Microsoft Syntex：Microsoft 365 中人工智能驱动的 SharePoint 内容服务

人工智能由于其自动化和简化人类活动过程而一直是一个令人着迷的话题。毫无疑问，它的进步是技术和创新发展的动力。现在，列表中的下一个，SharePoint Online 附带了一项名为 'Microsoft Syntex，用于增强 Office 365 中的内容管理。

Microsoft Syntex 基本上结合了 AI 和机器学习服务，用于对 SharePoint 库中的内容进行高级优化。首先，它通过人工智能驱动的流程将任何信息转化为丰富的知识。

事不宜迟，让我们在这篇博客中详细深入了解 Microsoft Syntex 及其先进的 AI 功能。

什么是 Microsoft Syntex？

Microsoft Syntex 在管理和优化 SharePoint 文档库内容方面发挥着重要作用。它自动分析、分类，然后将 SharePoint 库中的文档中的各种类型的数据转换为知识

Microsoft Syntex 使用内容 AI 和智能文档处理来理解、处理和满足内容的合规性标准。

例如，您始终需要提交组织的账单并处理该数据以进行进一步调查。处理你单位的每张账单的海量数据不累吗？幸运的是，Microsoft Syntex 可以帮助您完成这项永无止境的任务。

它完全负责您的手动工作，例如通过人工智能和机器学习算法检查、搜索和提取详细信息，包括产品名称、商家名称、地址以及帐单中的支出金额。

Microsoft SharePoint Syntex 的独特功能

1. 内容智能 - 使用人工智能通过零代码模型理解和标记结构化和非结构化内容。
2. 内容服务 - 自动标记敏感度和保留标签可确保安全性和合规性。
3. 内容发现 - 现在，通过 AI 内容发现，许多用户可以灵活地进行注释、编辑和 PDF 管理。
4. 提高效率并降低风险 - 标记、标记和组织内容的自动化过程同时减少了人力和错误。
5. 优化流程和工作流程——最终利用人工智能功能处理整个组织的内容并增强工作流程。
6. 简化搜索和协作 - 使用自然语言和基于表单的搜索节省您的精力和时间，从而有效协作。

Microsoft SharePoint Syntex 的许可和定价

Microsoft 提供两种类型的 SharePoint Syntex 服务许可证，如下所列。从中，您可以选择最适合您的组织的模型。

• SharePoint Syntex 每用户许可
• Microsoft Syntex 即用即付

SharePoint Syntex 每用户许可：

没有 Syntex 许可证的用户无法访问 Microsoft Syntex。此外，如果您已删除所有“Syntex 每用户许可证”或“您的 Syntex 试用版已过期”，那么您的用户将无法访问用于创建、发布和运行所需模型的资源。

需要 Syntex 每用户许可证的任务：

仅当用户拥有 Syntex 每用户许可证时，用户才能执行以下任务。

1. 许可用户可以将非结构化文档处理和自定义模型应用于库，创建结构化或自由格式文档处理，并运行按需非结构化文档处理。未经许可的用户有权访问内容中心并创建模型，但无法将其应用到库中。
2. 他们可以使用内容组装创建现代模板、使用内容查询来搜索元数据、访问注释、构建文档库规则，并利用高级分类服务（例如基于 SKOS 的术语集导入）、推动企业发展中心的内容类型和术语库报告。

每用户许可计划

组织应该订阅 Syntex，并且应将许可证分配给每个包含该内容的用户。

• 森泰克斯
• Syntex -SPO型
• Syntex 通用数据服务

对于非结构化或自由格式的文档处理模型，还需要人工智能构建者积分。

Microsoft Syntex 即用即付：

无需任何许可承诺和预先购买，您就可以使用 Microsoft Syntex 即用即付模式。但是，此模型需要 Syntex 和Azure 资源组同一租户中的Azure 订阅。

重要提示：如果您使用的是 Microsoft Syntex 每用户，则无法注册即用即付模式许可。

如何为 Microsoft Syntex 设置 Syntex？

确保为设置 Microsoft Syntex 配置足够的许可和定价选项。

所需权限：全局管理员和 SharePoint 管理员

1. 导航到以下路径以在您的组织中设置 Microsoft Syntex。

Microsoft 365 管理 中心 ? 设置 ? 文件和内容 ? 将 AI 与 Microsoft Syntex 结合使用 ? 设置 Microsoft Syntex

• 之后，您可以允许用户使用 AI Builder 创建和训练模型，并在配置 AI Builder 模型创建页面上的 SharePoint 文档中实现它们。

• 启用的 SharePoint 文档库将显示以下菜单，以选择哪些 SharePoint 站点应具有创建结构化和自由格式文档处理模型的选项。

  • 所有 SharePoint 网站 - 此选项使 Office 365 中的所有 SharePoint 库完全可以访问指定的模型。
• 选定 SharePoint 网站中的库 - 它将仅适用于选定的 SharePoint 网站，并且可选择的最大网站数量为 50 个。

• 无 SharePoint 库 - 启用此选项后，没有 SharePoint 库可以创建这些模型。但可以禁用此选项并切换到其他现有选项。

  注意：添加站点后然后删除它们不会影响现有模型。此外，非结构化文档处理模型可以应用于该库而不会产生任何影响。

默认资源中心创建

• 现在，单击下一步，然后在创建内容中心页面上创建一个SharePoint 内容中心网站来构建和处理非结构化文档处理模型。
• 为您的内容中心站点命名，站点地址的 URL 将根据您建议的名称显示。选择编辑进行更改，否则，选择下一步。
• 在“查看并完成”页面中查看所选设置，然后选择激活以应用设置。

使用完成按钮确认，很快您将返回到“将内容 AI 与 Microsoft Syntex 结合使用”页面，您可以在其中更改和管理 Syntex 配置设置。

在 Microsoft Syntex 中创建资源中心

内容中心是模型创建界面，您可以在其中创建和管理企业模型。默认内容中心是在设置过程中创建的。但您可能需要为各个部门提供额外的内容中心，管理员可以在 SharePoint 管理中心中创建这些内容中心。

1. 首先，导航到以下路径创建内容中心。

SharePoint 管理中心 ? 活动网站 ? 创建 ? 其他选项 ? 选择模板 ? 内容中心

1. 为新创建的网站提供网站名称、主要管理员和语言。

1. 单击完成以在“活动站点”中查看该站点。

注意：默认语言一旦创建就无法编辑。此外，内容中心站点以指定语言呈现，但只能为英语文件创建当前模型。

Microsoft Syntex 的主要功能和元素

现在，让我们看看Microsoft Syntex的各种功能以及它对SharePoint库文档的有效改变。

Microsoft Syntex 中的模型类型概述

Microsoft Syntex 使用模型来理解、检测和分类 SharePoint 文档，以根据文件类型、数据类型等从文件中检索所需信息。它根据特定需求使用自定义模型和预构建模型。

自定义模型

您为了解示例文档中的文件而构建的模型称为自定义模型。定制模型有以下类型。

1. 非结构化文档处理 - 该模型主要使用分类器和提取器自动对文件进行分类并从非结构化文档中提取信息。
2. 自由格式文档处理 - 这些模型是使用 Microsoft Power Apps AI Builder 文档处理创建的，用于对邮件、传真等自由格式文档的数据进行分类和提取。
3. 结构化文档处理 - 使用结构化文档处理模型从结构化文档或半结构化文档（例如表单和发票）中检查和获取字段和表值。

预建模型

Microsoft Syntex 不是从头开始，而是提供了用于自动执行提取过程的预构建模型，这些模型经过预先训练以识别并提取文件中的关键数据。

1. 合同处理模型 - 该模型扫描合同文档并提取客户名称、合同期限和续订时间等详细信息。
2. 发票处理模型 - 主要检查并检索销售发票中的关键信息，例如客户名称、帐单地址、到期日等。
3. 收据处理模型 - 在这里，它检查打印和手写的收据，并提取关键收据信息，如商户名称、电话号码、交易日期、税费等。

SharePoint Syntex 内容组装

使用现有文档创建现代模板，然后使用创建的模板在内容组装中自动生成常规官方文档。使用手动条目、SharePoint 列表或分类法作为此自动生成的信息源。

访问 Microsoft Syntex 的内容程序集需要 Syntex 每用户许可证和管理 SharePoint 列表的权限。

内容组装的用途

• 快速、一致地生成标准文档，如合同、服务协议、同意书和工作说明书，并与内容组装保持一致。
• 此外，它还可以使用这些模板生成无错误的文档。因此，您可以开始创建现代模板来释放 Office 环境中内容组装的潜力。

内容组装的局限性

• 在此功能下，您只能从 .docx/.doc 扩展名类型的 Microsoft Word 文档创建模板。
• Word 文档不应包含内容控件、注释或在创建模板时启用跟踪更改。

使用 SharePoint Syntex 理解和处理内容

Microsoft SharePoint Syntex 允许您创建简单的基于条件的规则来处理数据并构建 SharePoint Online 的内容体系结构。您可以使用它们来通知何时根据元数据创建、移动或复制新文件，以及何时更改文件中的元数据。

使用 Syntex 内容查询来发现内容

• 识别特定的信息（例如文档修改时间、与文件关联的人员以及特定文件类型）会让用户感到焦虑和沮丧。为了消除这个麻烦，内容查询帮助我们创建搜索查询，您可以在其中扫描并根据特定元数据进行搜索。
• 主要是，内容查询允许您根据特定的元数据进行搜索。它不是仅使用文档中的关键字进行检查，而是使用元数据值使搜索查询更快。现在，在 SharePoint 文档库中使用 Syntex 内容查询创建并搜索放大视图。

使用 Syntex Annotations 进行评论和协作

在 SharePoint 文档库中为您的内容添加注释和评论，以便使用注释进行回忆或与其他人协作。

• 此功能可容纳钢笔、多色荧光笔和橡皮等工具进行修改，同时安全地保护原始文件记录。
• 该功能仅适用于 .pdf、.tiff、.epub 和 .ai 文档类型。另外，请记住，该功能仅适用于 Syntex 许可用户。
• 最重要的是，您可以选择注释图标来隐藏和显示其他用户的注释。

SharePoint 分类

分类法是单词的分类系统，单词根据层次结构进行分组和排列。组织使用 SharePoint 分类法的目的是创建帐户分类表、组织结构图和职位分类、产品目录等图表。

主要功能是基于 SKOS 的术语集导入、将企业内容类型推送到中心站点以及术语库报告。为了启用术语库功能，管理员需要额外的 Microsoft Syntex 许可证。另外，请注意，您可以在文档理解模型中创建提取器时利用术语库中的全局术语集。

Microsoft Syntex 的优点

据我们观察，从数据处理到用户工作效率，Microsoft Syntex 对所有 SharePoint Online 用户都非常有益。下面列出了 Microsoft Syntex 的一些优点。

• 提高用户的工作效率 - 首先，基于内容的流程自动化对于日常生活中拥有大量重复流程的组织来说是一个巨大的突破。
• 将原始数据转换为重要知识 - Microsoft SharePoint Syntex 使 SharePoint 数据的排序、分析和转换过程机械化为有意义的信息，以便在组织中做出重大业务决策。
• 可查找性和内容合规性 - 主要是 Microsoft Syntex 通过使内容更易于理解来提高搜索准确性并管理 Microsoft 365 的合规性问题。

如果不能更好地理解内容，就无法实现合规性和治理。因此，Syntex 使用保留标签和敏感度标签进行合规性管理。

• 多种问题的一个解决方案 - Microsoft SharePoint Syntex 在各种场景和用例中都非常方便，例如跟踪发票信息、跟踪合同信息、从以前无法访问的文档中捕获信息等。
• 安全是最重要的 - SharePoint Online 中的外部共享配置会对内容安全造成威胁。但现在，无需担心，因为您可以使用人工智能驱动的安全 Syntex 安全地管理和共享您的内容。

在内容服务中使用 Microsoft Syntex 的实时情况

让我们深入研究一下 Microsoft Syntex 在本节中发挥重要作用的一些现实情况。

1. 使用 Syntex 发现内容详细信息
   我们知道，管理法律内容、专利申请和知识产权文件对于法律团队来说绝对不是一件容易的事。现在我们可以使用 Microsoft Syntex 进行集中管理，通过文档处理模型和内容查询来简化流程，以提取元数据和信息。
2. Microsoft Syntex 站点模板解决方案
   Syntex 的预构建、可立即部署且可自定义的 SharePoint 网站模板可帮助组织最终管理和处理业务文档。例如，您的组织可以使用“应付帐款”网站模板处理、处理和跟踪业务采购订单和发票。
3. 批量文档生成
   假设您需要与不同方生成多个合同续订，现在可以轻松地同时生成它们，并使用 Syntex 内容组装和 Power Automate 节省时间。
4. 使用 Microsoft Syntex 生成常规文档
   在大多数情况下，用户手动检查并输入数据以生成日常维护报告。定期重复将手动数据转换为数字数据是一个累人的过程。因此，内容组装和 Power Automate 有助于在从 Microsoft Forms 接收手动输入后生成标准文档。
5. 使用 Syntex Content Assembly 进行文档处理
   Syntex 减轻了保险表格、租赁协议和商业合同等文件处理的负担。大多数保险公司都会收到纸质登记表，手动处理它们，然后将其转换为数字数据以供审核。但 Microsoft Syntex 使用人工智能驱动的流程提取每一条信息，包括复选框和手写详细信息，从而消除了人为错误。

利用 Microsoft Syntex 最大限度地提高内容效率

利用我们全面且详细的指南在您的组织中设置 Microsoft Syntex。

• 无需手动处理成堆的记录，只需创建模板来自动处理它们。
• 此外，通过在 Office 365 中实施它，可以最大限度地减少人为错误并提高准确性。
• 因此，最好不要让内容管理任务给自己带来负担，而是部署 Microsoft Syntex 以通过 AI 和机器学习服务实现自动化。

“通过 Microsoft Syntex 获取内容 AI，并在 SharePoint Online 中领先于内容管理！”

最后，我们希望这篇博客能让您深入了解 Microsoft Syntex 及其功能。因此，开始设置 Microsoft SharePoint Syntex 并对其进行分析，以在您的组织中体验端到端智能文档处理。探索 Syntex 后，请在评论部分分享您的经验和想法。