我的电子邮件显示为垃圾邮件 - 故障排除路径 |第 11 部分#17

当前的文章和接下来的三篇文章专门讨论 Office 365 和 Exchange Online 环境中的内部/出站垃圾邮件的故障排除方案。在当前文章中，重点是：“淹没”故障排除流程的路径。

故障排除流程包括以下步骤：

• 步骤 1 - 验证我们的域名是否被列入黑名单。
• 步骤 2 - 验证问题是否与电子邮件内容有关。
• 步骤 3 - 验证问题是否与特定组织用户电子邮件地址有关。
• 步骤 4 - 将故障排除过程转移到“另一边”。

此外，我们将简要回顾一下我创建的文档（出站垃圾邮件 - 故障排除清单），以简化文档故障排除等任务。

内部/出站垃圾邮件故障排除的特征

在内部/出站垃圾邮件的场景中，我们需要处理一些与场景复杂性相关的挑战：

• 邮件流中涉及许多组件和基础设施。
• 许多情况下可能会导致我们的电子邮件被识别为垃圾邮件的“结果”。
• 没有明确说明我们的电子邮件被识别为垃圾邮件的原因。
• 没有明确的证据表明“决定”将我们组织的电子邮件识别为垃圾邮件的“要素”。

Office 365 和 Exchange Online 环境中的内部垃圾邮件 |在我们开始之前

在开始实际的故障排除过程之前，我们必须了解与内部/出站垃圾邮件场景相关的几个要素：

1. 确认我们有证据

我们旅程的第一个“站”，就是问题的“明确证据”。

1. “明确的证据”可能是发送给我们组织的一位用户的 NDR，该用户通知他，他的电子邮件被拒绝，因为他的邮件被视为垃圾邮件\垃圾邮件。
2. 来自黑名单监控服务的邮件通知，通知我们我们的组织已列入黑名单。
3. 外部收据通知我们的组织用户他收到了电子邮件，但是该电子邮件保存在他的垃圾邮件文件夹中（我们的电子邮件被分类为垃圾邮件/垃圾邮件）。

2.指出可能导致问题的责任方

问题的“原因”，即从我们组织发送的电子邮件被识别为垃圾邮件，可能与“我们这边”或“另一方”有关。 ”

与“另一方”相关的一个例子可能是误报场景，即我们的邮件被错误地识别为垃圾邮件的场景。

尽管问题可能与“另一方”有关，但在大多数情况下，基本假设是问题与“我们方”有关。 ”

简而言之，建议从“我们这边”开始故障排除过程。 ”

只有当我们履行“尽职调查”并毫无疑问地验证“我们没问题”时，我们才能开始检查“另一方”的故障排除步骤。 ”

3. 验证内部/出站垃圾邮件问题的“范围”

术语“内部/出站垃圾邮件”是一个非常笼统的术语。

为了能够创建清晰的故障排除路径，我们需要从以下开始：定义问题的范围。

最坏的情况可能是我们的域名被列入黑名单。这种情况被视为“最坏情况”，因为在这种情况下，问题将影响我们组织的所有用户。

如果我们验证并发现“问题范围”与“领域级别”无关，则下一个级别可能是：

涉及特定电子邮件（电子邮件内容）或我们组织中的特定用户的问题。

根据我的经验，许多内部\出站垃圾邮件场景都存在于 Office 365 用户尝试发送的电子邮件内容中。

在这种情况下，我们可以通过向“目标收件人”发送一封空的电子邮件来非常快速地定位问题是否确实与电子邮件内容有关。

如果我们在发送“空邮件消息”时也遇到问题，这可能与特定用户组织的电子邮件地址问题有关。

下一步将是：使用另一个组织用户的电子邮件地址向“目标收件人”发送电子邮件。
例如：如果“原始发件人”是：Alice@o365info。 com，使用 Bob 电子邮件地址发送电子邮件：[email protected]

如果我们也表达了这种情况，则“故障排除路径”的其余部分可能与“另一侧”含义相关，即目标收件人邮件基础结构中的某些元素。

内部/出站垃圾邮件故障排除路径

步骤 1 - 验证我们的域名是否被列入黑名单

在我们开始“故障排除之旅”之前，在内部/出站垃圾邮件场景中最重要的操作是验证我们的域名是否显示为黑名单。

这是“最坏的情况”，因为这种情况会影响使用带有我们组织域名的电子邮件地址的所有组织用户。

如果答案是“是”，意味着我们的域名被列入黑名单，我们需要从最重要的任务开始：将我们的域名从黑名单中删除

当我们的域名被列入黑名单的情况下，我们需要找到我们的域名被列入黑名单的黑名单，并申请从黑名单中删除的请求。

您可以阅读有关主题的更多信息 - 在文章中删除我们的域名 - 将您的组织从黑名单中删除|我的电子邮件显示为垃圾邮件 |第 16 部分#17

需要执行的其他任务是：

1. 内部调查 - ROC（根本原因分析）

第二项任务可以描述为“内部调查”。
如果这不是误报情况，并且存在将我们的域名识别为“有问题的域名”的“真正原因”，我们需要尽一切努力寻找问题的“根本原因”。

2.考虑使用黑名单监控服务

这不是强制性要求，而是更多：最佳实践。
使用此类服务使我们能够实时识别我们的域名出现在黑名单中的问题，并让我们能够主动采取行动的反应性。

您可以在文章中阅读有关黑名单监控服务主题的更多信息：我的电子邮件显示为垃圾邮件|故障排除 - 域名和电子邮件内容 |第 12 部分#17

继续 - 如果答案是：“否”，这意味着我们的域名没有出现在黑名单中，这实际上是“好消息”，因为我们更喜欢在接下来的部分。

步骤 2 - 验证问题是否与电子邮件内容有关

从我们的组织用户发送的邮件被识别为垃圾邮件/垃圾邮件的情况的最常见原因是 - 电子邮件内容。

为了能够查明问题是否与电子邮件中出现的特定电子邮件内容有关，我们需要向目标收据发送一封“空电子邮件”（无内容）。

如果空电子邮件成功发送到目的地收据，我们可以假设问题与特定电子邮件内容有关。

在我们发现问题与特定电子邮件内容相关的情况下，建议执行的其他任务包括：

1.内部调查 - ROC（原因分析）

开始“内部调查”以查明电子邮件内容的哪一部分是问题的原因。

可选的附加操作：

2.使用 Exchange Online 未来 - 出站垃圾邮件。

我们可以实施的另一个推荐步骤是 - “激活”Exchange Online 选项 - 出站垃圾邮件。
每次 Exchange Online 识别电子邮件时，此选项都会向“我们指定的人员”发送通知Office 365 用户作为垃圾邮件\垃圾邮件发送的邮件。

您可以在文章中阅读有关 Exchange Online - 出站垃圾邮件主题的更多信息：我的电子邮件显示为垃圾邮件|故障排除 - 域名和电子邮件内容 |第 12 部分#17

3.实施垃圾邮件分数检查

强烈建议执行此操作，因为使用“垃圾邮件评分”工具将使我们能够了解问题的确切原因（将电子邮件识别为垃圾邮件/垃圾邮件的原因）。

另外，在将来，我们也强烈建议在发送商业电子邮件等电子邮件之前进行垃圾邮件评分。

您可以在文章中阅读有关如何检查垃圾邮件分数的更多信息：我的电子邮件显示为垃圾邮件| 7大原因 |第 5 部分#17

继续 - 如果答案是：“否”，这意味着外部收据没有收到“空电子邮件”，这将引导我们进行下一个故障排除步骤，其中我们需要验证问题是否与我们组织收件人的特定电子邮件地址有关。

步骤 3 - 验证问题是否与特定组织用户电子邮件地址有关

简单总结一下：截至当前阶段，我们知道：

• 我们的域名没有被列入黑名单。
• 该问题与电子邮件中“出现”的特定内容无关，因为即使我们发送了“空电子邮件”，电子邮件也没有到达目的地收据；我们没有收到来自 Exchange Online 的有关“外发邮件”被识别为垃圾邮件\垃圾邮件的通知（假设我们已激活 Exchange Online 的出站垃圾邮件选项）。

我们需要在“我们这边”检查的下一个“部分”是我们组织中的特定用户显示为黑名单的场景。

为了能够查明问题是否与组织收件人的特定电子邮件地址有关，我们需要使用另一个组织的电子邮件帐户（其他电子邮件地址）向目标收据发送一封电子邮件组织用户。

如果使用其他组织用户的电子邮件地址时，电子邮件已成功发送到目的地收据，我们可以假设问题与我们组织用户的特定电子邮件地址有关。

注意：另一个选项是“另一方”（目标收件人或目标收件人邮件基础设施）的“问题”

可选的附加操作：

1.内部调查 - ROC（根本原因分析）

启动“内部调查”，找出组织用户的特定电子邮件地址被列入黑名单的原因。

可选的附加操作：

2. Exchange Online - 消息跟踪

如果我们怀疑问题是由“批量邮件”情况引起的，在这种情况下，组织用户向外部收件人“加载”大量电子邮件，我们可以使用 Exchange Online 工具：邮件跟踪，以获得更详细的信息有关用户组织用户“活动”的信息。 ”

3. SPF记录

需要验证的另一个重要参数是我们组织的 SPF 记录。验证过程可能包括：

验证我们是否使用 SPF 记录，检查 SPF 记录配置是否正确等。

注意： 验证组织 SPF 记录的需要与故障排除过程中的特定“阶段”无关，实际上，您甚至可以在故障排除过程开始时完成此步骤。

继续 - 如果答案是：“否”，意味着外部收据没有收到从“其他组织用户”发送的电子邮件，我们将需要继续进入下一步故障排除步骤。

将故障排除过程移至“另一边”

在这个阶段，我们“移动”到“另一方”的领土，意思是：目的地接收领域。
因为我们没有设法指出“我们这边”的特定元素，我们假设原因是其中我们被识别为垃圾邮件的电子邮件与等式的“另一边”有关。

术语“另一方”可以翻译为与特定目的地收件人基础设施或目标收件人邮件基础设施相关的因素。

如果在我们的场景中，出站垃圾邮件问题的“证据”是从目标收据的邮件服务器发送的 NDR 邮件，我们可以“跳”到步骤 5。

向“对方”寻求帮助|克服可能的障碍

是的，我知道获得帮助或向“另一方”寻求帮助并不那么简单，因为我们需要克服许多障碍，例如 - 大多数时候联系目的地收件人并不那么简单，很多时候目的地接收者不是“技术人员”等等。

万一我们需要联系目的地收件人的“技术代表”，那就更难了。
我们无法保证他在整个过程中的配合，因为往往“对方”没有兴趣。

尽管存在所有这些“障碍”，但有必要了解，在使用不同邮件基础设施（我们和他们）实现的“邮件流”场景中，它不是 只有通过对“我们这边”（我们的 Office 365 和 Exchange Online 邮件基础设施）进行调查和故障排除，才能找到垃圾邮件问题的原因。

步骤 4 - 验证问题是否与外部收货环境有关

此场景的主要特点是 - 从我们组织发送的电子邮件正在到达目标收件人邮箱，但被发送到垃圾邮件文件夹。

造成此问题的主要原因可能有三个：

1. 收件箱规则 - 由目标收据定义的收件箱规则（或阻止的收件人列表），它将从我们的域发送的电子邮件分类为垃圾邮件\垃圾邮件。
2. 防病毒或其他邮件安全应用程序将我们组织用户的电子邮件识别为垃圾邮件。
3. 邮件应用程序，包括垃圾邮件过滤器并将我们的组织用户电子邮件识别为垃圾邮件。

为了能够验证此选项，或者消除此选项，我们需要联系目标收件人并寻求他的帮助。
目标收件人将需要检查此选项并向我们更新结果。

如果我们找不到“元素”或从目标邮件服务器收到 NDR 消息，我们将需要转到下一个故障排除步骤。

步骤 5 - 验证问题是否与外部收件邮件基础设施有关

在这一步中，我们需要管理“目的地收据”邮件基础设施的技术人员的帮助。

我们需要要求“技术联系人”查看邮件服务器日志或邮件安全网关日志，并尝试查找有关从我们组织发送的邮件被识别为垃圾邮件的“事件”的信息，如果可能的话，这个“认定”的原因。 ”

总结和回顾

如果您阅读了本系列文章中的所有之前的文章，则可以执行其他故障排除步骤和操作，例如：

使用在线网络服务将帮助我们获得我们要发送的特定电子邮件的垃圾邮件分数。

我们可以将这些步骤结合起来，作为“预防措施”或作为故障排除流程的一部分。关于内部/出站垃圾邮件故障排除流程中将包含哪些具体步骤的决定，由您根据具体场景章程、组织的业务需求等来决定。

使用出站垃圾邮件 - 故障排除清单文档

为了您的方便，我创建了一个文档，其中包含针对内部\出站垃圾邮件场景的简短故障排除清单。

本文档的目的是促进文档流程并使您能够获得需要实施的故障排除步骤的快速列表。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到第一部分，其中记录了该场景的一般章程。

尽管这看起来很明显，但非常重要的是我们必须非常准确和精确地了解问题的范围。我们需要回答这样的问题：谁是报告问题的组织用户、谁是“目标收件人”、问题是由我们组织的许多用户还是只有一个用户报告的，等等。

下一部分是对多维数据集进行故障排除”，其中包括：

• 任务的简要描述
• 任务目的的简要描述
• 故障排除步骤结果的文档

下载：出站垃圾邮件 - 故障排除清单文档