如何在 Office 365 中将用户邮箱转换为共享邮箱？

介绍

Office 365 是一个基于云的平台，提供一套生产力工具，包括电子邮件、日历和文件共享。作为 Office 365 管理员，您负责管理用户帐户、组和邮箱等资源。随着员工数量的不断增加和团队合作的需要，共享邮箱越来越受欢迎。共享邮箱允许多个用户访问和管理同一邮箱，从而简化通信和协作。在这篇博文中，我们将了解如何使用 Microsoft 365 管理中心和 Exchange Online 管理中心将常规邮件用户转换为 Office 365 中的共享邮箱。对于多个用户需要访问同一邮箱的情况，这种转换通常很有用。

PowerShell 是一种命令行工具，可自动执行 Office 365 管理任务。使用 PowerShell，您可以创建和管理用户帐户、组和资源，包括邮箱。我们还将看到使用 PowerShell 将邮件用户转换为共享邮箱。

了解 Office 365 中的共享邮箱

在我们深入了解该过程之前，了解什么是共享邮箱以及为什么要使用它们非常重要。 Office 365 中的共享邮箱是多个用户可以访问和管理的邮箱。共享邮箱通常用于团队协作，例如客户支持邮箱或项目邮箱，其中一组人员从公共地址监视和发送电子邮件。通过共享邮箱，用户可以查看、发送和回复电子邮件以及访问共享日历和联系信息。

共享邮箱与普通邮箱不同，它没有密码，也不需要许可证。相反，共享邮箱与用户帐户关联，并且可以由被授予访问权限的用户访问。共享邮箱的最大大小为 50 GB，最多可供 500 个用户访问。如果您需要超过 50 GB 的空间或需要存档，则需要获得共享邮箱的许可。

将邮件用户转换为共享邮箱的好处

将邮件用户转换为共享邮箱可以为您的组织带来多种好处。首先，共享邮箱允许多个用户访问和管理同一个邮箱，减少转发电子邮件或复制邮件的需要。这可以节省时间并改善沟通，特别是对于在项目或客户支持方面进行协作的团队而言。

其次，共享邮箱不需要许可证，这可以为您的组织节省资金。您可以将邮箱转换为共享邮箱并向多个用户授予访问权限，而不是为每个需要访问邮箱的用户购买许可证。

最后，将邮件用户转换为共享邮箱有助于简化 Office 365 管理。通过减少需要管理的邮箱数量，您可以节省时间并简化管理任务。

如何从 Microsoft 365 管理中心将用户邮箱转换为共享邮箱？

要在 Office 365 管理中心将常规邮箱转换为共享邮箱，您可以按照以下简单步骤操作：

1. 转到 Microsoft 365 管理中心并使用您的管理员凭据登录。
2. 在左侧导航窗格中，选择用户 > 活跃用户。
3. 选择您想要将其邮箱转换为共享邮箱的用户。

4. 点击用户详细信息窗格中“邮箱”标签下的“转换为共享邮箱”。

   

5. 在“转换邮箱”窗口中，点击“转换”。

   

从 Exchange Online 管理中心将用户邮箱转换为共享邮箱

或者，您还可以按照以下步骤从 Exchange 管理中心将用户邮箱转换为共享邮箱：

1. 登录 Exchange 管理中心。
2. 转至收件人 > 邮箱。
3. 选择您要转换的用户邮箱。

4. 在工具栏中，单击“转换为共享邮箱”按钮。

   

5. 单击“确认”，您很快就会看到“邮箱转换成功”的消息。

两种方法的结果相同，因此您可以选择您认为更方便的一种。将用户邮箱转换为共享邮箱后，所有现有电子邮件和日历数据都将保留，并且任何具有该邮箱委派访问权限的用户都可以访问这些数据。

如何使用PowerShell转换为共享邮箱？

使用 PowerShell 将邮箱转换为共享邮箱是一个简单的过程。第一步是使用 PowerShell 连接到您的 Office 365 环境。连接到 Office 365 后，您可以使用 Set-Mailbox cmdlet 将邮箱转换为共享邮箱。

Set-Mailbox cmdlet 有一个名为 -Type 的参数，该参数允许您指定要创建的邮箱类型。要将邮箱转换为共享邮箱，您需要将 -Type 参数设置为“Shared”。

在 PowerShell 中准备流程

您可能认为这个转换过程很复杂，但使用 PowerShell 就变得更容易管理。然而，在我们深入讨论转换之前，您需要满足一些先决条件。

1. 管理员访问权限：您应该拥有 Office 365 管理员权限。这是因为将邮件用户转换为共享邮箱涉及更改用户权限，这需要管理权限。
2. 安装 Exchange Online 管理模块：您需要使用 Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement 在系统上安装 Exchange Online 的 PowerShell 模块
3. 检查邮件用户：您要转换的邮件用户不应有任何活动邮箱保留或诉讼保留。另外，删除所有现有的转发地址。

现在我们了解了先决条件，让我们继续进行转换过程。

使用 PowerShell 转换为共享邮箱 - 分步

在这里，我们将这个过程分为两个步骤：使用PowerShell连接到Office 365，然后将邮件用户转换为共享邮箱。

步骤 1：使用 PowerShell 连接到 Exchange Online

以管理员身份启动 PowerShell。这可以通过在计算机的搜索栏中搜索“PowerShell”、右键单击 Windows PowerShell 应用程序并选择“以管理员身份运行”来完成。要连接到 Exchange Online PowerShell，请键入以下命令：

# Import the module you installed
Import-Module ExchangeOnlineManagement

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected] -ShowProgress $true

将出现登录提示。输入您的 Office 365 管理员凭据。您现在已连接到 Office 365 环境。

步骤 2：将邮件用户转换为共享邮箱

现在您已连接到 Exchange Online，是时候将邮件用户转换为共享邮箱了。输入以下命令，将“[email protected]”替换为您要转换的邮件用户的电子邮件地址。

Set-Mailbox -Identity [email protected] -Type Shared

此 Set-Mailbox cmdlet 修改现有邮箱的属性，瞧！邮件用户现已转换为共享邮箱。

验证转换

为了确保转换已成功进行，您可以使用 Get-Mailbox cmdlet。这是确认命令：

Get-Mailbox -Identity [email protected] | Format-List RecipientTypeDetails

如果转换成功，上述命令的输出应显示“SharedMailbox”。这是完整的脚本：

# Import the module you installed
Import-Module ExchangeOnlineManagement

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected] -ShowProgress $true

# Convert to Shared Mailbox
Set-Mailbox -Identity [email protected] -Type Shared

# Verify the Mailbox type
Get-Mailbox -Identity [email protected] | Format-List RecipientTypeDetails

用于将多个邮件用户转换为共享邮箱的 PowerShell 脚本

如果您有多个邮箱需要转换为共享邮箱，您可以通过创建 PowerShell 脚本来节省时间。要创建用于将邮件用户转换为共享邮箱的 PowerShell 脚本，您可以使用 Get-Mailbox cmdlet 获取要转换的所有邮箱的列表。然后，您可以使用 ForEach 循环循环访问邮箱列表，并使用 Set-Mailbox cmdlet 将每个邮箱转换为共享邮箱。

以下是将多个邮件用户转换为共享邮箱的 PowerShell 脚本示例：

#Array for Mailboxes
$Mailboxes = @("[email protected]","[email protected]","[email protected]")

#Loop through Array
ForEach ($Mailbox in $Mailboxes) 
{
    #Convert User Mailbox to Shared Mailbox
    Set-Mailbox -Type Shared -Identity $Mailbox
    Write-host -f Green "Converted to Shared Mailbox:"$Mailbox
}

要获取 Office 365 环境中的所有共享邮箱，请使用 PowerShell 命令：

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox

同样，要获取所有用户邮箱，您可以使用 RecipientTypeDetails 作为“UserMailBox”。请务必注意，将邮箱转换为共享邮箱可能需要一些时间，特别是当邮箱很大时。请务必做好相应的计划，并将转换安排在非高峰时段，以最大程度地减少任何干扰。

转换后注意事项

虽然 PowerShell 命令已经完成了繁重的工作，但转换后还有更多需要考虑的事情。

1. 分配权限：转换后，您需要向需要访问新共享邮箱的用户分配权限。这可以通过 Office 365 管理中心或 PowerShell 来完成。
2. 重新配置 Outlook：用户可能需要在 Outlook 客户端中删除并重新添加邮箱才能使更改生效。

检查存储限制：请记住，Office 365 中共享邮箱的默认存储限制为 50 GB。

在 Office 365 中管理共享邮箱的最佳实践

在 Office 365 中管理共享邮箱时，您应该遵循一些最佳实践。首先，使用安全组而不是单个用户授予对共享邮箱的访问权限非常重要。这可以简化您的管理任务并确保正确的用户有权访问邮箱。此外，“完全访问”权限并不总是每个人都需要的。对于主要需要从共享邮箱发送邮件的用户，明智地使用“发送为”和“代表发送”权限。

其次，您应该定期检查对共享邮箱的访问权限，并删除不再需要访问权限的任何用户。随着角色的变化、人员的转变或组织的重组，定期检查和调整共享邮箱权限变得至关重要。这有助于确保您邮箱的安全并防止未经授权的访问。

最后，您应该考虑教育所有团队成员了解共享邮箱的使用和管理。提供有关访问邮箱、发送电子邮件以及遵守既定使用指南的明确说明。

包起来

总之，将邮件用户转换为共享邮箱可以为您的组织带来多种好处，包括改进通信和协作、节省成本以及简化 Office 365 管理。使用 Microsoft 365 管理中心和 PowerShell，您可以完成将邮箱转换为共享邮箱的过程，从而节省时间并简化管理任务。通过遵循管理共享邮箱的最佳实践并使用其他有用的 PowerShell 命令，您可以确保您的 Office 365 环境安全高效。

让我们回顾一下我们所学到的知识：

• 我们了解共享邮箱是什么以及它如何使您的组织受益。
• 在开始转换过程之前，我们完成了所需的先决条件。
• 我们了解了如何使用 Office 365 管理中心和 Exchange Online 管理中心转换为共享邮箱。
• 我们学习了如何使用 PowerShell 脚本将邮件用户转换为共享邮箱。
• 最后，我们讨论了转换后应考虑的注意事项。

我希望这篇关于将邮件用户转换为 Office 365 中的共享邮箱的初学者指南对您有所帮助。请继续关注更多适合初学者的 Office 365 管理指南。