创建 OneDrive for Business 帐户文件的报告

OneDrive 是 Microsoft 365 信息的绝佳垃圾场

OneDrive for Business 已成为 Microsoft 365 的巨大垃圾场。它为用户提供个人存储的最初使命在过去几年中不断发展，随着 Stream、Clipchamp 和 Whiteboard 等应用程序从特定于应用程序的存储转向拥抱“存储”概念。 OneDrive 作为 Microsoft 365 的用户存储位置。这些应用程序与 Loop（组件）和 Lists（个人列表）等其他应用程序一起使用 OneDrive 存储。

我对为 Microsoft 365 应用程序建立通用存储库的概念没有任何困难。有时，微软开发团队非常热衷于使用 OneDrive，有时却没有充分的理由。将 PowerShell 模块安装到 OneDrive 就是一个示例。从 PowerShell 6 开始，PowerShell 模块安装的默认位置为 $HOME\Documents\PowerShell\Modules， 如果 Windows 已知文件夹重定向到 OneDrive，则该位置最终位于 OneDrive 中。我不知道为什么 Microsoft 认为将 PowerShell 模块存储在 OneDrive 中是个好主意，因此我总是指定 AllUsers 作为模块安装的范围。

无论如何，过去几年活动的最终结果是，用户 OneDrive for Business 帐户将 Teams 会议录制中的许多文件输出累积到用户创建的 Office 文档中。

您可以忽略该问题，让 OneDrive for Business 帐户积累大量可能无用的数据，或者控制局势并确保您的 OneDrive for Business 帐户包含有用且相关的信息。即使组织使用 Copilot for Microsoft 365 和受限 SharePoint 搜索，OneDrive 帐户也是基础 AI 搜索的重要信息来源，因此从 OneDrive 中清除过时的碎片是一个好主意。

报告 OneDrive 文件

也就是说，如果您有一些关于删除不需要的、过时的或错误的信息的指导，这使我需要某种方法来分析用户 OneDrive for Business 帐户的内容。考虑到这一点，我认为最好创建一份有关 OneDrive 帐户中潜藏内容的报告（包括一些基本统计数据）。这不仅是一件好事，可以确保生成式 AI 不会基于不良数据产生幻觉，而且能够报告 OneDrive 帐户中的内容，可以让离开组织的人员更轻松地处理 OneDrive 帐户。

与 SharePoint Online 不同，OneDrive for Business 不包含将项目和文件夹信息导出到 Excel 的选项。至少，我找不到一个。编写脚本来生成信息是唯一的选择。

我首先编写了一个 PowerShell 脚本，用于创建有关 SharePoint Online 文档库中的文件的报告。该脚本使用 Microsoft Graph PowerShell SDK 中的 cmdlet（例如 Get-MgDrive 和 Get-MgDriveChildItem）来检索有关驱动器、文件和文件夹的信息。

OneDrive for Business 和 SharePoint Online 有许多共同特征。从 Graph API 的角度来看，两者都将文件存储在驱动器中。 SharePoint Online 网站可以有多个驱动器，每个驱动器都是一个文档库。相比之下，OneDrive for Business 帐户有一个名为“共享文档”的驱动器。

调整 OneDrive 的脚本代码

用于报告存储在文档库中的 SharePoint Online 文件的脚本是一个很好的起点。可以消除处理选择站点以及从所选站点选择文档库的大部分代码。但是，我希望脚本生成 OneDrive for Business 帐户内容的一些基本分析，因此需要完成一些额外的工作来生成该数据。

第一个挑战是如何列出 OneDrive 帐户中的项目。介绍如何从驱动器检索项目的文档似乎很简单，但它重点关注 SharePoint Online 而不是 OneDrive for Business。为了发现驱动器的正确根目录，我花了一个小时左右的时间进行了一些试验和错误，然后才发现我可以传递一个包含“root”的字符串变量来使我用来检索文件夹中找到的项目和文件夹的信息的函数并枚举嵌套文件夹中的内容。这是一个合乎逻辑但未记录的功能。

了解如何枚举文件和文件夹后，获取有关存储在 OneDrive for Business 帐户中的各个项目的信息的过程就很简单了。我更新了脚本代码以存储有关每个文件的字节大小和扩展名的详细信息，以便更轻松地生成统计信息，并且必须将 Graph 请求的格式更改为 extractSensitivityLabels API 才能使用 Drives 方法对于用户资源类型而不是站点资源类型。这是因为 OneDrive 连接到用户而不是独立的实体。

权限

就权限而言，Files.Read 委派权限足以从属于登录用户的 OneDrive for Business 帐户的驱动器和文件中读取信息。我想让脚本能够读取属于另一个用户的 OneDrive 帐户（受权限限制），所以我最终得到：

• Files.Read.All：访问允许登录用户查看的任何 OneDrive 帐户中的文件。
• RecordsManagement.Read.All：读取有关保留标签的信息。
• InformationProtectionPolicy.Read：读取有关敏感度标签的信息。

如果您使用 Exchange Online 管理模块来获取保留和敏感度标签的详细信息，则可以消除对后两项权限的需要。虽然这是另一个需要登录的模块，但它确实提供了一个优点，即获取的标签是租户中可用的所有标签，而不仅仅是登录用户可用的标签。如果从其他人的 OneDrive 帐户报告文件，这一点可能很重要。

本质上，有关文件的所有数据最终都存储在 PowerShell 列表中，我们可以查询该列表来对信息进行切片和切块，以发现 OneDrive 中内容的不同方面。

分析数据

我想了解的有关 OneDrive 帐户的基本信息是：

• 帐户中有多少个文件。
• 帐户中有哪些类型的文件。
• 使用了多少配额以及剩余多少。
• 什么文件类型占用的空间最多。
• 具有保留和敏感度标签的文件数量。

我相信您的想象力会想出可以从数据中产生的其他见解。这就是 PowerShell 的乐趣：创建数据，然后决定如何使用它。图 1 显示了对上述各点的分析。我的 OneDrive for Business 帐户自 2013 年起就存在，因此不难理解一些碎片是如何产生的。

毫不奇怪，该帐户包含大量单词。 PDF 和 PowerPoint 文件。还有很多 PowerShell 文件，可能是一些管理不善的安装的残余。

图 3 显示了生成的有关帐户内文件的保留标签和敏感度标签的使用情况的信息。正如预期的那样，与 SharePoint Online 网站中的文件相比，OneDrive 文件收到保留和敏感度标签的百分比较低。

报告的文件不包括回收站中的项目。用于列出回收站中的项目的测试版图形 API 可用，但似乎未扩展到 OneDrive for Business。

您可以从 GitHub 下载完整的脚本。

考虑文件统计

总体而言，我很难使用分配给我的 OneDrive 帐户的 5 TB 配额。海量存储的可用性无疑是我们不必过多担心随着时间的推移以及 OneDrive for Business 帐户中有价值的内容而积累的数字碎片的理由。毕竟，如果微软提供了可用的存储空间，为什么不填满它呢？

说真的，定期进行内务清理以控制碎片是个好主意。该报告有助于公开通过 OneDrive GUI 可能不可见的项目，除非您去查找特定信息。我喜欢这一点，并且自从我开始开发脚本以来已经删除了一千个文件。也许它也可以帮助你清理。