自动回复 |Office 365 使用公用文件夹

在本文中，我们回顾了在基于 Office 365 的环境中使用公共文件夹的自动回复邮箱规则的实现。

在我们的场景中，我们将使用 Exchange Online 公用文件夹作为人力资源部门的“服务邮箱”。公共文件夹将充当申请特定工作机会的外部收件人发送的简历的“容器”。

公共文件夹将被配置为启用邮件的公共文件夹。
外部收件人将被指示将其简历发送到人力资源公共文件夹的电子邮件地址。

人力资源公共文件夹将配置为使用自动回复。
每次电子邮件到达人力资源公共文件夹时，公共文件夹都会使用预定义的电子邮件模板进行响应，通知发件人他的邮件已发送至人力资源公共文件夹。简历被接受等等。

公用文件夹自动回复程序将通过创建邮箱规则来实现。当我们处理“Exchange 公用文件夹对象”时，我们使用名为 - 文件夹助理 的功能创建收件箱规则。

注意：虽然演示是在基于 Office 365 (Exchange Online) 的环境中创建的，但大部分过程是在基于 Exchange 本地的环境中以类似的方式实现的。

使用公用文件夹业务场景配置自动回复

我们需要满足的业务需求包括以下要求：

• 我们需要为人力资源部门提供一个“中央存储”，用于存储由申请职位并发送简历的外部收件人发送的电子邮件。
• 如果可能，我们希望通过购买用于此目的的许可证（使用专用邮箱）来避免。因此，中央存储将通过公共文件夹来实现。

• 公共文件夹将被命名为 - jobs
• 将管理“职位公共文件夹”的组织用户是 - Bob（Bob 是人力资源部门的经理）。 Bob 将被分配所有者权限，因此他将能够管理作业公共文件夹。
• 人力资源员工将拥有职位公共文件夹的发布编辑者权限，因此他们将能够访问存储在公共文件夹中的信息。
• 职位公共文件夹将配置为自动回复外部职位申请者发送的每封电子邮件。回复\回复将包含签名+公司徽标。
• 公共文件夹将配置为启用邮件的公共文件夹。将分配给职位公共文件夹的电子邮件地址是 - [email protected]
• 发送到职位公共文件夹的每个电子邮件地址的副本将转发给名为 - Angelina 的人力资源负责人。

在下图中，我们可以看到我们想要的场景的流程。

前缀

为了能够完成所有“业务场景”要求，我们需要执行“12 个步骤”。

• 当前文章描述了步骤 1-6。
• 下一篇文章将介绍步骤 7-12。

步骤 1#12 - 创建一个新的公共文件夹

在此步骤中，我们将创建一个新的公共文件夹，作为人力资源部门的“服务邮箱”。

基本假设是您已经拥有 Exchange Online 公用文件夹基础结构。如果您需要从头开始创建公用文件夹，请执行以下步骤：

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择菜单 - 公共文件夹
• 在顶部菜单栏上，选择菜单 - 公共文件夹
• 单击加号 图标

• 写入公用文件夹名称。在我们的示例中，公共文件夹名称是 - Jobs
• 单击 - 保存

步骤 2#12 - 将公用文件夹配置为启用电子邮件的公用文件夹

在此步骤中，我们将“作业公共文件夹”配置为启用邮件的公共文件夹。

将公用文件夹配置为启用邮件的公用文件夹，使我们能够将公用文件夹变成“Exchange 收件人对象”。

当我们激活公用文件夹邮件设置选项时，Exchange Online 会为公用文件夹分配一个电子邮件地址，并且公用文件夹可以充当“标准 Exchange 收件人”。

例如 - 我们可以发送电子邮件到公共文件夹；公共文件夹可以发送电子邮件等。

要将新的作业公用文件夹配置为启用邮件的公用文件夹，请使用以下步骤：

• 选择所需的公共文件夹（在我们的示例中为“作业公共文件夹”）
• 在右侧属性的窗格中，在 - 邮件设置 - 已禁用下选择选项 - 启用

• 点击是 保存设置

在下面的屏幕截图中，我们可以看到现在作业公共文件夹配置为启用邮件的公共文件夹。

步骤 3#12 - 管理公用文件夹电子邮件地址

基于 Exchange Online 的环境中启用邮件的公用文件夹的主题有点棘手。

在下一节中，我们将回顾如何应对 Exchange 向我们提出的有关启用邮件的公用文件夹的一些挑战。

在我们的场景中，我们想要创建一个配置，其中公共文件夹将向发送简历的外部发件人发送自动回复。

自动回复将通过使用预定义的电子邮件地址来实现。
在我们的具体场景中，电子邮件地址是 - [email protected]

大多数时候，发送简历的“发件人”将被视为“外部发件人”，即非组织收件人。

Exchange Online 和默认公用文件夹电子邮件地址策略。

在基于 Exchange Online 的环境中，当我们将公用文件夹配置为“启用邮件的公用文件夹”时，将自动分配给公用文件夹的电子邮件地址是 - 包含 Office 365 onmicrosoft 租户的电子邮件地址域名。
此外，onmicrosoft 电子邮件地址将被配置为主电子邮件地址。

尽管我们可以向已启用邮件的公用文件夹添加其他电子邮件地址，但默认情况下，我们无法将此电子邮件地址设置为主电子邮件地址，因为默认的 Exchange 公用文件夹电子邮件策略不会启用此选项。

在我们的场景中，我们希望创建一些设置，其中人力资源公共文件夹将使用她的“公共电子邮件地址”([email protected]) 发送自动回复电子邮件，并且不是默认的onmicrosoft主电子邮件地址。

为了能够满足此要求，我们需要禁用默认的 Exchange Online 公用文件夹电子邮件地址策略。

我们必须克服的另一个障碍是默认的 Exchange Online“公用文件夹安全策略”。

默认情况下，Exchange Online 允许仅组织用户将电子邮件发送到“公用文件夹”，并阻止外部收件人将电子邮件发送到启用邮件的公用文件夹。

为了使外部收件人能够将电子邮件发送到“作业公用文件夹”，我们需要更新默认的公用文件夹安全策略权限。

在下一节中，我们将完成以下任务：

• 1 - 将公共电子邮件地址添加到作业公共文件夹。
• 2 - 禁用默认的 Exchange Online 公用文件夹电子邮件地址策略。
• 3 - 设置职位公共电子邮件地址回复电子邮件地址。
• 4 - 配置公共文件夹以接受来自外部收件人的电子邮件。

3.1 - 将公共电子邮件地址添加到职位公共文件夹

要将其他电子邮件地址添加到 Exchange Online 公用文件夹，请使用以下步骤：

• 选择特定的公共文件夹（在我们的示例中为作业公共文件夹）
• 单击铅笔 （编辑）图标

• 在左侧菜单栏上，选择电子邮件地址菜单
• 单击铅笔 （编辑）图标

在下面的屏幕截图中，我们可以看到当我们将公用文件夹配置为“启用邮件的公用文件夹”时，Exchange Online 自动创建的默认“onmicrosoft”电子邮件地址。

在我们的示例中，我们要添加以下电子邮件地址 - [email protected]

• 在*电子邮件地址：部分中填写所需的电子邮件地址
• 点击确定

在下面的屏幕截图中，我们可以看到添加了一个新的电子邮件地址

• 点击保存

3.2 - 禁用默认的 Exchange Online 公用文件夹电子邮件地址策略。

为了能够取消默认的 Exchange 公用文件夹电子邮件地址策略，该策略阻止我们将所需的电子邮件地址 ([email protected]) 配置为主电子邮件地址，我们需要运行 PowerShell 命令。

注意：为了能够运行所需的 PowerShell 命令，您需要连接到 Exchange Online PowerShell。

Set-MailPublicFolder -Identity "\<Public Folder name>" -EmailAddressPolicyEnabled $False

在我们的示例中，我们使用的 PowerShell 命令语法是：

Set-MailPublicFolder -Identity "\jobs" -EmailAddressPolicyEnabled $False

3.3 - 设置职位公开E-mail地址回复E-mail地址

在此步骤中，我们将把公共电子邮件地址 ([email protected]) 设置为
主电子邮件地址。

• 选择特定的公共文件夹。在我们的示例中，作业公共文件夹（编号 1）。
• 单击铅笔 （编辑）图标（数字 2）。
• 在左侧菜单栏上，选择电子邮件地址菜单（数字 3）。
• 选择您要编辑的所需电子邮件地址（数字 4）。
• 单击铅笔 （编辑）图标（数字 5）。

• 选择选项框 - 将此设为回复地址

在下面的屏幕截图中，我们可以看到电子邮件地址的“类型”是 SMTP。请注意，字符是用大写字母书写的。

大写字母表示该特定电子邮件地址是“主要电子邮件地址”。

• 点击保存

3.4 - 配置公共文件夹以接受来自外部收件人的电子邮件

如前所述，默认的 Exchange Online 公用文件夹安全策略仅“允许”组织收件人将电子邮件发送到启用邮件的公用文件夹。

在我们的场景中，我们希望允许外部收件人将电子邮件发送到“作业公共文件夹”。为了能够删除此 Exchange Online 限制，我们需要使用 PowerShell 命令。

注意：为了能够运行所需的 PowerShell 命令，您需要连接到 Exchange Online PowerShell。

我们需要使用的PowerShell命令语法是：

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\<Public Folder name>" -User Anonymous -AccessRights CreateItems

在我们的示例中，我们使用的 PowerShell 命令语法是：

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\Jobs" -User Anonymous -AccessRights CreateItems

如果您不熟悉此过程，可以阅读文章连接到 Exchange Online PowerShell。

步骤 4#12 - 将所有者权限分配给公用文件夹管理器

在此步骤中，我们希望将“所有者权限”分配给组织用户，该用户将管理作业公共文件夹。在我们的场景中，鲍勃是人力资源部门经理。

要配置公用文件夹权限，请使用以下步骤：

• 选择特定的公共文件夹（在我们的示例中为“作业公共文件夹”）（数字 1）。
• 单击铅笔（编辑）图标（数字 2）。

• 单击加号图标。

单击浏览...按钮。

• 从收件人列表中选择所需的收件人。在我们的示例中，我们选择 Bob。
• 单击确定。

• 在“公共文件夹权限”框中，选择所需的权限。在我们的示例中，我们选择所有者。
• 单击保存。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到 Bob 具有所有者权限。

步骤 5#12 - 通过 Outlook 使用文件夹助手创建公共文件夹自动回复收件箱规则

在本节中，我们将创建自动回复公共文件夹规则。

自动回复的实现将通过使用Exchange功能-收件箱规则选项来实现。

在我们想要将收件箱规则分配给 Exchange 公用文件夹的情况下，将通过名为“文件夹助手”的选项创建规则。

为了能够访问“公共文件夹 - 文件夹助手”选项，我们需要使用 Outlook 邮件客户端界面。

默认情况下，Outlook 邮件客户端（Outlook 2013、2016）不显示公用文件夹树。

第一步是配置 Outlook 以显示公用文件夹树，下一步是使用公用文件夹文件夹助理创建所需的自动回复规则。

步骤 5.1 在 Outlook 中显示公用文件夹层次结构

在我们的示例中，我们将使用 Bob 邮箱来创建所需的公用文件夹自动回复规则。

• 为了能够显示公用文件夹树，请在 Outlook 底部工具栏上单击三点 (...) 菜单

• 选择 - 文件夹。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到在前面的步骤中配置的公共文件夹树和作业文件夹。

步骤 5.2 使用公共文件夹 - 文件夹助手创建自动回复收件箱规则

在本节中，我们将使用公共文件夹 - 文件夹助手来创建自动回复收件箱规则。

• 右键单击所需的公用文件夹。在我们的示例中 - 我们选择“作业公共文件夹”
• 选择属性...菜单

• 单击文件夹助理...按钮

单击添加规则...按钮

• 选择选项框 - 回复
• 单击模板...按钮

在下面的屏幕截图中，我们可以看到一个示例。该模板被实现为“新电子邮件”。

• 添加所需的自动回复文本
• 选择 - 保存并关闭

• 单击确定

• 点击是保存自动回复规则设置

在下面的屏幕截图中，我们可以看到创建了一条新规则。

• 单击确定

• 点击确定保存自动回复规则设置

步骤 6#12 - 验证公用文件夹自动回复收件箱规则是否正常运行

在本节中，我们要验证上一步中配置的“自动回复公共文件夹规则”是否正常运行。

为了测试职位收件箱规则，我们将使用 Angelina 电子邮件地址并向职位公共文件夹电子邮件地址 ([email protected]) 发送一封电子邮件。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到 Angelina 创建了一封新电子邮件并将该电子邮件发送到电子邮件地址 - [email protected]。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到自动回复电子邮件响应是由“职位公共文件夹”发送的。 ”

在下一篇文章中，我们将使用公共文件夹在 Office 365 中设置自动回复 |第 4 部分#7。