使用邮箱规则和共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |第 5 部分#7

在本文中，我们将回顾如何使用 Exchange 邮箱规则实现自动回复配置。
邮箱规则引擎是任何 Exchange 邮箱的一部分。在我们的具体场景中，我们将使用一个共享邮箱，为我们的帮助台团队提供“服务邮箱”。

管理 Office 365 和 Exchange Online 中的自动回复|系列文章

• 自动回复（外出助理）与使用邮箱规则自动回复 - Exchange Online |第 1 部分#7
• 使用 Outlook、OWA 和 PowerShell 配置自动回复（外出）|第 2 部分#7
• 使用公共文件夹在 Office 365 中设置自动回复 |第 3 部分#7
• 使用公共文件夹在 Office 365 中设置自动回复 |第 4 部分#7
• 使用邮箱规则和共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |第 5 部分#7
• 使用邮箱规则和共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |第 6 部分#7
• Office 365 中的自动回复 - 处理邮件循环（邮件风暴）场景 |第 7 部分#7

服务台团队需要有一个“部门邮箱”，该邮箱将在服务台团队成员之间共享。

帮助台共享邮箱将配置为使用预定义的电子邮件模板自动回复组织用户的请求。

每次该组织用户需要打开帮助\服务请求票时，用户将通过向“帮助台”邮箱发送电子邮件来联系帮助台团队。

当电子邮件到达“帮助台共享邮箱”时，共享邮箱将使用预定义的电子邮件模板进行响应（自动回复），通知组织用户他的请求已被接受，并且很快他将得到回复由服务台联系。

为什么使用共享邮箱以及为什么使用自动回复邮箱规则？

1.共享信息的需要

服务台邮箱不是“用户邮箱”，而是在“所有者”（服务台成员）之间共享的邮箱。

2. 节省获取许可证的成本

在Office 365环境中，我们可以创建和使用Exchange Online共享邮箱，而无需购买许可证。

3. 使用邮箱规则的原因

在我们的场景中，我们需要使用邮箱规则来实现自动回复，而不是使用“自动回复”（外出助理）。
使用邮箱规则的原因是，在在我们的场景中，特定用户可以打开许多服务请求票证，并且我们希望针对每个服务请求发送自动电子邮件回复。

如果我们使用使用“自动回复”（外出助理）选项，
电子邮件回复将仅发送给每个发件人一次。

利用邮箱规则实现自动回复的共享邮箱解决方案|任务清单

为了能够实现所需的业务需求，我们需要完成以下任务：

1. 创建所需的自动响应模板设计

在我们的示例中，我们将使用以下自动响应模板：

尊敬的组织用户，

感谢您联系 o365info 支持！

您的请求已提交，技术支持工程师将很快与您联系。

在等待时，请查看 o365info 帮助中心！

您可以在这里找到常见问题、常见问题解答等的答案！请访问 https://o365info.com 查看我们。

感谢您与我们联系，我们期待为您提供帮助。

问候，

o365info 支持
o365info.com

2. 创建（或使用现有）共享邮箱

在我们的示例中，我们将使用 Exchange Online 管理界面创建一个新的共享邮箱。

3. 配置共享邮箱“所有者”（完全访问权限）。

创建自动回复邮箱规则的过程是通过 Outlook 客户端实现的。
为了能够创建新的 Outlook 邮件配置文件，我们需要使用一个小技巧，其中我们提供共享邮箱的标识 (共享邮箱的电子邮件地址），但我们不会提供 Shred 邮箱的凭据，而是提供对帮助台共享邮箱具有完全访问权限的“其他”Office 365 用户的凭据。

4. 创建一个新的 Outlook 邮件配置文件，用于登录共享邮箱。

创建自动回复邮箱规则的任务（描述为 - 使用特定邮件进行服务器回复）只有在使用 Outlook 邮箱规则向导（OWA 邮件客户端邮箱）时才能实现规则向导包含较少的选项）。

5、创建所需的自动回复邮箱规则

实施创建自动回复邮箱规则所需的步骤。

6.测试自动回复邮箱规则

在此步骤中，我们验证自动回复邮箱规则是否正常运行 - 通过发送预定义的电子邮件模板等进行响应。

7. 可选 - 创建安全组并将所需的权限分配给共享邮箱上的安全组。

我将此步骤描述为可选步骤，因为实际上，这不是我们需要完成的强制步骤。相反，这是推荐步骤或最佳实践步骤。

使用共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |场景

我们需要为服务台部门创建一个特殊的“服务邮箱”。
共享邮箱将有以下用途：

1. 充当组织用户的服务请求票证的容器
2. 共享邮箱会对每个发送服务请求的用户实施自动回复的流程。
3. 共享邮箱将用于安排与组织用户的会议、保存联系人信息等。

帮助台团队将使用共享邮箱作为“附加邮箱”。
每个帮助台团队成员都将拥有共享邮箱的完全访问权限。

每个帮助台团队成员都拥有共享邮箱的“代理发送”权限。

Help Desk共享邮箱自动回复将通过以下寺庙实现：

帮助台共享邮箱详细信息

• 我们要用于服务台共享邮箱的显示名称是 -
  服务台支持票证
• 帮助台共享邮箱的电子邮件将是 - [email protected]

帮助台共享邮箱所有者

在我们的示例中，Bob（帮助台经理）将被分配对帮助台共享邮箱的完全访问权限

在线 Exchange 与本地 Exchange

该演示包括分步说明和屏幕截图，是在 Exchange Online（基于 Office 365 的环境）中实现的。
值得一提的是 - 大部分“操作”和“界面”与 Exchange 上的相同 -场所实施。

步骤 1#8 - 创建新的共享邮箱

在本节中，我们回顾一下过程

1. 使用 Exchange Online 界面创建新的共享邮箱。
2. 将所需的管理权限分配给帮助台票证共享邮箱。”我们将为 Bob（Bob 是 IT 经理）分配所需的管理权限，以便他能够创建所需的自动回复邮箱规则。在下一篇文章中，我们将回顾向帮助台组成员分配权限的方式。

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单中，选择收件人菜单
• 在顶部栏菜单上，选择共享菜单

• 在*显示名称框中，键入共享邮箱的名称。在我们的示例中，显示名称是 - 帮助台支持票证
• 在*电子邮件地址框中，键入共享邮箱的别名（在我们的示例中为 [email protected]）。
• 选择加号图标以添加具有所需权限的用户。在 Exchange Online 环境中，共享邮箱向导会自动为我们从列表中选择的用户分配完全访问权限 + 代理发送权限。在我们的示例中，Bob 将拥有对服务台共享邮箱的完全访问权限。

• 选择所需的收件人姓名（在我们的示例中，Bob 将拥有对服务台共享邮箱的完全访问权限）。
• 单击添加->按钮
• 点击确定

• 点击保存

在下面的屏幕截图中，我们可以看到新的共享邮箱已成功创建。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到自动分配给创建共享邮箱时配置的“收件人”的权限（在我们的场景中是鲍勃）

步骤 2#8 - 为共享邮箱创建新的 Outlook 邮件配置文件

自动回复过程是通过创建邮箱规则来实现的。
为了能够创建所需的邮箱规则，我们需要使用 Outlook 邮件客户端。
听起来很简单，但是，我们有一个“陷阱”设想。

共享邮箱未“附加”到标准 Office 365 用户帐户，并且没有“标准用户密码”。
共享邮箱是没有许可证的特殊邮箱，密码为由 Exchange Online 自动生成。

我们面临的问题是 - 如何为共享邮箱创建所需的 Outlook 配置文件，以便我们能够创建自动回复邮箱规则？

这个问题的解决方案是通过使用一个小技巧来实现的。
我们将开始创建新的 Outlook 邮件配置文件并提供“帮助台共享邮箱”的电子邮件地址。在此阶段我们将不会提供任何用户凭据！

在下一阶段，Outlook 将尝试完成自动发现过程，我们需要提供所需的用户凭据。

在此步骤中，我们需要提供对“帮助台共享邮箱”具有完全访问权限的 Office 365 用户的凭据。

在我们的场景中，我们将使用 Bob 的用户凭据（Bob 是 Help Desk 安全组的成员，并且他拥有共享邮箱的完全访问权限）。

一般信息 - 使用 OWA“登录”共享邮箱

从技术上来说，我们可以使用OWA（Webmail界面）的选项“登录”共享邮箱来创建邮箱规则。

“问题”在于OWA邮箱规则向导界面不包括我们使用Outlook邮件客户端时存在的所有选项。

在我们的场景中，我们需要设置将触发自动回复的邮箱规则。使用 OWA 邮件客户端时不包括此选项。

为 HelpDesk 共享邮箱创建新的 Outlook 邮件配置文件

• 转到控制面板并选择邮件图标

• 选择选项 - 显示个人资料...

• 单击添加...按钮

在“配置文件名称：”框中，提供将为帮助台共享邮箱创建的 Outlook 配置文件的名称。在我们的示例中，名称是 - 帮助台支持票

• 在您的姓名框中 - 写下收件人的姓名。在我们的示例中，名称是 - 帮助台支持票
• 在电子邮件地址：框中 - 输入帮助台共享邮箱的电子邮件。在我们的示例中，电子邮件地址是 - [email protected]

请注意一个重要细节 - 我们不会提供“共享邮箱”收件人的密码，如果我们想更准确的话，我们不知道共享邮箱用户帐户的密码是什么。

我们将“密码框”留空。

在下一阶段，我们将提供对帮助台共享邮箱具有完全访问权限的 Office 365 用户的凭据。

• 我们不会提供密码（因为我们无法使用也不知道共享邮箱用户帐户密码是什么）。

Outlook 开始使用自动发现过程来查找托管 - 服务台共享邮箱的所需 Exchange 服务器

将出现一个输入用户凭据的提示窗口。
Outlook“假设”我们需要提供的凭据是服务台共享邮箱 ([email protected]) 的凭据。

我们将提供的凭据不是使用共享邮箱系统用户凭据，而是 - “Bob 凭据”。
快速提醒：在上一步中，我们为 Bob 分配了对服务台共享邮箱的完全访问权限。

• 在下一个屏幕截图中，我们可以看到创建新共享邮箱 Outlook 邮件配置文件的过程已成功完成。
• 单击 - 完成

如果您使用的桌面包含多个 Outlook 邮件配置文件，请选择选项 - 提示要使用的配置文件。

选择此选项的原因是，因为我们要登录帮助台共享邮箱的 Outlook 邮件配置文件，以创建所需的自动回复邮箱规则。

步骤 3#8 - 使用 Outlook 登录共享邮箱并配置自动回复邮箱规则

在此步骤中，我们将创建所需的自动回复邮箱规则。

快速提醒 - 我们想要创建一个邮箱规则，这将为我们提供以下要求 - 每次组织的用户向帮助台共享邮箱发送服务请求时，共享邮箱都会生成自动回复答案。

• 打开 Outlook 并选择共享邮箱邮件配置文件。在我们的示例中，邮件配置文件是 - 帮助台支持票证。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到我们“登录”到帮助台共享邮箱（在我们的场景中为[email protected]）。

• 选择规则菜单和管理规则和警报...

• 单击新规则...并选择：对我收到的邮件应用规则

• 选择选项 - 对我收到的邮件应用规则

在这一步中，我们定义“邮箱规则条件”。在“程序语言”中，这是“IF”的一部分（如果满足特定条件）。

• 选择选项框 -仅发送给我
• 单击 - 下一步

选择选项框：仅发送给我

• 选择选项框 - 让服务器使用特定消息回复

这是邮箱规则的第二部分，可以描述为“What 部分”（之前的邮箱规则处理“IF”）。

• 在规则窗口底部，单击链接 - 特定消息

结果，将出现“新邮件”。这是一个邮件模板，将“包含”自动回复内容。

注意：值得一提的是，我们创建的邮箱规则被视为“服务器端规则”。意思是——自动回复规则将由“服务器”（Exchange Online）激活，无需打开 Outlook 邮件客户端。

在我们的示例中，我使用了我准备好的预定义文本，其中包括签名、公司徽标等。

我们需要做的就是将“内容”粘贴到“新邮件模板”中，并保存模板。

• 将所需的文字、图片添加到电子邮件模板中
• 选择 - 保存并关闭

在下面的屏幕截图中，我们可以看到更新已保存。

换句话说，Exchange 邮箱规则“知道”要使用什么电子邮件模板。

• 点击下一步

• 提供所需的邮箱规则名称
• 单击 - 完成

在下面的屏幕截图中，我们可以看到创建了一条“新规则”

• 单击 - 确定

步骤 4#8 - 测试共享邮箱自动回复邮箱规则

在此步骤中，我们要验证自动回复共享邮箱规则是否正常运行。

为了能够测试自动回复共享邮箱规则，我们将向帮助台共享邮箱的电子邮件地址发送电子邮件，并查看是否使用在中配置的电子邮件模板获得所需的自动回复。前面的步骤。

为了能够模拟标准用户通信，我们将使用 Angelina 邮件帐户。

• 打开 Outlook 并创建一个新电子邮件。
• 我们会将电子邮件发送至服务台共享邮箱。在我们的示例中，电子邮件地址是 - [email protected]。

在下面的截图中，我们可以看到自动回复共享邮箱规则已成功“激活”。

帮助台共享邮箱使用配置的电子邮件模板进行响应。

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