自动回复（外出助理）与使用邮箱规则自动回复 - Exchange Online |第 1 部分#7

在当前的文章系列中，我们将回顾在基于 Office 365 (Exchange Online) 的环境中实现自动回复的不同选项。相应的术语为自动回复、自动回复、自动回复或不在办公室。
术语“自动回复”（以及等效术语）定义了一种配置，在该配置中我们配置特定邮件用户（邮箱）来响应传入的邮件使用预定义文本或电子邮件模板发送电子邮件。

自动回复（外出助理）与使用收件箱规则的自动回复者。

一般来说，在基于Exchange的环境中，有两种实现
“自动回复”机制的方法-

自动回复（外出助理）

描述一个 Exchange 邮箱功能，该功能是针对 Exchange 收件人在有限时间（假期、病假、产假等）缺席的情况而创建的。

自动回复的目的是将用户邮箱配置为使用预定义的电子邮件模板回复每封传入的电子邮件，以便发件人能够知道特定 Exchange 用户的“缺席”。

在以前的 Exchange 服务器版本中，此功能被描述为 - 外出。当前的正式术语是自动回复

使用 Exchange 收件箱规则自动回复

Exchange收件箱规则是由一个非常复杂的“规则引擎”实现的，它使Exchange用户能够创建一个由“条件”、“操作”和“例外”组成的“规则”。 Exchange收件箱规则可用于各种业务场景，其中一种场景可以描述为“自动回复”。

一般来说，此 Exchange 选项之间有很多共同点，但尽管有相似之处，但此选项之间存在差异，例如不同的管理界面、不同的字符等。

使用自动回复的自动应答器（外出助理）|的优点和缺点

自动回复（外出助理）——优点

“自动回复”功能的主要优点如下：

1. 易于使用

“自动回复”是一个非常易于配置的选项，无需使用复杂的规则向导。

2. 根据收件人的特定类型（内部收件人与外部收件人）设置激活触发器。

可以根据以下触发器激活“自动回复”：

• 如果发件人是原始用户，而不是发件人是外部收件人，则可以选择配置一组不同的“自动回复”。区分内部组织收件人与“非组织收件人”的能力使我们能够为每种类型或收件人使用不同的“响应”集。

3. 防止“回复循环”——自动回复（外出助理）

“自动回复”机制的突出优点是——他可以防止“回复循环”。 “自动回复”机制，记录有关作为自动回复发送给特定发件人的电子邮件回复的信息。
如果自动回复发送给特定发件人，并且同一发件人发送E - 再次发邮件时，“自动回复”机制将不再发送自动回复。

外出助手会发送自动回复，通知向您发送消息的用户您不在办公室。您的回复只会发送给消息发件人一次。当您切换“外出助手”时，计数会重置。当您禁用外出助手时，Microsoft Exchange 会清除其内部“发送至”列表。
如果您希望为每封邮件发送回复，请使用规则而不是外出助手。

4. 使用邮件提示选项

当组织的 Exchange 收件人创建新电子邮件并添加配置了“自动回复”选项的其他 Exchange 收件人的电子邮件地址时，Exchange 会生成邮件提示，并告知发件人他将要将电子邮件发送给当前不可用的目标收件人。

5. 将收件箱规则与自动回复结合使用

可以选择使用自动回复 + 收件箱规则的组合。这种“组合”使我们能够定义更复杂的场景，在这些场景中我们想要“扩展”自动响应的操作。例如，为特定发件人创建自定义通知。

6. 使用 PowerShell 管理自动回复

Exchange 管理员可以使用 PowerShell 管理“自动回复”选项。使用PowerShell使我们能够实现批量操作。例如 - 在国定假日之前为所有有组织的用户“激活”自动回复选项。

自动回复”（外出助理）|缺点

“自动回复”功能的缺点如下：

1.有限的文本和图像设计选项。

• 我们可以使用的自动响应文本是一些我们可以添加一条将配置为“自动响应”的文本消息，但我们不能使用包含图像等的更高级的自动响应文本。
• “自动回复”的“逻辑”仅限于特定日期范围，或者仅限于外部收件人与内部收件人。默认情况下，“自动回复”不包含复杂的“规则引擎”，该引擎使我们能够创建针对特定业务需求“定制”的规则。

使用 Exchange 收件箱规则自动响应 |的优点和缺点。

Exchange 自动的替代方案或“竞争对手”是 - 使用收件箱规则创建“自动响应”的选项。

收件箱规则功能是众所周知的 Exchange 功能，因为收件箱规则是一个强大且有用的工具，它使 Exchange 用户能够针对特定业务需求创建自定义规则。

Exchange“收件箱规则引擎”可以覆盖非常广泛的可能场景。

我们可以创建的可能的收件箱规则之一被描述为“使用特定消息让服务器回复”。

使用此特定收件箱规则选项，使我们能够创建自定义响应（电子邮件模板），当满足特定条件时，该响应将被“执行”或“激活”。

例如，我们可以定义一个非常简单的条件，每次电子邮件到达收件人邮箱时都会激活“自动回复”。对比。这种“简单条件”，收件箱规则引擎使我们能够定义由许多部分构建的非常复杂的条件。

服务邮箱、收件箱规则和自定义响应

大多数时候，我们将使用 Exchange 收件箱规则选项，该选项配置为通过使用将配置为“服务邮箱”的专用 Exchange 邮箱来生成“自动回复”。

“服务邮箱”一词是正式的技术交流术语。我使用这个术语来描述一个邮箱（或其他类型的 Exchange 收件人邮箱，例如公共文件夹），该邮箱代表特定的组织部门，例如服务台、人力资源等。

大多数时候，“服务邮箱”不实现为“属于”特定用户的标准用户邮箱，而是实现为共享邮箱或启用邮件的公共文件夹。

需要访问特定“服务邮箱”的相关组织用户将被分配所需的权限，例如完全访问权限、代理发送权限等。

使用收件箱规则自动回复|优势

1. 收件箱规则强大的规则引擎

如前所述，Exchange 收件箱规则发展成为一个非常复杂的规则引擎，可以覆盖大多数常见的业务场景。例如，我们可以创建一个非常复杂的条件，仅在非常特定的场景中激活自动响应（“使用特定消息进行服务器回复”）。

另一个例子是创建多个收件箱规则的能力，这些规则将针对不同的场景使用不同的模板进行响应。

使用收件箱规则自动回复 |缺点。

1. 无历史交易记录（部分支持环回场景）。

使用 Exchange 收件箱规则作为实现自动响应的工具的主要缺点是，收件箱规则不知道发送给收件人的“先前的自动响应”。

例如，在一个场景中，我们创建一个收件箱规则，每当有人向收件人发送电子邮件时，该规则都会使用预定义的邮件模板进行响应，每次都会出现“响应”，即使在“源”的情况下也是如此。发件人”重复发送电子邮件。

对比。 Exchange“自动回复”（外出助理）功能包含向特定收件人“回复电子邮件”的记录，但收件箱规则不包含此信息。

这一缺点可能会导致被描述为“邮件风暴”或“邮件环回”的情况。

为了更好地理解“邮件环回”的可能场景，我们使用以下场景：

1. 收件人邮箱是使用收件箱规则配置的，该规则使用特定的电子邮件模板响应发送给收件人 A 的每封电子邮件。
2. 收件人 B 邮箱是使用收件箱规则配置的，该规则使用特定的电子邮件模板响应发送给收件人 B 的每封电子邮件。
3. 收件人 A 向收件人 B 发送电子邮件。
   收件人 B 的收件箱规则已“激活”，并且收件人 B 通过向收件人 A 发送回复来进行响应。
4. 收件人 A 的收件箱规则已“激活”，收件人 A 通过向收件人 B 发送回复来进行响应。

在这种情况下，这两个邮箱（收件人 A 邮箱和收件人 B 邮箱）之间的邮件流可以永远继续！

当我们使用收件箱规则时，无法预测此类场景或识别此类场景。

“邮件风暴”或“邮件环回”的情况并不常见，因为在基于 Exchange 的环境中，Exchange 服务器“足够智能”，可以将信息添加到被发送的电子邮件的电子邮件标头中。由收件箱规则生成作为自动回复。

此信息应该可以防止“邮件风暴”情况。

我们将在文章 - Office 365 中的自动回复 - 处理邮件循环（邮件风暴）场景 |第 7#7 部分中更详细地介绍此问题

2. 使用 PowerShell 管理收件箱规则

Exchange管理员可以使用PowerShell管理“收件箱规则”选项，但创建特定条件和特定响应的任务并不那么容易。

3. 共享邮箱和使用收件箱规则自动回复

如果我们使用共享邮箱作为“服务邮箱”并且想要使用收件箱规则创建自动回复，我们将需要使用一些技巧才能使用 Outlook 邮件配置文件登录到共享邮箱，以创建必需 使用收件箱规则自动回复。

我们将回顾文章中所需的步骤 - 使用公共文件夹在 Office 365 中设置自动回复 |第 3 部分#7

使用收件箱规则的自动回复与自动回复（外出助理）- Exchange 收件人

在接下来的文章中，我们将回顾如何使用三种类型的 Exchange 服务器邮箱实现使用收件箱规则和自动回复（外出助手）的“自动回复”选项：

• 用户邮箱
• 共享邮箱
• 公共文件夹

每个选项都有优点和缺点。
例如-

• 使用共享邮箱或公共文件夹 - 在基于 Office 365 的环境（Exchange Online）中，我们不必购买共享邮箱和公共文件夹的许可证。
• 使用公用文件夹选项使我们能够轻松地在许多用户之间共享信息，而无需向他们的 Outlook 邮件配置文件添加额外的邮箱

在下表中，我们可以看到具体Exchange收件人邮箱的矩阵，以及两个自动回复选项中的支持选项。

主要结论是，使用所有 Exchange 收件人类型时都支持收件箱规则选项。

Exchange 公用文件夹不支持自动回复选项（外出助理）。

交换规则和自动响应解决方案。

问题1：使用Exchange规则来实现自动响应的解决方案怎么样？

A1：Exchange 服务器规则基础架构，被视为非常强大且复杂的“规则引擎”。

关于“Exchange服务器规则功能”的有趣之处在于，尽管Exchange规则包含大量不同的选项和业务场景，但目前还没有选项可以创建一个可以“激活”自动响应的Exchange规则。将被发送给发件人（邮件发起者）。

也就是说，目前我们无法使用“Exchange 服务器端规则”选项来创建“组织级别”自动回复规则。

在本地 Exchange 与 Exchange Online 环境中实施自动响应程序

当前文章系列中的演示基于 Office 365 和 Exchange Online 环境。需要强调的是，大多数信息都与 Exchange 本地基础环境相关。

当前文章系列的下一篇文章

使用 Outlook、OWA 和 PowerShell 配置自动回复（外出）|第 2 部分#7