使用 PowerShell 导出 Office 365 邮箱保留报告

接受调查和合规监管流程的组织会保留与正在进行或即将进行的法律诉讼相关的邮箱内容（例如电子邮件、日历或便笺）。用户可以对一个邮箱进行多次保留，并且无法删除处于保留状态的邮箱。确定保留类型是执行任何邮箱保留操作的主要活动。

授权管理员负责对保留邮箱进行端到端管理。使用特定的自动化方法来分析邮箱保留进程的状态可以为管理员提供很大支持。

为什么管理员需要确定 Exchange Online 邮箱的保留类型？

广泛使用的邮箱保留方法有诉讼保留、就地保留和保留保留。出于各种原因，管理员需要通过复杂的工作来监控这些保留的状态。下面列出了一些。

1. 为了降低许可成本 - 您可以取消对未使用的非活动邮箱的保留。
2. 为了减少存储空间 - 管理员计划修改保留时间并删除处于保留状态的高存储消耗邮箱。
3. 确保永久保留与法律程序相关的邮箱内容。
4. 在识别多个保留时，管理员可以建议最佳保留技术，并根据需要更新保留设置。
5. 有了邮箱保留持续时间数据（开始和结束日期），管理员可以轻松维护基于时间的邮箱保留。

在 Exchange Online 中查看邮箱保留状态

获得许可的管理员（例如 Global、Exchange、Compliance 等）可以查看邮箱保留的状态。此外，您应该具有特定的管理角色来访问邮箱保留（例如，全局、法律、发现、邮箱搜索）。确保您拥有保留邮箱所需的权限。

使用 UI：您可以在 Exchange Online 管理中心 (EAC) 中查看保留的邮箱。按照下面的导航操作。

• 查找所有诉讼保留：在 EAC 中，转到“收件人”并点击“邮箱”。点击“选择列”并选择“启用诉讼保留”。您可以看到保留状态。这里的主要用户抱怨是，您无法在 EAC 中的任何位置找到状态和保存详细信息作为汇总报告。
• 查看所有就地保留：在 EAC 中查看和管理就地保留在新的合规性电子数据展示功能推出后已过时。
• 查找保留保留：在 EAC 中，无法查看保留保留下的邮箱。

使用 PowerShell：您可以使用 PowerShell cmdlet Get-Mailbox查看邮箱上的保留。然而，尽管使用具有多个过滤条件的 PowerShell，您仍无法清楚地了解邮箱保留（例如，GUID 不会直接公开就地保留的类型）。

为了克服 UI 和 PowerShell 的所有不可能和限制，我们设计了一体化脚本“MailboxHoldReport.ps1”。 我们现在可以详细讨论脚本的功能。

脚本亮点：

• 生成4个不同的邮箱保存报告。
• 当您的计算机上没有 Exchange Online 模块时，会在您确认后自动安装 Exchange Online 模块。
• 显示邮箱列表，其中包含每个邮箱的所有活动保留信息。
• 显示启用了诉讼保留的邮箱以及保留持续时间和其他详细信息。
• 显示就地保留已应用的邮箱。
• 列出保留保留的邮箱及其保留策略。
• 支持MFA和非MFA帐户。
• 以 CSV 格式导出报告。
• 调度程序友好。您可以通过将凭据作为参数传递来自动生成报告。

下载脚本：MailboxHoldReport.ps1

邮箱保留报告 - 脚本执行概述

管理员可以使用报告数据快速识别组织中保留的邮箱。此外，每个报告中的详细属性有助于跟踪现有保留策略并重建邮箱保留设置。我们在下面概述了提供输入和生成报告的步骤。

通过简单的执行格式，您可以获得下面提到的 4 个不同邮箱保存的报告。

• 关于处于保留状态的邮箱的报告
• 诉讼保留报告
• 就地持有报告
• 保留保留报告

我们在下面概述了提供输入和生成报告的步骤。

列出所有处于保留状态的 Office 365 邮箱：

您可以对单个邮箱设置不同类型的保留，以满足合规性法规、法律和调查程序的要求。管理员发现关联每个邮箱上保留的邮箱列表以及收集每个保留类型的独特属性很困难。您可以参考活跃的保留报告并快速获取所有邮箱保留信息。

.\MailboxHoldReport.ps1

通过简单的执行格式和邮箱保存详细信息，您还可以查看存档邮箱状态和“ComplianceTagHoldApplied”状态。

示例输出：

Office 365 中的诉讼保留报告：

管理员负责邮箱存储管理、恢复已删除的项目以及保留用户删除的内容。使用我们的脚本，您可以确定诉讼保留的状态和所有重要细节。您可以使用该报告分析诉讼保留财产并修改诉讼保留政策以符合组织的需求。

.\MailboxHoldReport.ps1 -LitigationHoldsOnly

使用开关参数‘LitigationHoldsOnly’获取所有处于诉讼保留状态的邮箱。您将获得包含所有诉讼持有特定属性的报告，例如“LitigationHoldOwner”、“LitigationHoldDuration”和“LitigationHoldDate”。

示例输出：

列出就地保留启用的邮箱：

当邮箱受到各种法律调查时，管理员会将邮箱置于多个就地保留中。使用我们的就地保留报告，管理员可以识别没有保留的邮箱并适当地启用保留。此外，管理员还可以使用该报告来确保电子邮件内容以不可变的方式保留，不受自动删除机制（例如 MRM）和用户删除干扰。

.\MailboxHoldReport.ps1 -InPlaceHoldsOnly

使用开关参数 ‘InPlaceHoldsOnly’ 获取具有就地保留的邮箱。如果您有多个就地保留，您将在报告中获得准确的计数和就地保留类型，例如“特定位置保留策略、就地、电子数据展示案例”，如图所示。

示例输出：

获取包含保留保留报告的 Office 365 邮箱：

可以将保留保留配置为保留属于 Exchange Online、Microsoft 365 组和团队的邮箱项目。管理员可以通过启用保留保留来暂停邮箱的托管助理的 MRM 进程。保留保留报告有助于识别具有保留保留的邮箱、保留策略以及每个邮箱的保留结束日期。

.\MailboxHoldReport.ps1 -RetentionHoldsOnly

使用开关参数‘RetentionHoldsOnly’获取已启用保留保留的邮箱的列表。报告中的“保留策略标签”提供了保留的摘要描述，“保留保留的开始日期”和“保留保留的结束日期” 显示保留保留的持续时间。

示例输出：

安排 Office 365 邮箱保留报告：

由于大多数邮箱保留都是永久性的，因此您可以安排 PowerShell 脚本来详细监控邮箱保留状态。要安排执行，您可以使用 MFA 和非 MFA 帐户。

要使用非 MFA 管理员帐户，请尝试以下格式。

.\MailboxHoldReport.ps1 -UserName [email protected] -Password (password) -LitigationHoldsOnly

如果管理员帐户具有 MFA，则他们无法直接使用它进行调度。相反，您必须根据条件访问策略禁用 MFA 才能使其正常工作。

邮箱保留报告 - 更多跟踪原因：

其他管理组的管理员也可以更有效地使用此报告来维护邮箱。下面列出了其他用途。

• 更改非活动邮箱的保留持续时间。
• 当不需要保留时，删除非活动邮箱。
• 为保留的邮箱启用存档邮箱。
• 确定保留的结束日期并更新保留持续时间。
• 识别合规标签保留状态以了解保留标签的性能。

使用 AdminDroid 完善本机 Office 365 报告

通过 EAC 和 PowerShell 监控邮箱持有情况可能会带来一些挑战，其中一些缺点是耗时、容易出错、缺乏自动化，并且对组织合规性状态的可见性有限。

要克服与监控邮箱保留相关的挑战，请考虑使用 AdminDroid Microsoft 365 报告器，它通过克服本机 Office 365 报告的限制来提供详细的邮箱保留报告，并有助于简化合规性管理流程。

AdminDroid Exchange Online 报告工具超越了基础功能，提供关于诉讼保留、保留保留和就地保留的清晰邮箱报告，以及保留持续时间、所有者、保留日期等的更精细视图此外，您甚至可以深入了解特定的 Exchange Online 邮箱详细信息，例如保留期的开始和结束日期、邮箱类型、部门等。

总体而言，无论您是小型企业还是大型企业，AdminDroid Microsoft 365 报告工具都可以帮助您更高效地管理 Exchange Online 环境。它提供的不仅仅是基本邮箱报告，还提供了对邮箱保留策略和邮箱活动的清晰见解，并有助于确保遵守法律要求。

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我们希望此博客对获取邮箱保留状态有所帮助。如果您还有不清楚的地方，请留言，我们会解答您的问题。