我的电子邮件显示为垃圾邮件 |疑难解答- 域名和电子邮件内容|第 12 部分#17

当前的文章和接下来的三篇文章专门介绍了该场景的故障排除过程，其中我们组织的电子邮件显示为垃圾邮件（内部/出站垃圾邮件）。

当前的文章致力于最重要和最有效的故障排除步骤，其中我们验证了以下部分：

• 验证我们的域名是否显示在黑名单中。
• 验证问题是否与特定电子邮件内容有关。

此外，我们还将讨论以下选项：

• 注册黑名单监控服务。
• 激活 Exchange Online 出站垃圾邮件选项。

在 Office 365 环境中“我的电子邮件显示为垃圾邮件”的真正含义是什么？

“开始”“内部/出站垃圾邮件戏剧”的最初事件是我们从我们的组织用户那里收到的投诉，关于他的电子邮件被“其他收件人”识别为垃圾邮件/垃圾邮件的问题。

W.”n 一个组织用户说：“我的邮件”显示为垃圾邮件，实际含义是“我们组织的电子邮件”看起来像垃圾邮件，因为该用户正在使用我们组织的邮件基础设施。

术语“我们的组织邮件”可以翻译成两种可能的情况：

1. 我们的组织域名已列入黑名单。
2. 我们组织的邮件服务器已列入黑名单。

在 Exchange Online 环境中，术语“我们的组织邮件服务器”可以翻译为两种可能的情况：

1. 代表我们域名的 Exchange Online 服务器的正式 IP 地址已列入黑名单。
2. 从 Exchange Online 高风险传递池发送的电子邮件和“他们的”IP 地址已列入黑名单。

实施有效的故障排除流程

最重要的主题之一是以下场景：Office 365 环境中的内部\出站垃圾邮件是 - 能够选择最有效的故障排除步骤，引导我们找到所需的解决方案。

正如我们之前提到的，在 Office 365 和 Exchange Online 环境中，我们可能会面临这样一种情况：我们的域名将显示为黑名单，但也有可能出现“我们的邮件服务器”（我们的 Exchange Online 邮件服务器）可能看起来被列入黑名单的情况很轻微。

实现此方案的唯一方法是当我们的一位 Office 365 用户发送一封有问题的电子邮件并路由到 Exchange Online 高风险传递池时。

在这种情况下，我们从目标收件人处获得的 NDR 可能会指出问题；与“我们的邮件服务器”（Exchange Online 高风险传递池）相关的内容。真正的问题与电子邮件内容有关；由 Office 365 用户发送，不发送到 Exchange Online 高风险传递池使用的 IP 地址。

结论

如果您的组织电子邮件被识别为垃圾邮件\垃圾邮件，请将大部分故障排除工作分配到：“步骤 1”和步骤 2。 ”

含义是——验证您的域名是否被列入黑名单。如果是这样，请执行所有必要的操作将其从黑名单中删除，并开始“内部调查”，这将帮助您了解组织电子邮件内容的“问题”是什么，导致了这种“不想要的情况”，其中您的组织电子邮件显示为垃圾邮件\垃圾邮件。

大多数时候，您不会听我的建议，您会确定主要问题与 Office 365 邮件服务器（Exchange Online）有关。

您将分配给这个“方向”的资源是毫无用处的，但是，对我来说，向您提供详细的描述非常重要 - 如果我们怀疑内部\出站垃圾邮件问题与问题相关，如何实施故障排除步骤在 Exchange Online 服务器中。

如果您认为内部/出站垃圾邮件问题与 Exchange Online 服务器有关，您可以阅读以下文章中的故障排除步骤的详细说明：

• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 13 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 14 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 15 部分#17

Office 365环境下“我的邮件显示为垃圾邮件”的排查路径

在本文中，我们将通过以下步骤实施故障排除过程：

我们需要实施的第一个操作是验证我们的域名是否被列入黑名单，如果是，则做出所有必要的安排以将我们的域名除名。

为了防止未来发生此类事件，我们应该考虑使用：

• 黑名单监控服务
• 激活 Exchange Online 出站垃圾邮件选项

如果我们的域名没有出现在黑名单中，我们应该将所有资源转移到以下任务：了解 Office 365 用户发送的电子邮件（电子邮件内容）中包含的内容。

换句话说：电子邮件内容，这会导致我们组织的电子邮件被识别为垃圾邮件/垃圾邮件的不良情况。

1. 验证我们的组织域名是否出现在黑名单中

当我们说这样一句话：“我的组织出现在黑名单中！”时，“组织”一词并不那么明确。

从技术上讲，“组织”一词可以翻译为两个主要元素：

1. 组织域名
2. 我们组织的邮件服务器 - 我们组织的邮件服务器的 IP 地址，或者我们组织的邮件服务器的主机名。
   如果我们想让它变得更加复杂 - 在本地邮件环境中，很容易“指出” ” 谁是我们组织的邮件服务器。在 Office 365 和 Exchange Online 环境中，问题的答案（谁是我们组织的邮件服务器）有点复杂。

在本文中，我们将重点关注以下任务：查看我们的域名是否出现在黑名单中。在接下来的文章中：

• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 13 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 14 部分#17
• 我的电子邮件显示为垃圾邮件 |故障排除 - 邮件服务器 |第 15 部分#17

我们将审查与我们的邮件服务器显示为黑名单的场景相关的故障排除的实施情况。

我们怀疑我们的域名被列入黑名单 |此场景的章程。

在本节中，我们将重点讨论第一部分 - 如何查明我们的组织域名是否出现在黑名单中。

有许多公共网站，使我们能够检查我们的域名（或邮件服务器的 IP 地址）是否在众所周知的黑名单中注册。

我个人的偏好是从 MxToolbox 网站提供的免费 Web 服务开始。我喜欢使用这个工具，因为这个网站非常“用户友好”并且专业。

交叉引用有关黑名单的信息

值得一提的是，最佳实践是至少在两个不同的站点中检查有关您的组织的黑名单信息，因为每个站点都包含不同的黑名单提供列表。

发现我们的域名出现在黑名单中 |使用MxToolbox

在下一节中，我们将演示如何使用 MxToolbox Web 应用程序获取有关特定域名的信息。

1. 转至 MxToolbox 站点并选择黑名单菜单。

2. 在“服务器 IP 或域”框中添加您的域名并选择：黑名单检查。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到结果。在我们的场景中，域名：o365info.com 似乎是“绿色且干净”的，这意味着该域名没有出现在众所周知的黑名单中。

如前所述，最佳实践是交叉检查来自多个不同信息源的信息。

在下面的屏幕截图中，我们可以在附加网站（发送邮件服务器的完整 IP 检查）上看到一个示例，该网站提供检查我们的域名是否出现在众所周知的黑名单中的选项。

2. 验证问题是否与特定电子邮件内容有关

如前所述，电子邮件内容是内部/出站垃圾邮件的最常见原因之一。

鉴于我们有一个元素“我们的域名已列入黑名单”选项，下一个最合理的选项是 - 与我们组织用户发送的电子邮件的特定内容相关的选项。
其含义是——电子邮件内容违反了某些“商业电子邮件规则”，从而导致“对方”将我们的电子邮件识别为垃圾邮件。

为了能够验证问题是否与“电子邮件内容”有关，我们需要做的就是再次向同一目标收件人发送一封电子邮件，但这一次，使用“中性电子邮件” ”或者简单地说：一封空电子邮件。

如果电子邮件成功发送到目的地收件人，我们就可以“自由呼吸”，并且知道我们现在的首要任务是“教育”我们的用户有关商业电子邮件的“正确规则”。此外，监控我们的邮件基础设施，以便能够防止将来发生类似事件。

您可以使用的另一个选项是测试电子邮件的垃圾邮件分数。您可以在文章中阅读有关垃圾邮件分数主题的更多信息 - 我的电子邮件显示为垃圾邮件| 7大原因|第 5 部分#17

3.“捕获”出站垃圾邮件 使用 - Exchange Online 出站垃圾邮件（Exchange Online 出站垃圾邮件选项）

我们在内部/出站垃圾邮件场景中的主要挑战之一是“了解”事件的能力，其中 Exchange Online 将我们的组织用户之一发送的特定电子邮件分类为垃圾邮件/垃圾邮件。

好消息是 Exchange Online 为我们提供了这个选项！

Exchange Online 的出站垃圾邮件功能使我们作为 Exchange Online 管理员，每次当 Exchange Online 决定对由其中一位发送的电子邮件进行分类时，我们都会收到通知。组织用户作为“垃圾邮件/垃圾邮件”。 ”

如果我们知道或怀疑组织的某些电子邮件识别出垃圾邮件/垃圾邮件，但我们不知道，此选项可能对我们非常有用：

1. 发送此电子邮件的 Office 365 用户是谁？
2. 被识别为垃圾邮件的具体电子邮件是什么（具体电子邮件的章程）？

使用（激活）Exchange Online 选项：出站垃圾邮件选项非常简单：

1. 在 Exchange Online 管理中心选择“保护”菜单。
2. 在顶部菜单栏上：选择出站垃圾邮件菜单。

1. 在选项框中：将所有可疑出站电子邮件的副本发送到以下电子邮件地址：添加 Office 365 收件人（例如 Exchange Online 管理员）的电子邮件地址，该收件人将获取此类 Office 365 电子邮件的副本。
2. 在选项框中：当发件人被阻止发送出站垃圾邮件时，向以下一个或多个电子邮件地址发送通知：添加 Office 365 收件人（例如 Exchange Online 管理员）的电子邮件地址）将获得此类 Office 365 电子邮件的副本。

4. 监控您的组织出现在黑名单中的场景

我们可以考虑的其他选项是：使用某种黑名单监控服务，当我们的组织出现在众所周知的黑名单（我们的域名或邮件服务器 IP 地址）中的黑名单时，该服务会向我们发出警报。

问：Office 365 或 Exchange Online 是否包含一个选项，可以在我们的组织被列入黑名单时向我发出警报？

A：答案是：“否”，目前Office 365不提供此类服务。

有一些“付费服务”提供此类服务，其中您的组织域名和邮件服务器 IP 地址将根据知名的黑名单提供商定期检查。
如果您的域名或邮件服务器 IP 地址出现在该黑名单之一中；您将立即收到警报。

问：为什么并非所有组织都使用此类服务？

A：我不确定我是否知道正确答案，但在我看来，有两个主要原因：

1. 缺乏知识——许多 IT 人员不了解此类服务及其重要性。
2. 避免了购买这种“黑名单监控服务”的成本。

我不会说服您购买此类服务，但我只是想提醒您注意：请花点时间考虑一下这种监控服务的“成本”与以下场景中的“业务风险”：您的域名已列入黑名单。

• 如果您的组织的电子邮件无法到达目的地，那么您的总财务损失是多少？
• 您需要多长时间才能意识到您的组织域名被列入黑名单的情况？
• 实施除名流程有多容易？
• 内部\出站垃圾邮件是否存在其他损害情况，例如：损害公司声誉？

使用免费的黑名单监控服务。

您可以考虑的选项之一是使用 MxToolbox 提供的免费黑名单监控服务。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到如何访问该服务。

众所周知，天下没有免费的饭菜；天下没有免费的饭菜。 “免费监控黑名单服务”的选择有限。如果您需要更多选项和功能，则必须购买付费服务。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到一个比较图表，显示“免费监控”服务与付费计划中包含的内容。