使用公共文件夹在 Office 365 中设置自动回复 |第 4 部分#7

当前文章是上一篇文章的续篇，其中我们回顾了在基于 Office 365 的环境中配置公用文件夹以使用自动回复选项的过程。

我们的具体场景相当复杂，包括许多“部分”（业务需求）。
在上一篇文章中，我们已经回顾了创建启用邮件的公共文件夹+创建所需的自动回复所需的所有必需步骤收件箱规则。

在本文中，我们将回顾我们的场景中需要完成的“附加任务”。

简要场景描述

快速提醒我们的场景：

我们希望使人力资源员工能够访问“职位”公共文件夹，其中包含申请职位的外部收件人发送的“简历电子邮件”。

人力资源员工需要拥有“职位公共文件夹”的“发送为”权限，以便他们能够代表职位公共文件夹发送电子邮件。

另一个要求是 - 创建自动转发规则，将发送到作业公共文件夹的每封电子邮件的副本转发给其他 Exchange 收件人 - Angelina。

安吉丽娜 (Angelina) 是人力资源负责人，负责处理发送到职位公共文件夹的简历电子邮件。

步骤 7#12 - 为人力资源成员创建一个新的安全组

在下一节中，我们将创建一个新的安全组，并将每个人力资源员工作为成员添加到该组中。

从技术上讲，我们可以分别为每个人力资源员工分配所需的权限。使用“安全组”来分配所需权限的原因是，从管理角度来看，将权限分配给组更“正确”。

使用组时，权限被分配给“组”，组成员继承组的权限。这样，我们就不会“玩弄”分配给该组的权限。相反，我们仅在安全组中添加或删除成员。

要创建 Exchange Online 安全组，请使用以下步骤：

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择菜单 - 收件人
• 在顶部菜单栏上，选择菜单 - 组
• 单击加号图标
• 选择 - 安全组

我们需要填写以下组属性：

• *显示名称：在我们的示例中，显示名称是 - 人力资源
• *别名：在我们的示例中，别名是 - Human-Resources
• *电子邮件地址：在我们的示例中，电子邮件地址是 - [email protected]
• 向下滚动以继续编辑组属性

• 要添加所需的群组成员，请单击加号图标

选择将添加为组成员的所需收件人。

• 单击 - 添加 ->
• 点击确定

• 点击保存

步骤 8#12 - 将公共文件夹“访问权限”分配给人力资源组。

在此步骤中，我们将分配人力资源安全组所需的权限，使人力资源员工能够访问作业的公共文件夹。

这次，所需公用文件夹权限的分配将由拥有作业公用文件夹所有者权限的 Bob 通过 Outlook 界面实现。

我们要分配给人力资源组的权限是： 发布编辑

• 我们将使用 Outlook 登录 Bob 的邮箱并显示公用文件夹树。
• 右键单击作业的公共文件夹并选择属性...

• 选择权限标签
• 单击添加...按钮

• 选择将被分配权限的所需收件人。在我们的场景中，我们选择人力资源组。
• 单击添加->按钮
• 点击确定

在下面的屏幕截图中，我们可以看到人力资源组具有发布编辑权限。

步骤 9#12 - 将公共文件夹“发送为权限”分配给人力资源组。

在此步骤中，我们将向人力资源组分配“发送为”权限。
如前所述，每个人力资源员工都需要能够代表职位公共文件夹发送电子邮件地址。

Exchange Online 中的代理发送权限分配的实现方式如下：

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择菜单 -公共文件夹
• 在顶部菜单栏上，选择菜单 - 公共文件夹
• 选择您要编辑的特定公共文件夹。在我们的示例中，我们选择作业公共文件夹
• 单击铅笔（编辑）图标

• 在左侧菜单栏上，选择菜单 - 交付选项
• 在发送为部分中，单击加号图标

• 选择所需的收件人。在我们的示例中，我们将选择人力资源

• 单击 - 保存

步骤 10#12 - 测试公用文件夹发送为权限

在本节中，我们要验证人力资源员工是否可以代表职位公共文件夹发送电子邮件。

职位公共文件夹使用电子邮件地址 - [email protected]

安吉丽娜（Angelina）在人力资源部工作，她是人力资源安全组的成员。

我们想验证 Angelina 是否可以使用 [email protected] 电子邮件地址发送电子邮件。

• 我们将登录 Angelina Outlook 邮件配置文件

• 为了能够使用“发送为”选项，Angelina 创建了一封新邮件
• 选择选项菜单
• 单击来自图标

在下面的屏幕截图中，我们可以看到新邮件中添加了一个新的“发件人...”字段

• 单击表单按钮
• 选择 - 其他电子邮件地址...

• 要选择所需的收件人，请单击表单按钮

• 在我们的示例中，我们选择“工作”收件人
• 点击确定

• 点击确定

在我们的示例中，安吉丽娜将使用作业收件人的“身份”向自己发送电子邮件。

在下面的截图中，我们可以看到电子邮件已成功发送。发送给安吉丽娜的电子邮件，看起来像是从“工作收件人”发送的电子邮件

步骤 11#12 - 创建公共文件夹自动转发规则

快速提醒一下，在我们的场景中，Angelina（人力资源员工）需要获取每封将到达“职位公共文件夹”的电子邮件的副本。

从技术上讲，如果用户有权访问特定的公共文件夹（在我们的场景中为作业公共文件夹），他就可以访问和查看公共文件夹的内容。

此选项不适合我们的需要，因为 Angelina（人力资源负责人）负责人不喜欢每五分钟检查一次到达作业公共文件夹的新邮件，而是获取每封电子邮件的副本。

在接下来的步骤中，我们将配置“作业公共文件夹”的属性，以将接受的每封电子邮件发送给 - Angelina。

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择菜单 - p公共文件夹
• 在顶部菜单栏上，选择菜单 - 公共文件夹
• 选择您要编辑的特定公共文件夹。在我们的示例中，我们选择作业公共文件夹
• 单击铅笔（编辑）图标

• 在右侧菜单栏上，选择菜单 - 交付选项
• 在转发到：部分中，单击浏览...按钮

• 选择所需的收件人姓名。在我们的示例中，我们希望将电子邮件的副本转发
  给 Angelina。
• 点击确定

• 选择选项 - 将邮件发送到转发地址和邮箱
• 点击确定

步骤 12#12 - 测试公用文件夹自动转发规则

在此步骤中，我们要验证公用文件夹自动转发规则是否正常运行。

为了能够测试公用文件夹自动转发规则，我们将向公用文件夹作业发送电子邮件，并检查电子邮件的副本是否也发送给配置的收件人（在我们的示例中为 Angelina）

在我们的场景中，我们将使用 Bob 的 Outlook 邮件配置文件

• Bob 向职位公共文件夹发送电子邮件

在下面的屏幕截图中，我们可以看到电子邮件已成功发送到职位公共文件夹（Bob 可以查看职位公共文件夹的内容）。

此外，原始电子邮件的副本已转发给安吉丽娜

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使用邮箱规则和共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |第 5 部分#7