使用保留策略在 Office 365 中存档用户邮箱

当用户离开时，您希望保留邮件或邮箱。将其导出到 pst 文件并不是解决此问题的方法，但使用昂贵的 Office 365 许可证保留邮箱也不是办法。我们想要做的是将邮件存档，以便其他用户以后可以轻松访问。

使用 Office 365，您可以添加保留策略来将内容（电子邮件、文档、即时消息）保留一段时间。我们可以使用这些保留策略来保留已终止用户的邮件内容，以便我们无需 Office 365 许可证即可访问数据。要启用保留策略，您至少需要 Exchange Online 计划 2 或单独的 Exchange 在线存档许可证。

如果您要保留的邮箱只有 Exchange Online 套餐 1，您可以将其临时升级到 Exchange Online 套餐 2。

设置保留策略

登录到 Office 365 门户并转到安全与合规中心。在数据治理下打开保留以创建新的保留策略。

步骤1

单击创建按钮创建新的保留策略。为您的策略命名并解释该策略。

第2步

在设置下，我们可以选择要保留内容的时间或要删除内容的时间。要永久保留电子邮件，我们选择是的，我想保留它 > 永远

步骤3

选择策略将应用到的位置。在这种情况下，我们只选择 Exchange 电子邮件。我们可以选择将策略应用于特定收件人或从策略中排除收件人。

步骤4

在最后一步，您可以打开保存锁。当您打开此功能后，任何人都无法再更改或删除该策略。

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检索电子邮件

当保留前用户的电子邮件时，您无法仅在 Outlook 中打开该用户的收件箱。要查找邮件，您必须使用电子数据展示或内容搜索来搜索特定电子邮件。您还可以在安全与合规中心找到它们。

在开始搜索之前，我们需要确保我们是安全与合规中心中电子数据展示管理员角色组的成员。为此，我们转到权限并编辑电子数据展示管理器。选择电子数据展示管理器，然后在右侧单击编辑 (2x)，然后添加允许搜索以前用户收件箱的用户。

内容搜索

当您打开内容搜索时，您可以添加新搜索。为其命名并选择您要搜索的邮箱。完成后单击“下一步”。

在下一页上，您可以添加要搜索的关键字和/或条件。通过条件，您可以缩小搜索范围：

• 日期之间的过滤

• 消息类型

• 科目

• 发送者/接收者

• 还有很多..

设置过滤器后，单击搜索开始搜索。您将被发送到概述，您可以在其中看到搜索正在进行中，这将需要几分钟的时间。完成后预览结果，看看结果是否符合您的预期，如果不是，请编辑搜索条件并再次运行。

如果您得到了所需的内容，则可以将结果导出到 pst 文件并在 Outlook 中打开它