019 上设置保留策略，请使用管理中心导航至合规性管理。在这里，可以管理不同的保留策略标签。

您还可以查看可用的策略。

要创建和使用策略，我们需要首先创建保留策略标签。

继续并创建所需的策略标记。

然后使用该标签创建保留策略。为了演示的目的，我将创建一个用于测试的一天保留策略。您可以创建自己想要的策略。

创建后，您可以为用户设置策略。首先，导航到用户的邮箱设置，并在邮箱功能下进行如下所示的更改：

您现在可以应用该策略：

在 Exchange Server 2019 上测试保留策略

然后，您可以测试 Exchange Server 2019 上的保留策略。例如，如果应用删除并允许恢复策略，并且邮件将移至已删除邮件恢复已删除的项目中恢复它们

收到电子邮件后，还可以在收件箱中查看设置的策略。例如，以下用户应用了2 年删除政策

如果应用移至存档策略并启用就地存档文件夹，并且在文件夹过期后删除邮件，您可以恢复他们在这里。

判决

总之，本指南提供了有关在 Exchange Server 2019 上配置邮箱配额、存档和保留策略的宝贵见解。通过了解并有效实施这些功能，组织可以优化其电子邮件管理流程、增强协作、确保数据完整性并满足法规要求合规要求。我希望这是有用的。

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