如何存档 Microsoft Teams：分步指南

Microsoft Teams 已成为现代工作场所协作的基石。团队使我们能够无缝地沟通、共享文件和协作处理项目。然而，随着时间的推移和项目的结束，一些团队可能会变得不活跃或不再相关。这就是归档团队的概念发挥作用的地方。

随着项目结束或团队变得不那么活跃，对这些团队进行归档以保持工作空间整洁和专注非常重要。对团队进行存档可以保留其数据、对话和文件，以便将来可以参考，而不会扰乱您的活跃团队。在这份综合指南中，我将帮助您有效地归档 Microsoft Teams，探索其优势、分步说明、最佳实践，并回答一些常见问题。

那么，让我们深入探索 Microsoft Teams 的存档世界！

了解 Microsoft Teams 中的存档

随着组织越来越依赖 Microsoft Teams 进行协作和沟通，有效管理和存档 Teams 的能力变得至关重要。归档不仅有助于维护干净且井然有序的工作空间，还可以确保遵守数据保留策略。在 Microsoft Teams 中存档团队意味着该团队将进入只读状态。成员仍然可以查看所有内容，但不能添加或更改任何内容。这对于已完成工作或用于历史参考的项目团队特别有用。

Microsoft Teams 中的存档涉及保留团队在某个时间点的数据的过程。此操作会停用团队，但保留其内容和结构，使其可供参考或记录保存，而无需主动使用。

归档团队的好处

归档团队具有以下几个优点：

1. 改进的组织：归档不活跃的团队可以保持 Microsoft Teams 环境整洁并专注于活跃的项目。
2. 保留内容：存档可确保有价值的信息和资源可供将来参考。
3. 减少混乱：从活动视图中删除不活动的团队可以最大限度地减少干扰，并帮助团队成员专注于当前任务。
4. 合规性：对于许多组织来说，保留过去项目和沟通的记录是合规性要求。

简而言之：归档团队有助于减少混乱、管理内容生命周期并遵守法律或组织政策。它确保保留有价值的数据，同时不活跃的团队不会消耗工作空间资源或分散用户的注意力。

何时存档团队

• 归档已完成其目标的团队或已结束的项目。
• 考虑归档在很长一段时间内（例如 6 个月）不活动的团队。

现在我们了解了归档的概念和好处，让我们逐步了解一下 Microsoft 团队的归档过程。

使用 Microsoft Teams 应用程序存档团队的步骤

想象一下您刚刚结束了一次成功的销售活动。您为此活动创建的团队已达到其目的，现在是时候对其进行存档了。通过执行上述步骤，您可以确保保留活动中的所有有价值的见解和讨论以供将来参考，而您的活动团队列表现在仅显示当前计划。

第 1 步：打开团队设置

首先，请按照下列步骤操作：

1. 打开 Microsoft Teams 桌面应用程序。
2. 单击“团队”选项卡 >> 单击“团队”菜单旁边的三个点。
3. 从下拉菜单中选择“管理团队”。

第 2 步：选择团队和存档

在“管理团队”页面上：

1. 在“管理团队”上，单击您要存档的团队名称旁边的三个点。
2. 从菜单中选择“存档团队”。

第三步：确认存档流程

点击“存档团队”后，会出现一个确认窗口：

1. 查看提供的有关存档过程的信息。
2. 如果您确定要继续，请单击“存档”。

恭喜！您现在已成功归档您的 Microsoft 团队。您将在左下角看到一条消息“成功存档团队”，并且所选团队将移至“已存档”组下。

归档团队后会发生什么？

团队存档后，需要记住一些关键事项。在 Microsoft Teams 中存档团队会保留团队的内容，包括对话、文件和其他数据，同时将其从活动视图中删除。团队存档后，它将变为只读，这意味着成员仍然可以访问和搜索内容，但无法进行任何更改或添加。

如何使用 Microsoft Teams 管理中心存档团队？

要使用 Microsoft Teams 管理中心存档团队，您可以按照以下步骤操作：

1. 登录 Microsoft Teams 管理中心：使用您的 Teams 管理员凭据登录。

2. 导航到管理团队：在左侧导航窗格中，展开“团队”并单击“管理团队”链接。

   

3. 选择要存档的团队：从活动团队列表中查找要存档的团队。
4. 存档团队：单击团队将其选中，然后单击功能区上的“存档”按钮。

5. 出现提示时，确认操作。

   

归档后，团队将处于只读状态。成员将能够查看内容，但不能编辑内容或添加新内容。如果需要，可以随时取消团队存档。

请注意，您需要具有团队管理员角色才能执行这些操作。

使用 PowerShell 归档 Microsoft Teams

要使用 PowerShell 归档 Microsoft 团队，您通常需要执行以下步骤：

1. 打开 PowerShell：在计算机上以管理员身份启动 PowerShell。
2. 连接到 Microsoft Teams：使用 Connect-MicrosoftTeams cmdlet 建立与 Microsoft Teams 环境的连接。
3. 存档团队：执行 Set-TeamArchivedState cmdlet，其中 -GroupId 参数指定要存档的团队的 ID 和 >-Archived 参数设置为 $true。

这是您可能使用的命令的示例：

#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

#Get the Team to Archive
$Team  = Get-Team -displayname "Sales"

#Archive the Team
Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $true

将 替换为您要存档的团队的实际组 ID。请注意，在执行此脚本之前，您必须拥有 Microsoft Teams 和系统上安装的 Microsoft Teams PowerShell 模块的管理员权限。

如果您想存档多个团队，您可以将它们包装在一个循环中：

#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

$TeamNames = @("Sales", "Operations", "Marketing", "Retail Portal", "Purchase")

#Get all Active Teams
$Teams =  Get-Team -Archived:$false

Foreach($TeamName in $TeamNames)
{ 
    #Get the Team to Archive
    $Team  = $Teams | Where {$_.displayname -eq $TeamName}

    If($Team.GroupId -ne $Null)
    {
        #Archive the Team
        Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $true
        Write-host -f Green "Archived Team:"$TeamName
    }
}

您也可以使用 CSV 文件。

Microsoft Teams 中的存档频道

与存档 Teams 类似，您也可以存档频道。在 Microsoft Teams 中存档频道是一种有用的方法，可以整理团队的工作空间，同时保留重要的对话和文件以供将来参考。当您存档频道时，它会变为只读，这意味着团队成员仍然可以查看频道的内容，但无法进行任何修改或发布新消息。

以下是在 Microsoft Teams 中存档频道的方法：

1. 打开 Microsoft Teams 并导航到包含要存档的频道的团队。
2. 单击要存档的频道旁边的三点菜单（更多选项）。
3. 从下拉菜单中选择“存档频道”。
4. 将出现一个确认对话框，要求您确认频道的存档。单击“存档”继续。
5. 该频道现在将被存档，并将移至团队频道列表底部的“已存档频道”部分。

频道存档不是永久操作；一旦存档，就可以恢复。频道所有者和团队所有者可以对频道进行存档。在存档之前有权访问这些频道的所有团队成员仍然可以访问已存档的频道。他们可以查看频道的内容并搜索特定的消息或文件。

管理存档团队

作为 Microsoft Teams 所有者或管理员，您可以管理存档的团队。

查看所有存档的团队

管理员可以在 Teams 管理中心查看所有存档 Teams 的列表，从而轻松管理和审核存档内容。

要查看所有存档团队的列表：

1. 单击 Microsoft Teams 左侧边栏中的“Teams”图标。
2. 从左上角“团队”的上下文菜单中选择“管理团队”。
3. 展开“已存档”组以查看所有已存档的团队。

若要获取 Microsoft Teams 中的所有存档团队，您可以使用以下 PowerShell cmdlet。

Get-Team -Archived:$true

它将列出团队名称、ID、可见性、描述和邮件昵称。

访问存档团队的内容

存档后，团队的内容仍然可供阅读和参考，但用户无法添加新内容或进行更改。这包括团队中存储的文档、对话和注释。

恢复存档的团队

如果需要，管理员可以将存档的团队恢复到活动状态或永久删除它。如果项目重新激活或需要更多工作，则可能需要恢复团队。

使用 Microsoft Teams 应用程序恢复存档的团队

如果您需要恢复已存档的团队，请从 Microsoft Teams 客户端执行此操作：

1. 从“管理团队”部分的“已存档”选项卡中找到所需的团队。
2. 单击团队名称旁边的三个点。
3. 选择“恢复团队”使团队重新活跃。

从 Microsoft Teams 管理中心取消存档

要使已存档的团队处于活动状态，请按照以下步骤操作

1. 在 Microsoft Teams 管理中心中，选择团队 >> 管理团队。
2. 通过勾选团队名称来选择团队
3. 选择工具栏上的“取消存档”按钮。

使用 PowerShell 恢复存档的团队

要使用 PowerShell 重新激活已存档的团队，请运行以下 cmdlet：

#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

#Get the Team to Archive
$Team  = Get-Team -displayname "Sales"

#Restore Archived Team
Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $False

删除存档的团队

如果您需要永久删除已存档的团队：

1. 从“管理团队”部分的“已存档”选项卡中找到所需的团队。
2. 单击团队名称旁边的三个点。
3. 选择“删除团队”将其永久删除。

归档团队的最佳实践

存档 Microsoft Teams 时，请务必考虑以下最佳实践和注意事项：

• 在对团队进行归档之前与团队成员和利益相关者进行沟通，以确保每个人都了解归档过程及其影响。提供有关成员将来需要时如何访问存档内容的说明。
• 在存档之前查看并导出团队中的任何关键数据或资源，因为存档团队的功能和可访问性有限。
• 就何时以及如何归档团队建立明确的指导方针和政策，并与组织的保留和治理要求保持一致。
• 定期监控和审核已存档的团队，以确保遵守数据保留策略并识别可能需要重新激活或永久删除的任何团队。
• 考虑为归档团队实施命名约定或标记系统，以方便识别和管理。

通过遵循这些最佳实践并利用适当的归档方法，您可以有效管理 Microsoft Teams 的生命周期、优化存储使用并维护整洁的协作环境。

需要考虑的事项

• 权限：只有团队所有者和团队管理员才能归档团队。会员没有这个能力。确保您拥有存档团队所需的权限（即通过 Teams 应用程序或 Teams 管理中心的 Microsoft Teams 管理员进行存档的团队所有者）。
• 访问已存档的团队：可以查看已存档的团队，但无法编辑。如果您需要重新激活团队，您可以随时取消存档。成员仍然可以查看和搜索存档团队内过去的对话、文件和其他数据。但是，我们无法发布任何新帖子、上传文件或更改团队的内容。
• 通知：存档后，成员将不再收到来自团队的通知。成员无法发送消息或@提及已存档团队中的个人。来自已存档团队的通知将不再出现在成员的活动源中。

结论

在 Microsoft Teams 中归档团队是一种宝贵的实践，可为组织的协作环境带来许多好处。通过遵循本文中概述的分步指南和最佳实践，您可以无缝归档团队、保留重要内容并保持工作区的重点和高效，而不会压垮您的活动团队列表。请记住，归档团队不是永久性操作，如果需要，可以恢复已归档的团队。

存档团队是管理和组织协作环境的重要方面，尤其是当团队已完成项目或不再活跃时。我们讨论了 Microsoft Teams 存档的三种主要方法：

1. 使用 Microsoft Teams 应用 - 通过 Microsoft Teams 客户端，您可以轻松归档您作为所有者的 Teams
2. 使用 Microsoft Teams 管理中心 - 导航到 Teams 管理中心，找到所需的团队，然后选择“存档”选项。
3. 使用 PowerShell - 使用 Set-TeamArchivedState cmdlet，您可以通过指定团队的 GroupId 来高效归档团队

如果您需要更详细的指导或有任何其他问题，请随时提问！存档愉快！

经常问的问题：

归档 Microsoft 团队意味着什么？

存档 Microsoft 团队意味着以只读状态保留团队的内容，包括对话、文件和其他数据。该团队已从活动视图中删除，但仍可供成员访问以供参考。

谁可以归档 Microsoft 团队？

团队所有者和 Microsoft Teams 管理员有权存档 Microsoft Team。如果您是团队成员并认为应该存档团队，请联系您的团队所有者或管理员。

为什么我应该归档团队？

项目或协作结束后，应将团队存档以保留工作区的内容。这有助于保持组织卫生、减少混乱并确保可以在需要时访问历史数据。

团队成员仍然可以访问已存档团队中的内容吗？

是的，团队成员仍然可以查看和搜索已存档团队中的内容。但是，他们无法发布新帖子、上传文件或更改现有内容。

团队存档后，文件和对话会发生什么情况？

归档团队后，与该团队关联的所有文件和对话都会被保留，并且团队成员仍然可以访问。内容变为只读，确保无法对存档材料进行任何更改。

我可以取消团队存档吗？

是的，团队所有者和管理员能够取消存档或恢复已存档的团队。取消存档团队将使其再次活跃，从而允许成员恢复团队内的协作和沟通。

存档团队可以保持访问状态多长时间？

存档的团队可以无限期地访问，除非它被团队所有者或管理员永久删除。但是，请务必注意，组织的数据保留策略可能会影响存档团队的寿命。

我可以向存档团队添加新成员吗？

是的！可以向存档团队添加新成员。如果您是团队所有者，您可以添加新成员，以便他们可以查看已存档团队的内容。

来自已存档团队的通知还会显示吗？

不会，团队存档后，成员将不再收到该团队内任何活动的通知。这有助于减少干扰并将注意力集中在活跃的团队上。

我可以在存档团队中搜索内容吗？

是的，存档团队的内容仍然可以搜索。成员可以使用 Microsoft Teams 中的搜索功能来查找存档团队中的特定对话、文件或其他信息。

我可以删除已存档的团队吗？

是的，团队所有者和管理员可以选择永久删除已存档的团队。但是，删除团队时请务必小心，因为此操作不可逆转，并且将导致所有关联内容丢失。

删除团队和存档团队有什么区别？

删除团队会永久删除其所有内容和数据，且无法恢复，而归档团队会以只读模式保留所有数据，以便将来访问。