如何使用SharePoint Online中的“请求文件”功能？

SharePoint 是一个功能强大的协作和文档管理平台，使团队能够存储、组织、共享和访问文件。 SharePoint 中的“请求文件”功能允许您要求其他人将文件上传到您拥有的特定文件夹中。此功能旨在使共享和收集文件更加容易，尤其是在处理多个文件或大文件时。本综合指南将引导您了解在 SharePoint 中请求文件的基础知识，您需要从同事、客户或外部合作伙伴收集文档。

如何在 SharePoint Online 中启用请求文件？

要启用请求文件功能，我们需要确保在 SharePoint Online 租户中启用“任何人”共享设置。此设置允许人们与任何人创建链接并请求外部用户上传文件。此外，文件夹链接的权限必须包括上传访问权限。

1. 登录 SharePoint 管理中心，单击共享 >> 策略 >> 检查外部共享设置是否设置为“任何人”。确保此设置也流向网站集。

   

2. 在“共享”页面上，向下滚动并将文件夹的任何人链接权限设置为“查看、编辑和上传”。

   

请注意，仅 SharePoint 需要“任何人”共享设置，您仍然可以为 OneDrive 设置任何较低级别，例如“新来宾和现有来宾”，并为 OneDrive 启用此功能。此外，文件请求功能仅适用于 Microsoft 365 中的 SharePoint Online 或 OneDrive for work 或 school 帐户。

PowerShell 在 SharePoint Online 中启用“请求文件”

即使将外部共享策略设置为“任何人”并将文件夹的任何人链接权限设置为“查看、编辑和上传”，也没有获得“请求文件”选项？好吧，这是用于在租户和站点级别启用请求文件功能的 PowerShell 脚本。

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Check if "Request Files" is Enabled for SharePoint
Get-SPOTenant | Select CoreRequestFilesLinkEnabled

#Enable Request Files Feature in SharePoint Tenant
Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True

您还可以在站点级别启用或禁用请求文件功能：

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Enable Request Files for the site
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/operations"

#Check if "Request Files" feature is Enabled
Get-SPOSite -Identity $SiteURL | select RequestFilesLinkEnabled

#Activate Request Files
Set-SPOSite -Identity $SiteURL  -RequestFIlesLinkEnabled $True

如何使用SharePoint Online中的请求文件功能？

SharePoint Online 中的请求文件功能允许用户请求外部人员将文件上传到文档库中的特定文件夹。此功能提供了一种简单、安全的方式来从任何人处获取文件。想象一下，您在一家律师事务所工作，您需要收集客户签署的合同和法律文件。您可以使用“请求文件”来简化流程，而不是发送多封电子邮件和提醒。设置请求，将其发送给客户，然后轻松地将所有必要的文件收集到一个安全的位置。

要启动请求文件过程，用户在文档库中选择目标文件夹，然后从菜单中选择“请求文件”选项。然后，SharePoint Online 会生成一个请求文件链接，用户可以与拥有所需文件的个人共享该链接。

以下是使用“请求文件”功能的步骤：

1. 登录到您的 SharePoint 网站，导航到要上传文件的 SharePoint 文件夹。

2. 单击工具栏中的“请求文件”按钮。 （您也可以右键单击该文件夹，然后从菜单中选择“请求文件”。）

   

3. 系统会要求您指定向谁请求文件。您可以在此处输入他们的电子邮件地址。

   

4. 可以添加一条可选消息，以提供有关您请求的文件的进一步说明或信息。单击“发送”发送文件请求。

   

您将收到一条确认消息，表明电子邮件已发送。

作为收件人上传文件

收件人将收到一封电子邮件，其中包含您的请求以及上传文件的链接。他们不需要 Microsoft 帐户来上传文件，也无法看到您文件夹的内容，从而确保隐私和安全。他们只能上传文件。

1. 收件人将收到一封电子邮件，其中包含上传文件的链接。他们只需单击电子邮件中的按钮即可继续。

   

2. 单击链接后，他们将进入一个可以选择文件并上传的页面。

   

3. 他们可以选择要上传的文件。他们还可以提供姓名以进行身份识别。

   

文件将自动以上传文件的人的姓名命名，以便于组织。您向其请求文件的人只能上传文件；他们无法查看文件夹的内容，也无法编辑、删除或下载文件，甚至无法查看还有谁上传了文件。

收件人上传文件后，请求者会收到一封电子邮件，内容为“新文件已上传”。

如何停止与外部用户共享文件夹？

请求文件功能使用文件夹级共享来允许外部用户上传文件。要停止共享文件夹，请按照下列步骤操作：

1. 导航到共享文件夹所在的文档库/父文件夹

2. 右键单击该文件夹并选择“管理访问”。

   

3. 单击右上角的小三个点，然后选择“高级属性”。

   

4. 选择要从文件夹中删除的外部用户 >> 单击“删除用户权限”。

   

如何禁用请求文件功能？

如果您不希望文件请求出现在 SharePoint 网站上，您可以通过运行以下 SharePoint Online 管理 shell 命令来选择退出：

Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $False

将外部共享设置设置为“任何人”以外的任何设置也会禁用 Office 365 租户的请求文件功能。

设置文件请求链接的有效性

默认情况下，SharePoint 中“请求文件”链接的有效期为 30 天。您可以使用以下 cmdlet 对其进行自定义：

Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True -CoreRequestFilesLinkExpirationInDays 7

包起来

对于希望简化文件收集和协作流程的组织来说，SharePoint 中的“请求文件”功能改变了游戏规则。它提供了一种从内部和外部用户收集文件的便捷方法，同时维护 SharePoint 网站内的安全性和控制。因此，继续在您的 SharePoint 环境中探索和实施“请求文件”功能，并亲身体验其好处。

OneDrive for Business 中还提供了“请求文件”功能。参考：如何使用OneDrive for Business的“请求文件”功能？