商业电子邮件- 使用正确的工具|办公室 365 |第 4 部分#17

当前文章的主题是“商业电子邮件”。乍一看，内部/出站垃圾邮件和商业电子邮件的主题之间没有明确的关系，但我的论点是：

• 大多数时候，内部/出站垃圾邮件现象的主要原因与商业电子邮件的滥用有关。缺乏知识和意识，如果我们使用商业电子邮件，我们应该规划和设计我们的商业电子邮件，并注意太多“不做”规则等。
• Office 365 和 Exchange Online 不是使用和管理商业电子邮件的最佳平台。

什么是商业电子邮件？

商业电子邮件的“翻译”可以是——电子邮件活动、营销电子邮件、时事通讯、大型邮件列表、批量邮件等。

因为商业邮件的定义更多的是在“法律方面”，所以我更喜欢引用美国政府FTC网站的引述：

主要目的是商业广告或商业产品或服务促销的任何电子邮件，”包括在商业网站上促销内容的电子邮件。法律对企业对企业电子邮件也不例外。这意味着所有电子邮件（例如，向以前的客户宣布新产品线的消息）都必须遵守法律。

除了商业电子邮件的定义之外，本文还涉及到“规则”以及我们在使用商业电子邮件时应该避免的事情。本文包含一组指南，强调有关商业电子邮件主题的“该做”和“不该做”。

以下是美国政府 FTC 网站的部分引用：

不要使用虚假或误导性的标头信息。您的“发件人”、“收件人”、“回复”和路由信息（包括原始域名和电子邮件地址）必须是准确并识别发起该消息的个人或企业。

不要使用欺骗性的主题行。主题行必须准确反映邮件的内容。

将消息标识为广告。法律为您提供了很大的余地，但您必须清楚、明显地披露您的消息是广告。

告诉收件人您所在的位置。您的邮件必须包含您的有效实际邮寄地址。这可以是您当前的街道地址、您在美国邮政服务注册的邮政信箱，或者您在根据邮政服务法规设立的商业邮件接收机构注册的私人邮箱。

商业电子邮件作为业务流程的一部分

因为商业邮件是一种业务需求，所以我们需要“尊重”这种业务需求，分配所需资源，实施最佳实践等等。

为了能够成功使用和管理商业电子邮件，我们需要使用专用平台或产品来帮助我们管理与商业电子邮件相关的所有不同方面。

有许多提供商和平台，它们是专门为商业电子邮件的特定需求提供合适的解决方案而创建的。
我并不是“指出”特定的提供商，但我的观点是 Office 365 和Exchange Online 并不是为了“商业电子邮件解决方案”而创建的。

为什么我认为 Office 365/Exchange Online 不适合商业电子邮件用途？

Office 365 客户最常见的误解之一是：Office 365 和 Exchange Online 可以用作商业电子邮件的工具或基础设施。

这种错误观念的根源在于——商业电子邮件（顾名思义）是通过使用邮件基础设施来实现的，而 Exchange Online 就是邮件基础设施。

这个假设是正确的，但主要问题是商业电子邮件需要非常具体的邮件基础结构和附加组件，这些组件不包含在“标准邮件基础结构”（例如我们场景中的 Exchange Online）中。

Office 365 和 Exchange Online 并不是为了满足商业电子邮件的业务需求而创建的。

接下来的引用来自 Microsoft 的一篇文章，其中显示了 Exchange Online 边界：

需要发送合法的批量商业电子邮件（例如客户新闻通讯）的 Exchange Online 客户应使用专门提供这些服务的第三方提供商。

不建议或不支持使用 FOPE 或 EOP 发送批量电子邮件。这是在“尽力”的基础上允许的。它可能有效，也可能无效。对于确实想要发送批量电子邮件的客户，我们建议如下：

a) 通过自己的本地邮件服务器发送批量电子邮件

这意味着客户必须为此类电子邮件维护自己的电子邮件基础设施。

b) 使用第三方群发电子邮件程序发送群发信息

有几个第三方批量电子邮件发送者的唯一业务就是发送批量电子邮件。他们可以与客户合作，确保他们有良好的电子邮件实践，并且拥有专门用于执行该实践的资源。

在下图中，我们可以看到一个表格，其中显示了商业电子邮件基础设施的基本需求。

很容易注意到 Office 365 和 Exchange Online 没有“配备”合适的工具和功能来充当商业电子邮件的基础设施。

1. 每日最大邮件数量

商业电子邮件基础设施最基本的要求之一是能够提供向大量邮件收件人发送批量邮件的能力。

Exchange Online 包含每个用户每天最多 10,000 个邮件项目的内置限制。
如果您需要向大量收件人发送商业电子邮件，您希望能够使用 Exchange Online。

2. 管理仪表板 - 监控电子邮件活动结果

电子邮件活动最基本的要求之一是能够获取有关电子邮件活动的状态和进度的信息。例如：发送了多少封电子邮件、目标收件人“打开”（阅读）了多少封电子邮件、收件人是否点击了电子邮件附带的链接等。

Exchange Online 不包含此类功能。

3. 管理仪表板 - 监控问题、邮件分发问题

“分发电子邮件”的过程可能会“伴随”困难和问题，例如邮件服务器 IP 地址或我们的域被分类为垃圾邮件、我们的邮件服务器的分类是“批量邮件服务器”以及很快。

一些专用的商业电子邮件基础设施具有可以监视电子邮件活动、识别问题的可能性或现有问题等的系统和工具。

Exchange Online 不包含此类功能。

4. 检查并验证垃圾邮件分数。

在开始电子邮件活动之前需要执行的最重要的程序之一是：确保我们的电子邮件内容不会有任何章程，这将导致我们的电子邮件消息可能被识别为垃圾邮件/垃圾邮件。

针对这一需求的解决方案是通过工具实现的，这些工具使我们能够评估电子邮件的垃圾邮件分数，并允许我们预先识别导致高垃圾邮件分数的“问题区域”。

大多数商业电子邮件基础设施都具有用于此任务的内置工具。底线：在执行电子邮件活动之前验证电子邮件活动的垃圾邮件分数至关重要。

Exchange Online 不包含此类功能。

您可以在文章中阅读有关评估垃圾邮件分数级别的过程的更多信息：我的电子邮件显示为垃圾邮件| 7大原因|第 5 部分#17

5.报告

显示和导出有关电子邮件活动结果的信息的能力，或者从电子邮件活动结果实施 BI（商业智能）的能力。

例如，能够“看到”我们的电子邮件活动结果在特定地理位置与其他地理位置相比良好。

Exchange Online 不包含此类功能。

6. 验证电子邮件在不同浏览器、操作系统、设备中的“外观”。

需要在不同的基础设施和设备上测试我们的电子邮件消息的“可读性”。
例如 - 避免在使用 Chrome 或 Internet Explorer 等浏览器时我们的电子邮件出现一些呈现问题。

另一个例子是，我们的电子邮件在使用移动设备时出现显示问题。

Exchange Online 不包含此类功能。

是否有任何“逻辑故障排除路径”可以在 Office 365 环境中实施？

文章中将提供从我们组织发送的邮件被识别为垃圾邮件的情况下的详细故障排除路径：

• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 - 故障排除路径 |第 11 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 - 故障排除路径 |第 12 部分#17

如果您想了解 Office 365 环境中内部垃圾邮件的“故障排除过程的精髓”，答案是：
在大多数情况下，从我们组织发送的电子邮件被识别为垃圾邮件的情况下，主要原因是：发送商业电子邮件，或者更准确地说：误用商业电子邮件。

很多时候，商业电子邮件的实施并非遵循严格且众所周知的规则。
这个“结论”不是深入研究的结果：导致我们组织的电子邮件被识别为垃圾邮件/垃圾邮件的情况的具体原因，但我认为。

根据我的经验，在 Office 365 和 Exchange Online 环境中，导致我们的组织（我们的域名或 Exchange Online 服务器 IP 地址）出现在黑名单中的主要“事件”与商业 E-邮件。

简而言之：使用商业电子邮件（营销电子邮件、时事通讯等）并违反商业电子邮件的一项或多项“禁止行为”规则的组织。

如果您确定特定情况与商业电子邮件无关，那么下一个合理的选择是一些恶意软件，它们使用您组织的“身份”来发送垃圾邮件/垃圾邮件或“其他”原因。
“其他原因”部分可以包括可能导致“垃圾邮件”问题的任何“其他”原因。

您可以在文章中阅读有关内部/出站垃圾邮件的可选原因的更多信息：

• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 | 7大原因|第 5 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 | 7大原因 |第 6 部分#17

我的观点是：当我们处理我们的组织被归类为发送垃圾邮件的“分子”的问题时，不要通过寻找您家之外的“罪魁祸首”来开始故障排除过程（微软、阴谋论、外星人等），而是彻底检查您的组织的电子邮件“行为”、您的用户发送的电子邮件的类型、有问题的模式等等。