在 SharePoint Online 中使用“签出”启用独立编辑

想象一下，如果您正在编辑文件而没有其他人打扰，那会是什么样子。您正在自己的世界中雕刻文档，无需任何干预，对吗？如果我说这在现实中是可能的，你会作何反应？是的，SharePoint Online 中的“签出”允许您在不中断的情况下编辑文件。通过从文档库中检出文件，您可以确定更改的优先级并限制其他人编辑该文件。

让我们深入研究此博客，了解 SharePoint Online 中的“签出”如何帮助我们避免文件编辑冲突！

如何查看 Microsoft 365 SharePoint Online 中的文件？

Microsoft SharePoint Online 中的“签出”功能会创建一个虚拟围栏，一次只允许一个人编辑文件。

签出 SharePoint 文档库中的文件只是通过限制其他人对其进行编辑来保留该文件供您自己进行更改。它允许个人在独立环境中进行所需的更改。此外，您还可以一次检出 SharePoint 文档库中任意数量的文件。

按照以下步骤从 SharePoint 站点检出文件。

• 首先，打开 Microsoft 365 SharePoint Online 并选择要签出的文件所在的网站。
• 现在，打开文档库并选择所需文件旁边的省略号(…)。
• 点击底部的更多选项。最后，点击下面的“签出”选项签出文件。

现在该文件已被检出，您可以看到相应的文件在下面被标记，以表示该文件不能被网站的其他成员编辑。

重要提示：签出文件将持续 24 小时。此期限结束后，结账将自动作废。

管理在离线模式下编辑文件

检出文件后，您还可以下载该文件并在离线模式下进行编辑。编辑完成后，您可以使用上传选项在相应的网站库中将旧文件替换为新编辑的文件。请务必检查在替换文件之前不应删除该文件，并记住两个文件必须具有相同的名称。

当有人覆盖签出的文件时会发生什么？

该网站的任何成员都可以更改 SharePoint 文档库中的文件。当网站上的某人覆盖您已签出的文件时，他们将受到限制并被允许以只读模式访问该文件。

当用户尝试打开已签出的文件时，系统会收到如下通知。

而这种只读模式减少了成员之间编辑时的冲突，帮助个人不受干扰地继续进行修改。

注意：将鼠标悬停在小签出图标上即可了解谁签出了该文件。您只需在 SharePoint 文档库中添加默认列“签出者”即可。

签入文档以向其他人提供 SharePoint 网站上的访问权限

完成编辑后，请务必检查并保存您的文件。否则，更新将不再在文件中可用。然后，启用签入选项并允许其他人在文件中进行更改。

要签入文件，请单击省略号 (...)，然后在“更多选项”下单击签入。

单击签入选项后，系统将提示您填写一个对话框，您可以在其中输入对签出文件中更改内容的简短描述。这些评论将帮助其他人轻松识别您的更改。

专业提示：您可以使用省略号中的提醒我选项(...) 作为提醒。是的，只要其他网站成员访问 SharePoint 文件，它就会通知您。您还可以指定接收这些通知的频率。

此外，每当对文件进行编辑时，都会创建相应文件的新版本。这些版本可帮助您在签出/签入文件时监控文件中所做的更改。

使用版本控制设置跟踪对文件所做的更改

最初，启用版本控制将帮助您跟踪和恢复已修改的文件。除此之外，它还有助于检索文档的早期版本。

让我们看看如何在 Microsoft SharePoint Online 中配置文件的版本控制，

Microsoft SharePoint Online → 相应的 SPO 网站 → 设置→ L库设置 → 更多库设置 → 版本控制设置。

选择版本控制设置后，您可以根据您在 SharePoint 网站中的需要配置以下选项。

1. 需要内容批准。
2. 每次编辑文件时创建一个版本。
3. 限制版本数量。
4. 指定谁可以查看草稿项目。
5. 编辑前检查文件。

在 SharePoint Online 中禁用结帐

网站管理员和网站所有者有权决定 SharePoint 文档库的签出设置。他们可以永久启用或禁用网站成员的签出选项。

要禁用签出，请在上图所示的版本控制设置中将需要签出选项设置为“否”。这将允许用户编辑文件而无需签出它。

此外，要永久启用结账，请为此选项设置“是”。因此，用户如果不从文档库中检出文件，将无法编辑该文件。

查看、恢复和删除版本历史记录中的版本

版本历史记录为您提供所有更改的记录，包括修改它的用户的指示。您可以按照以下步骤查看该文件的先前版本。

Microsoft SharePoint Online →各自的 SPO 网站 → 文档库→ 相应文件→省略号（…）→ 版本历史记录。

现在，您可以查看带有编辑日期和时间的文件版本。当您单击日期和时间旁边的向下箭头时，您将看到三个选项。

• 查看 - 您可以查看所选文件的不同版本。

• 恢复 - 恢复版本以将其视为最新版本。

• 删除 - 不需要时删除版本。

您可以根据自己的要求使用上述三个选项中的任何一个。

放弃 SharePoint Online 中的签出选项

此外，如果您签出文件并忘记重新签入，它将继续限制其他用户对其进行编辑。但是，它允许他们以只读模式访问该文件。

网站管理员和网站所有者可以使用放弃签出选项覆盖签出，以使文件可供需要立即更改文件的其他用户使用。

他们可以放弃签出，方法是导航到文件旁边的省略号(...)，然后在“更多选项”下单击放弃签出。

单击放弃签出选项后，您将看到一个警告对话框以确认您的决定。因此，如果您确定放弃结帐，可以点击“是”。

要记住的一点：

被网站管理员或网站所有者授予“完全控制”权限的网站成员可以取得 SharePoint 文档库中签出文件的所有权。

他们可以通过导航到下面的路径来完成此操作。

Microsoft SharePoint Online → 相应的 SPO 网站 → 设置→ L 图书馆设置 → 更多图书馆设置 → '管理未签入版本的文件' →各个文件 →取得选择的所有权。

他们可以签入所有尚未签入文档库的文件。但是，他们必须确保签出者在签入之前已对文件进行了任何更改。

使用 AdminDroid 获取详细的 SharePoint Online 签出文件报告

由于监视签出文件至关重要，您可能会急于在本机 Microsoft 365 报告工具中检索其统计信息和报告。但是，您只能在本机报告工具中获得“签出文件”的概述。它缺乏详细的指标，例如文件何时签出或签入、执行用户的深入统计等。

您是否认为没有办法获得有关结账文件的明确信息？其实并不是。为了克服这个缺点，AdminDroid 来救援！它提供有关签出文件的宝贵信息，例如每小时/每天签出文件的计数、执行签出的用户 、检查文件状态等等。等等。

除此之外，您还可以使用 AdminDroid 审核 SharePoint 文件活动、文件修改、签入文件、文件版本控制等。

以下是 AdminDroid 提供的 SharePoint 文件活动报告列表。

1. 文件签出报告 - 所有签出文件的列表以及执行签出的相应用户。
2. 文件签入报告 - 显示所有签入的文件以及相应的站点 URL、签入时间等。
3. 废弃文件签出报告 - SharePoint 中所有禁用签出文件的列表，以及已废弃签出的用户身份、签出废弃时间等。

文件版本管理报告：

1. 版本已删除的 SharePoint 文件
2. 次要版本已删除的 SharePoint 文件
3. 所有版本均已删除 SharePoint 文件

除此之外，您还可以获得有关 SharePoint 文件夹/页面活动、网站权限等的报告，以进行有效的 SharePoint Online 审核。

此外，AdminDroid 的 SharePoint Online 报告器允许您通过提供对 SharePoint 文件的日常用户访问、用户外部文件共享的摘要、活动文件计数等的洞察来管理文件活动，这为更好的 SharePoint Online 管理铺平了道路。

此外，AdminDroid 通过提供迷人的 SharePoint Online 仪表板，可以轻松分析 SharePoint 网站集、网站、列表和文档库。

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那么，你为什么还在等待？下载 AdminDroid，轻松管理 SharePoint Online 中的签出文件。

让我们尝试一下！

总之，使用本博客中给出的步骤配置检出和管理无冲突编辑。请按照上述步骤操作，并确定您的更改的优先顺序，避免其他人进行编辑。此外，使用版本控制设置来存储和跟踪文档的先前版本，并在 SharePoint Online 上管理签出和签入。

我希望此博客能为您提供有关如何在 Microsoft 365 SharePoint Online 中配置和管理签出的足够信息。如需进一步的建议和疑问，请随时在评论部分与我们联系。