如何创建共享邮箱 Office 365

在本指南中，您将了解如何使用 Exchange 管理中心和 PowerShell 在 Office 365 中创建共享邮箱。

本指南的主题：

• 什么是共享邮箱？
• 如何在 Exchange 管理中心创建共享邮箱
• 如何使用 PowerShell 创建共享邮箱

什么是共享邮箱？

共享邮箱很像普通用户邮箱，因为它有文件夹列表和日历。共享邮箱的主要用途是电子邮件管理。对于需要整个团队都可以使用的简单中央邮箱的团队或部门来说，这非常有用。共享邮箱由被授权管理电子邮件的人员组成。您不能将共享邮箱的访问权限委托给组织外部的人员。组织内部和外部的人员可以将电子邮件发送到共享邮箱。

共享邮箱不需要许可证，但是，已被委派访问共享邮箱的用户将需要 Exchange 许可证。此外，如果邮箱大小超过 50 GB，则需要许可证才能添加更多空间。使用 Exchange E3/E5 许可证，会将大小限制增加到 100 GB。 Microsoft 建议委派访问共享邮箱的用户不超过 25 个。您可以在租户中创建的共享邮箱数量没有限制。

当您创建共享邮箱时，系统会自动创建相应的用户帐户并自动生成密码。您的用户不需要用户 ID 和密码即可登录共享邮箱。出于安全目的，应将帐户设置为阻止登录。如果此邮箱遭到破坏，则恶意行为者有权在您的组织内部和外部发送电子邮件。

共享邮箱最为理想的场景示例：应收帐款部门有多名员工，您需要将外部供应商的所有发票发送到该邮箱，并且每个员工都需要查看这些发票。您可以为每位员工委派对邮箱的访问权限。然后，每个员工都可以查看并回复电子邮件。

如何在 Exchange 管理中心创建共享邮箱

步骤 1：登录 Exchange 管理中心

登录 https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/SharedMailbox 并单击“团队和组”，然后选择“共享邮箱”。

步骤2：点击添加共享邮箱

接下来，点击“添加共享邮箱”

在添加共享邮箱弹出窗口中，输入显示名称。这应该是独特且易于识别的。电子邮件地址将自动填充，但您可以更改它。电子邮件地址应该易于记住，尤其是当您要将其提供给外部用户以向您的组织发送电子邮件时。

我将把这个共享邮箱帐户命名为应付帐款。电子邮件地址会自动填充应付帐款，因此我将保留此地址。单击底部的保存更改。

创建共享邮箱后，您将收到一条消息，表明创建成功。然后，您可以添加成员（代理人）并管理共享邮箱设置。

注意：创建邮箱最多可能需要 15 分钟。您可能需要等待才能将成员添加到邮箱。

步骤3：将成员添加到共享邮箱

共享邮箱成员是您希望有权访问共享邮箱的用户。

单击共享邮箱，然后单击成员下的编辑。

点击“添加会员”

接下来，您可以搜索成员或滚动列表并选择要添加的用户。选择用户后，单击“添加”按钮。

默认情况下，每个成员都被授予读取和管理权限以及发送权限。

我添加了两个成员，因此现在在读取和管理权限的右侧，我看到了 2 个成员。发送为权限也是如此。

第四步：如何访问共享邮箱

如果您使用Outlook 桌面客户端，共享邮箱应自动显示在文件夹窗格中。创建共享邮箱后，您可能需要等待几分钟才能显示。

在 Outlook 网页版中打开共享邮箱。

1.右键单击“文件夹”并选择“添加共享文件夹”

2. 输入共享邮箱的名称或电子邮件地址，然后单击“添加”。

共享邮箱现在应该出现在左侧导航窗格中。

阻止共享邮箱登录

当您创建共享邮箱时，系统会自动创建相应的用户帐户并自动生成密码。出于安全目的，应将帐户设置为阻止登录。

这些步骤是可选的，但建议您提高 Office 365 的安全性。

登录 https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/users 并找到与您刚刚创建的共享邮箱关联的用户。

在我的示例中，共享邮箱的名称是应付帐款。

单击阻止此用户登录左侧的框，然后单击底部的保存更改。

选择“阻止此用户登录”框，然后单击“保存更改”。

您将收到弹出窗口，显示该帐户现已被阻止登录。

该帐户现在应该在顶部显示“登录被阻止”。

如何使用 PowerShell 创建共享邮箱

第1步：连接在线兑换。

请参阅文章 connect Exchange Online powershell 了解分步说明。

步骤 2：运行 cmdlet New-Mailbox

要创建共享邮箱，我们将使用 cmdlet New-Mailbox。

New-Mailbox -Shared -Name “Accounting Dept” -DisplayName “Accounting Department”

此示例创建名为 Accounting Department 的共享邮箱，其主电子邮件地址为[email protected]（使用“名称”字段填充电子邮件地址）。

步骤3：修改共享邮箱权限

要授予用户对邮箱的完全访问权限，请使用 cmdlet Add-MailboxPermission。

Add-MailboxPermission -Identity "Marketing" -User "123 User" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

在此示例中，我们授予“123 User”对共享邮箱“Marketing Dept”的完全访问权限（使用别名）。

为了向用户授予作为权限发送，我们使用 cmdlet Add-RecipientPermission

Add-RecipientPermission "Marketing" -AccessRights SendAs -Trustee "ABC User" -Confirm:$false

在此示例中，我们向用户“ABC 用户”授予共享邮箱营销部门的发送权限（使用别名营销）。

为了授予代表发送权限，我们使用 cmdlet Set-Mailbox

注意：这将取代所有现有用户委派的“代表发送”权限

Set-Mailbox -Identity “Marketing” -GrantSendOnBehalfTo “Annie Smith”

在上面的示例中，我们向用户“Annie Smith”授予对共享邮箱“Marketing Dept”（使用别名 Marketing）的代表发送权限。

要将用户添加到现有的代表发送权限列表，请使用此命令。

Set-Mailbox -Identity "Marketing" -GrantSendonBehalfTo @{Add="123 User"}

在上面的示例中，我们将用户“123 User”添加到共享邮箱“Marketing”的代表发送权限的现有列表中

概括

当您需要多人管理电子邮件（例如阅读和回复客户请求）时，共享邮箱非常有用。

在本指南中，我向您展示了如何使用 Exchange 管理中心和 PowerShell 创建共享邮箱。我还向您展示了如何使用 PowerShell 修改共享邮箱权限。我希望您喜欢这篇文章，如果您有任何疑问或意见，请在下面留言。