Outlook 中的“阻止全部答复”选项

您可以防止用户意外使用 Outlook 中的全部答复选项并向一组收件人发送不必要的电子邮件。用户可能会分心并浪费大量时间接收和阅读不重要的电子邮件。因此，最好仅在需要时才使用“全部答复”。在本文中，我们将展示三种阻止电子邮件 Outlook 中“全部回复”选项的方法。

为用户禁用全部回复选项

当您在 Outlook 中收到电子邮件时，您可以选择以下选项：

1. 向前
2. 回复
3. 全部回复

Outlook 中的“全部回复”选项允许用户回复发送给一组收件人的电子邮件。如果其中一位收件人决定使用 Outlook 中的“全部答复”选项，它将向该电子邮件中的所有收件人发送答复消息。但是，如果用户只想将邮件发送给单个收件人，则“全部答复”选项可能会出现问题。

发送全部回复电子邮件可能会增加混乱（不需要的邮件）和不必要的邮件流，这意味着列表中的其他收件人也会收到该电子邮件，但没有任何好处。这可能会浪费其他收件人的宝贵时间，因为他们不需要阅读此消息。

“全部答复”选项还可以共享您不希望其他收件人阅读的秘密信息。这将侵犯用户的数据隐私。因此，我们想向您展示三种方法来阻止用户单击电子邮件中的“全部答复”选项：

• 使用密件抄送字段
• 创建 Outlook 表单
• 创建通讯组

1. 防止使用密件抄送回复全部选项

当您通常向群组发送电子邮件时，您可以在收件人字段中键入收件人。这意味着收件人可以看到电子邮件中包含哪些其他内容。

因此，我们将使用BCC字段，它代表密件抄送。这意味着目标收件人无法看到其他收件人。目标收件人只能看到发件人的电子邮件地址。

如何使用密件抄送字段

我们希望向一组收件人发送电子邮件，而不让收件人看到电子邮件中包含哪些其他人。

如何在 Outlook 网页版 (OWA) 中查找密件抄送字段：

1. 点击新电子邮件

1. 点击右侧的密件抄送

它会自动在新邮件中添加密件抄送字段。

如果您始终希望在 OWA 中包含密件抄送，则需要执行以下步骤：

1. 打开设置
2. 点击电子邮件 > 撰写并回复
3. 向下滚动到消息格式
4. 选择始终显示密件抄送
5. 点击保存

如何在 Outlook 应用程序中添加密件抄送字段：

1. 点击新电子邮件
2. 点击选项 > 密件抄送

它会自动在新邮件中添加密件抄送字段。

禁用带有密件抄送字段的全部回复选项

在我们的示例中，我们希望从 Stephen.Hunter@a-d.site 向几个收件人发送一封电子邮件。

您需要在密件抄送字段中添加收件人，如下例所示。

1. 打开新电子邮件
2. 在密件抄送字段中输入收件人
3. 输入主题和一些内容
4. 点击发送

1. 打开其中一位收件人的邮件
2. 结果是您看不到其他收件人

1. 点击全部回复按钮
2. 验证它是否自动在收件人字段中插入发件人而不是所有其他收件人

您确实阻止使用 Outlook 中的“全部答复”选项。在下一步中，我们将研究另一种方法来阻止“全部答复”选项。

2. 防止 Outlook 表单中的“全部回复”选项

我们想要创建自定义 Outlook 表单并禁用该特定表单中的“全部回复”选项。

在 Outlook 功能区中添加开发人员选项

首先，我们需要自定义 Outlook 中的功能区和新选项卡开发人员。

1. 登录您的 Outlook 应用程序
2. 右键单击功能区 > 选择自定义功能区（或转到文件 > 选项）

Outlook 选项窗口打开。

1. 单击自定义功能区
2. 选择开发者
3. 单击确定

新选项卡开发人员已添加到 Outlook 的功能区中。

创建 Outlook 表单

在上一步中，您在功能区中添加了新选项卡“开发人员”，默认情况下不会显示该选项卡。现在已经设置完毕，我们可以创建 Outlook 表单了。

所需时间：15 分钟

如何创建 Outlook 表单：

1. 登录您的 Outlook 应用

   打开您的 Outlook 应用

2. 转到“开发人员”选项卡

   点击设计表单
   

   

3. 设计表单窗口打开

   选择消息
   点击打开
   

   

4. 点击（操作）选项卡

   点击操作
   

   

5. 在“操作”下

   双击该行回复全部
   

   

6. 从操作属性

   清除复选框 发布表单
   

   

7. 为表单命名

   选择个人表单库
   创建显示和表单名称
   点击发布
   

   

8. 关闭表单

   点击是保存变化
   

   

禁用 Outlook 表单的“全部答复”选项

我们想要使用我们在上一步中创建的自定义 Outlook 表单发送一封新电子邮件。

请按照以下步骤使用 Outlook 表单发送电子邮件：

1. 转到 Outlook 应用中的主页选项卡
2. 点击新项目
3. 选择更多项目>选择表单

1. 选择个人表单库
2. 点击您的 Outlook 表单（不带全部回复选项的模板）
3. 点击打开

1. 出现新的电子邮件窗口
2. 在收件人字段中输入收件人
3. 输入主题和一些内容
4. 点击发送

1. 前往其中一位收件人的收件箱，[email protected]
2. 点击全部回复
3. 在警告提示上点击确定

这意味着您无法再使用“全部回复”选项。

1. 打开电子邮件
2. 验证“全部答复”选项是否灰显

3. 使用通讯组防止回复全部选项

对于此方法，您需要创建一个包含收件人列表的通讯组。与 Microsoft 365 组不同，通讯组允许您限制哪些用户可以向该组发送消息。这意味着除了您指定的用户之外，不允许其他收件人回复。

在我们的示例中，我们有以下情况：

• 阿曼达是销售部经理
• 阿曼达需要向组织中的销售部门发送电子邮件
• 我们希望防止销售部门员工使用“全部回复”选项来回复阿曼达的电子邮件

因此，我们需要创建一个包含销售部门所有员工的新分销组。然后，我们需要将 Amanda 指定为该组的唯一发件人，这将禁止其他收件人使用“全部回复”选项。

创建新通讯组

如何创建新的通讯组：

1. 登录 Exchange 管理中心
2. 转到收件人>组
3. 点击分发列表
4. 点击添加群组

1. 选择分发
2. 点击下一步

1. 输入姓名销售员工
2. 点击下一步

1. 点击分配所有者
2. 添加所有者（管理员）
3. 点击下一步

1. 点击添加成员
2. 添加成员
3. 点击下一步

1. 输入电子邮件地址
2. 在加入群组下选择已关闭
3. 在离开群组下选择关闭
4. 点击下一步

1. 点击创建群组

1. 点击关闭

您创建了一个新的通讯组，销售员工。下一步是限制谁可以向通讯组发送邮件。在我们的示例中，我们只允许单个用户向该组发送电子邮件。

1. 单击列表中的通讯组

1. 转到设置选项卡
2. 点击编辑投放管理

1. 搜索发件人
2. 选择指定发件人(Amanda Hansen)
3. 点击保存更改

现在通讯组已使用正确的配置进行设置。下一步，我们将对其进行测试。

禁用通讯组的全部回复选项

我们想要从 ([email protected]) 向我们在上一步中创建的通讯组 ([email protected]) 发送一封新电子邮件。

如何向通讯组发送电子邮件：

1. 您指定的发件人将创建一封新电子邮件
2. 在收件人字段中选择通讯组
3. 输入主题和一些内容
4. 发送电子邮件

1. 转到其中一位收件人的收件箱，[email protected]
2. 点击全部回复
3. 将出现以下警告：您无权发送到通讯组

1. 当收件人点击回复时，它会自动将邮件的发件人（Amanda）

结果是通讯组中的任何收件人都无法使用“全部答复”选项。

就是这样！

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结论

您了解了如何阻止 Outlook 中的“全部答复”选项。这些方法是密件抄送字段、创建 Outlook 表单和通讯组。密件抄送方法是大多数人都会使用的最简单的方法。创建 Outlook 表单是一次性设置，您可以在发送新电子邮件时继续使用它。最后一种方法是创建一个通讯组，您可以在其中指定哪些用户可以在该组中发送和回复全部，这将禁止其他收件人使用“回复全部”选项。

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