如何管理OneDrive和SharePoint中的共享文件和文件夹？

在当今的数字时代，OneDrive 等云存储解决方案已成为存储和共享文件的重要工具。 OneDrive 通过允许您与他人共享文件和文件夹来提供无缝协作。虽然共享文件和文件夹可以极大地提高协作和工作效率，但监控谁有权访问您的共享内容至关重要。与未经授权的个人共享敏感信息可能会产生严重后果，包括数据泄露和隐私侵犯。让我们看一下在 OneDrive 和 SharePoint 中管理共享文件和文件夹的所有方法。

我还想就 Microsoft 从 6 月初开始停用 OneDrive 和 SharePoint 中的 SharedWith 和 SharedWithDetails 列提供一些提示 (MC545906)。让我们开始吧！

管理 OneDrive 和 SharePoint 中的共享文件

为了有效管理 SharePoint 和 OneDrive 中的共享文件和文件夹，必须知道在哪里可以找到有关有权访问这些文件和文件夹的人员的信息。以下是可以访问共享信息的不同位置。

1. 查看“与您共享”的文件。
2. 使用“管理访问”检查共享文件。
3. 使用 Microsoft 365 审核日志跟踪文件和文件夹共享。
4. 生成有关文件和文件夹共享的报告。

1.查看“与您共享”的文件

要查找与您共享以及由您共享的 OneDrive 文件/文件夹，打开 OneDrive 并导航到左侧窗格中的“共享”选项卡。

与您共享的 OneDrive 文件和文件夹：

此部分显示已与你共享的 OneDrive 文件和文件夹。它提供有关与您共享文件的个人的信息、共享日期以及这些文件的最新活动摘要。

您共享的 OneDrive 文件和文件夹：

在此部分中，您可以查看与其他人共享的文件和文件夹。它还允许您检查文件被谁修改。

通过导航到“共享”选项卡中的这些部分，您可以管理和监控 OneDrive 文件和文件夹的共享活动。

SharePoint 文件和文件夹“与网站共享”：

对于 SharePoint Online，管理网站上的共享文件和文件夹需要导航到相应的网站文档并找到“与我们共享”面板。这使您可以轻松跟踪在该特定网站上与您共享的 SharePoint 文件和文件夹。

2. 使用管理访问权限检查共享文件

使用共享设置页面可以管理组织范围内的共享默认值、共享规则和其他共享设置。

• 打开 OneDrive/SharePoint 并导航到文件和文件夹所在的“我的文件/文档”部分。
• 找到您要管理访问权限的特定文件或文件夹。
• 单击“更多”选项（三个点）。
• 从出现的下拉菜单中，选择“管理访问”选项。
• 在“管理访问权限”页面上，您将看到当前有权访问该文件或文件夹的用户和组列表。此列表提供有关其访问级别的信息，例如他们是否可以编辑或查看文件。

在 OneDrive/SharePoint 中共享文件后是否可以删除用户？

是的！在此页面中，您可以执行各种操作来管理访问，例如添加或删除用户、更改其权限或生成链接以与其他人共享文件或文件夹。通过遵循在 SharePoint Online 和 OneDrive 中共享链接的最佳实践，您可以简化整个管理流程并使其更加高效。

3. 使用 Microsoft 365 审核日志跟踪文件/文件夹共享

要跟踪 Microsoft 365 中的共享文件和文件夹，您可以使用内置的审核日志搜索功能。通过使用 Microsoft 365 审核日志，您可以轻松确定谁访问或共享了 SharePoint/OneDrive 中的文件或文件夹。

• 登录 Microsoft 365 合规性门户。
• 在合规性门户的左侧窗格中，找到并选择“审核”选项。
• 在“活动”部分下，搜索共享和访问请求活动”以重点关注与共享相关的事件。
• 从活动中选择“共享文件、文件夹或站点”。您可以根据您的要求选择其他活动。
• 指定特定日期和时间范围以缩小该时间段内共享事件的搜索范围。
• 单击“搜索”按钮启动搜索过程。
• 搜索完成后，将显示结果。

4. 生成文件和文件夹共享报告

您可以生成报告来获取共享详细信息。通过此报告，您可以了解是否有任何文件和文件夹正在与 OneDrive 和 SharePoint 中的来宾共享。

要生成有关 OneDrive 文件和文件夹共享的报告，请按照以下步骤操作：

• 打开 OneDrive。
• 打开“设置”菜单，然后单击“设置”。
• 在设置选项中，找到并单击“更多设置”。
• 然后，选择“运行共享报告”。
• 在 OneDrive 上选择要保存报告的位置。
• 选择位置后，单击“保存”以启动报告生成过程。
• 根据文件的大小，报告可能需要一些时间才能完成。

您必须是网站管理员才能生成有关SharePoint 文件和文件夹共享的报告。 请按照以下步骤操作：

• 打开SharePoint。
• 导航至您希望运行报告的所需网站。
• 访问设置菜单。
• 找到并选择“网站使用”选项。
• 向下滚动并进入“与外部用户共享”部分以启动报告生成。
• 选择“运行报告”按钮。
• 确定报告的存储位置，然后单击“保存”确认选择。
• 根据您网站的大小，报告可能需要一些时间才能完成。

报告运行完毕后，您将收到一封电子邮件，其中包含用于访问生成的报告的链接。

您可以从有关 OneDrive 和 SharePoint 中文件和文件夹共享的报告中获得哪些详细信息？

导出的 CSV 包含以下属性，其中包括：

描述

项目的相对 URL。

指示项目的类型，例如网页、文件夹、文件等。

指定授予用户对此项目的访问级别。

提供有权访问该项目的用户或组的友好名称。如果是共享链接，则用户名为“SharingLink”。

显示有权访问该项目的用户的电子邮件地址。对于 SharePoint 组，此字段留空。

指定用户或组的分类，指示它们是成员（内部）、来宾（外部）、SharePoint 组、安全组还是 Microsoft 365 组。请注意，“成员”指的是目录中的成员，不一定是网站的成员。

如果用户名是“SharingLink”，则显示与共享链接关联的唯一标识符 (GUID)。

指示所使用的共享链接类型，例如匿名、公司或特定人员，适用于用户名为“SharingLink”的情况。

如果用户通过共享链接获得项目的权限，则指定用于访问项目的链接 ID。

这些是管理 OneDrive 和 SharePoint Online 中的共享文件和文件夹所涉及的方法。

Microsoft 从 OneDrive 和 SharePoint 中停用 SharedWith 和 SharedWithDetails

从 6 月初开始，微软宣布 OneDrive 和 SharePoint 中的“SharedWith”和“SharedWithDetails”列将不再更新。这一过渡将于七月底全面实施。

你问为什么会发生这样的变化？好吧，微软已经意识到这些列不能准确反映有权访问某个项目的权限和人员。事实上，“SharedWith”列已经默认隐藏了三年多，这表明其相关性正在下降。即使删除用户或组访问共享文档的权限后，他们的名称或组仍会显示在“共享对象”列中。

因此，Microsoft 决定将这些列中的数据视为客户内容。这意味着这些柱子将在不久的将来被完全拆除。这是 Microsoft 致力于简化和优化其服务以向您提供最佳体验的承诺的一部分。

此后您可以在哪里查看 SharedWith 和 SharedWithDetails 信息？

很简单，您可以使用本机 Microsoft 审核日志和“共享”面板以及共享报告来获取 OneDrive 和 SharePoint 中 SharedWith 和 SharedWithDetails 列的信息。

要获取有关 SharedWith 列的信息，您可以使用上述任何一种方法来了解您的 OneDrive 和 SharePoint 文件/文件夹的共享对象。

要获取有关 SharedWithDetails 列的信息，您可以导航到 OneDrive/SharePoint -> 我的文件 -> 选择任何文件 -> 选择更多选项 -> 详细信息。

除此之外，您还可以查看 Microsoft 365 审核日志。在审核日志中，您有一个专用列，您可以在其中监视共享项目的详细信息。

我希望此博客可以帮助您更好地了解管理 OneDrive 和 SharePoint Online 中的共享文件和文件夹。如果您还有其他疑问，请随时在评论部分与我们联系。