Microsoft 365 组与共享邮箱：有什么区别？

在本指南中，我将解释 Microsoft 365 组和共享邮箱之间的区别以及功能和限制。

本指南涵盖的主题：

• 什么是 Microsoft 365 组？
• 什么是共享邮箱？
• Microsoft 365 组与共享邮箱相比如何？
• 与共享邮箱相比，Microsoft 365 组的限制
• 我应该创建 365 群组还是共享邮箱？

什么是 Microsoft 365 组？

Microsoft 365 组是在 Office 365 环境中共享和协作的基础。创建 Microsoft 365 组时，将创建组邮箱和日历、OneNote 笔记本、Planner 工作区和 SharePoint 团队网站。此外，它们还允许集成 Power Apps 和连接器以添加其他 Microsoft 或第三方应用程序。

365 群组由成员组成，每个成员在群组内拥有相同的权限集，但群组所有者拥有更多权限。组可以包括组织内部和外部的用户。

此外，如果您允许用户在您的环境中创建 Microsoft 365 组，他们可以创建自己的协作资源。他们可以通过多种方式做到这一点。例如，当他们在 Microsoft Teams 中创建团队时，它会创建一个 Microsoft 365 组，或者当他们创建 Yammer 组时，它会创建一个 Microsoft 365 组。创建资源的用户随后有权添加其他成员。

什么是共享邮箱？

共享邮箱很像普通用户邮箱，因为它有文件夹列表和日历。共享邮箱的主要用途是电子邮件管理。对于需要整个团队都可以使用的简单中央邮箱的团队或部门来说，这非常有用。共享邮箱由被授权管理电子邮件的人员组成。

例如，假设您的应收帐款部门有多名员工，您需要将外部供应商的所有发票发送到该邮箱，并且每个员工都需要查看这些发票。您可以为每位员工委派对邮箱的访问权限。然后，每个员工都可以查看并回复电子邮件。

Microsoft 365 组与共享邮箱相比如何？

Microsoft 365 组结合了通讯组列表和共享邮箱的功能，并添加了多项功能，以便您可以更有效地与一组人员协作。当电子邮件发送到 365 群组时，可以将其发送给该群组的所有成员，以便在他们的个人邮箱中接收该邮件。您可以将成员添加到组织外部的组中。

共享邮箱的行为方式与具有文件夹列表和日历的常规用户邮箱相同。可以授权多个人访问邮箱。

功能

Microsoft 365 组

共享邮箱

可供多个用户访问的共享收件箱和日历

是的

是的

电子邮件中的文件夹列表，能够创建/组织文件夹，功能与普通用户邮箱相同

不

是的

有能力充当通讯组列表

是的

不

共享文件的工作区

是的

不

在线聊天

是（一个组可以成为 Microsoft Teams 中的一个团队

不

能够添加组织外部的用户

是的

不

与共享邮箱相比，Microsoft 365 组的限制

共享邮箱为您提供可用于协作的文件夹列表和日历。文件夹列表很像普通用户邮箱，因此您可以创建文件夹进行组织。当有人向共享邮箱发送电子邮件时，除非您设置了转发规则，否则它只会发送到该邮箱。此外，您无法添加组织外部的用户。

虽然 Microsoft 365 组有邮箱，但它没有文件夹列表。您无法创建文件夹来组织电子邮件。所有电子邮件都位于中央位置。

我应该创建 365 群组还是共享邮箱？

在尝试决定哪种最适合您时，您可以提出一些问题……

• 我需要与组织外部的用户协作吗？

  • Microsoft 365 组将允许邀请来宾成为该组的成员。