在 SharePoint Online 中配置外部共享 - Office 365 报告

SharePoint Online 是重要的 Office 365 应用程序之一，它在保护组织文档方面发挥着最重要的作用。作为组织文件和文件夹的集中存储库，SharePoint Online 可以管理和共享组织内部的文档以及远程协作工作。

为了与外部供应商、客户、顾问等进行协作，通常需要在组织外部共享文档和内容。这就是为什么需要更多关注为 SharePoint Online 网站启用和审核外部共享，尤其是在与敏感对象共享文档的情况下。信息。本博客为您提供了以更有效的方式启用 SharePoint Online 外部共享的方法和途径。

注意：您必须是“全局管理员”或“SharePoint 管理员”才能配置这些设置。

在你开始之前

您可以在四个不同级别设置 SharePoint Online 的外部共享权限。

任何人：这是可以为外部共享设置的非限制性权限级别。设置为此权限级别的站点中的文件和文件夹可以与不需要任何登录的任何人共享。这就是为什么这种共享始终被称为匿名共享。

新访客和现有访客：为您的网站设置此权限级别后，文件和文件夹只能与目录中的现有访客和新访客共享。如果您想以更有效的方式审核外部用户文件访问，您可以首选此共享权限。

现有来宾：使用此权限级别仅与组织目录中已有的来宾共享 SharePoint 文档。

仅限您组织中的人员：这是限制最严格的权限级别。它不允许您与外部共享您的网站文档。它只允许在组织内共享。

如何在 SharePoint Online 中配置外部共享？

您可以通过管理中心或 PowerShell 设置 SharePoint 的外部共享配置。此外，您还可以为整个组织或特定网站集启用它。让我们看看这里的所有方法。

方法一：从管理中心配置外部共享

• 配置租户范围的外部共享设置（租户级别）
• 为特定站点启用外部共享（站点级别）

方法 2：使用 PowerShell 配置外部共享

• 配置组织级外部共享设置（租户级）
• 打开网站集的外部共享设置（网站级别）

注意：单个站点权限级别的限制不能低于全局权限级别的限制。

例如：如果外部共享的权限级别在全局级别设置为“新访客和现有访客”，则您无法将单个站点设置为“任何人”权限级别，这会导致比全局配置限制更少。

SharePoint Online 外部共享访问 - 租户级别

要设置站点的共享级别而不考虑任何高级功能，

• 转到 Microsoft 365 管理中心并使用您的全局管理员帐户登录。

• 在左窗格中的“设置”>“组织设置”下，单击“SharePoint”。

  

• 选择您要设置的外部共享权限类型，然后单击“保存”。

  

高级外部共享选项

• 要启用具有许多高级功能的外部共享设置，请登录 SharePoint 管理中心或点击上图底部的“转到 SharePoint 管理中心”，然后执行以下操作。
• 在左窗格中的策略 > 共享下。

• 您可以通过滑动并将其放置到您需要的外部共享权限类型来调整指示器。
  

  

更多外部共享设置

请参阅上图底部找到“更多外部共享设置”。展开设置将显示以下功能。

1.按域限制外部共享：

此选项允许您设置想要/不需要与哪些域共享您的 SharePoint 网站。您可以在允许和阻止列表中添加域以进行外部共享。

注意： 当用户使用“任何人”链接共享文件和文件夹时，上述限制将不适用。

2.仅允许特定安全组中的用户对外共享：

通过启用此功能，您可以将外部共享权限限制为特定安全组的用户。 （即，除指定人员外，任何人都不能向外部共享）。您还可以设置安全组以与任何人或经过身份验证的访客共享站点。

3.访客必须使用发送共享邀请的同一帐户登录：

如果您希望外部用户使用邀请已发送到的同一帐户登录，请启用此选项。如果您不启用此功能，受邀用户可以使用任何首选帐户访问邀请。但不用担心，因为在这两种情况下，邀请都会在兑换一次后过期。

4.允许客人分享他们不拥有的物品：

启用此选项取决于站点上文档的类型。因为此选项允许访客用户共享站点中的内容（他们不拥有）以进行外部共享。

5.使用验证码的人必须在这么多天后重新进行身份验证：

启用此功能并设置天数，如果网站已与新的和现有的来宾用户链接共享，则在该天数之后用户必须重新进行身份验证。

默认链接共享类型

转到 SharePoint 管理中心共享页面中的“文件和文件夹”部分。选择当用户共享文件和文件夹时默认情况下应如何共享链接。此默认共享选择并不意味着应该仅以该类型共享链接。他们还可以在共享时更改共享类型。

下图显示了共享期间默认共享设置的工作原理。将自动选择默认设置，但您可以在此处更改您的首选项。

匿名链接的外部共享配置

使用这些功能可以更安全地通过匿名链接共享文件和文件夹。 （仅适用于任何人链接）

您可以设置链接的有效天数，以便链接在此之后过期。而且，您还可以选择以[查看/查看和编辑]模式共享文件，以及以[查看/查看、编辑和编辑]模式共享文件夹。上传]模式

其他共享设置

这些设置不是用于设置外部共享策略的直接配置。但这些功能将为网站所有者管理和共享文件和文件夹提供额外的支持。

SharePoint Online 外部共享访问 - 站点级别

要单独为每个站点启用外部共享设置，

• 转到 SharePoint 管理中心并使用您的全局管理员帐户（或）SharePoint 管理员帐户登录。
• 在左侧窗格中的网站下，选择“活跃网站”。
• 选择一个站点，然后单击上方出现的“共享”图标。
• 单击后，您可以找到设置页面，您可以在其中查看所有外部共享功能。

• 这些功能与我们在博客上面的“更多外部共享设置”中讨论的功能类似。您可以参考一下。

  

使用 PowerShell 启用外部共享 - 租户级别：

使用以下 cmdlet 通过 PowerShell 为您的 SPO 启用租户级外部共享。

使用下面给出的 cmdlet 将 SharePoint 在线连接到 PowerShell。

Connect-SPOService -url https://<HostName>-admin.sharepoint.com/

使用下面给出的 cmdlet 设置租户的共享级别。

Set-SPOTenant -SharingCapability <PermissionLevel>

您可以根据组织的需要选择以下任一权限级别。

• ExternalUserAndGuestSharing - 将权限级别设置为“任何人”
• ExternalUserSharingOnly - 设置新访客和现有访客的权限级别
• ExistingExternalUserSharingOnly - 将权限级别设置为现有访客
• 已禁用 - 将权限级别设置为仅限组织中的人员

注意：要使用Connect -SPOService，必须安装 SPO PowerShell 模块。您可以使用 PowerShell 脚本安装和连接 SharePoint Online PowerShell，或尝试手动安装。

使用 PowerShell 启用外部共享 - 站点级别：

您可以使用以下 cmdlet 通过 PowerShell 为 SPO 站点启用站点级外部共享。

Set-SPOSite -Identity <Site url> -SharingCapability <PermissionLevel>

到目前为止，我们已经了解了如何以不同的方式和其他共享设置在 SharePoint Online 中启用外部共享。对于保护组织数据而言，不仅配置而且审核外部共享也变得至关重要。

使用 AdminDroid 高效审核外部共享配置

AdminDroid 提供了有关 SharePoint Online 中共享的清晰指标，这有助于深入调查每个外部共享并提供足够的详细信息。让我们看看下面给出的报告列表，用于审核外部共享以及外部用户对来自 AdminDroid SharePoint Online 审核工具。

• 共享给外部用户的文件
• 外部用户的文件/文件夹访问
• 外部用户共享的文件
• 共享给外部用户的站点邀请
• 访问请求批准
• 匿名链接创建
• 匿名链接修改
• 匿名链接访问
• 匿名用户活动

定期监控这些活动将改善您的资源管理并防止敏感数据泄露。除此之外，还可以使用 AdminDroid 增强您的 SharePoint Online 管理以保护您的敏感数据并尽快发现可疑活动。

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这还不是结束！以上几点是AdminDroid的几个亮点。立即探索 AdminDroid Office 365 记者并分析它为解决管理员问题而提供的每一项功能。

我们希望此博客能让您更清楚地了解如何为 SharePoint 网站设置外部共享权限并对其进行有效管理。在评论部分发表您的疑问。我们很乐意帮助你。