使用 Microsoft PowerAutomate 节省用户入门时间

您是否有一个笨重、陈旧的车载自动化工作流程，界面混乱，并且可能需要您的人力资源团队讨厌使用的 Java？如果是这样，那么是时候学习如何使用 Microsoft PowerAutomate 彻底摆脱“入门解决方案”了。

员工入职体验对于某种自动化来说已经成熟。为什么？因为它遵循相同的模式并且经常重复（如果组织经常招聘）。

通常，入职任务遵循相同的流程。示例可能如下所示：

• 创建用户帐户
• 获得部门经理的访问批准
• 将帐户添加到各种 Active Directory 组
• …。等等

你需要一个系统。您需要一个入职自动化系统，以便人力资源管理和管理员工不必处理后勤工作。

无论您是小型企业还是大型企业，各种规模的组织都可以通过自动化入职新员工来节省时间和金钱。

我们要了解技术。您将学习一个构建入门工具来收集数据、处理数据并最终使用 Microsoft PowerAutomate 节省大量时间的示例。

教程概述

在本文中，您将学习许多 Microsoft PowerAutomate 示例中的一个实例。请记住，这只是员工使用 Microsoft PowerAutomate 入职的一个用例。 Power Automate 具有数千个连接器，使您能够执行数百项任务。入职任务将完全取决于您的特定环境。

对于此特定用例，您将构建一个入门自动化工作流程，以查看基于 Excel 文档中的单行运行的整个任务流程。此 Excel 文档将包含一行，其中包含部门的示例员工，如下所示。

基于 Excel 工作表行，您将构建的流程将：

1. 为 Azure Active Directory (AAD) 用户帐户生成随机密码。
2. 根据员工的名字/姓氏创建 AAD 用户
3. 根据 Excel 文档行将 AAD 用户添加到特定组。
4. 查找该部门的经理。
5. 为 AAD 用户分配管理员。
6. 向部门经理发送电子邮件，请求批准访问虚构系统。
7. 等待批准。
8. 授予对虚构系统的访问权限。
9. 通知 Microsoft Teams 中的新员工团队有新团队成员。

先决条件

如果您打算在 Microsoft PowerAutomate 中构建此精确示例流程，请确保在开始之前已准备好以下项目：

• Office 365 订阅
• 链接到 Office 365 帐户的 Azure Active Directory 租户
• 名为“Accounting”的 Azure AD 组
• 名为 Alice Bertram 的 Azure AD 用户被指定为帐户 Azure AD 组的组所有者。
• Azure 自动化帐户
• 名为 Azure AD Admin 的 Azure 自动化凭据，包含具有读取和创建 Azure AD 资源权限的 Azure AD 用户帐户的用户名和密码
• Microsoft 团队帐户
• 已安装 Microsoft Excel Flow Office-Addin

在撰写本文时，Flow Office 加载项存在一些问题。有时它不会立即为我登录。或者，当它登录时，它会显示一个白色屏幕，其中应该显示流程。您的里程可能会有所不同。

创建触发器 Excel 电子表格

由于在本教程中，您将使用 Excel 电子表格作为触发器，因此首先确保您已创建一个。如果您按照本教程进行操作，则需要完全按照以下说明的要求创建电子表格。

1. 在 Excel Online 中，创建一个名为 NewEmployees.xlsx 的电子表格。请务必将其保存到 OneDrive 帐户。
2. 创建一个行，其标题名为名字、姓氏和部门。
3. 在第二行中提供名字、姓氏和示例部门。
4. 突出显示第一行和第二行的数据，然后单击插入，然后单击表格。系统应该提示您创建表。选中我的表格有标题框。您必须创建一个表，以便 Microsoft PowerAutomate 了解要传递到流程的数据。

创建 Azure 自动化 Runbook 以调用 PowerShell

遗憾的是，Microsoft PowerAutomate 可能不会包含您在流程中需要执行的每个步骤的操作。例如，PowerAutomate 具有用于创建用户的 Azure AD 操作。但正如您在下面看到的，该操作需要密码。

但您很可能不想为创建的每个 Azure AD 用户分配相同的密码。您需要创建一个随机密码。

PowerAutomate 中没有“创建随机密码”步骤。您必须创建自己的。你需要一些“填充”行动。创建这些临时操作的一个好方法是使用 PowerShell。但不幸的是，PowerAutomate 没有直接调用 PowerShell 代码的方法。

要从 Microsoft PowerAutomate 调用 PowerShell 代码，必须使用 Azure 自动化 Runbook 创建“临时”服务。由于 Power Automate 本身支持调用和读取 Azure 自动化 Runbook 输出，因此它们是调用临时 PowerShell 代码的好方法。

为了遵循本教程中的员工入职示例，你需要创建三个 Azure 自动化 Runbook。单击下面的每个链接可下载每个链接的导出内容。

• generate_random_password.ps1
• get_azure_ad_dept_manager.ps1
• get_azure_ad_group.ps1

下载它们后，将它们导入到 Azure 自动化中。导入后，请务必发布它们以使工作簿可供 Microsoft PowerAutomate 使用。

重要提示：请务必将每个 Runbook 中的租户 ID 替换为您自己的！

设置连接

Power Automate 的一个重要组成部分是一个称为“连接器”的概念。连接器是 Power Automate 内部的对象，可让其对各种服务进行身份验证。这些连接器的实例称为连接。将连接视为特定服务的凭证。

您可以在创建流时创建这些连接。但是，如果您提前知道需要哪些连接器，那么一次创建所有连接器会更容易。对于本教程，您需要创建其中五个：

• 批准
• Azure AD
• Azure自动化
• Excel 在线（商业）
• 微软团队

下面您将在 Power Automate 仪表板的数据 —> 连接下看到需要配置的每个连接。

为了限制本教程的长度，我们不会介绍如何创建连接。要设置连接，请务必查看 Power Automate Microsoft 文档中的管理连接。

导入流程

为了节省您构建自己的入职自动化工作流程的大量时间，请在此处下载本教程的预构建流程。 Power Automate 允许您轻松地随意导入和导出流。共享导出包是共享流量的好方法。

要在 Microsft PowerAutomate 仪表板中导入流程：

1. 单击我的流，然后单击导入，如下所示。

2. 在导入包屏幕上，点击上传按钮。

3. 选择您已下载的软件包。上传后，您将看到一些配置选项，如下所示进行设置。由于我的连接与您的不同，您现在必须将示例包中的每个连接替换为您的连接。

对于每个相关资源，单击导入期间选择。当导入设置窗口出现时，单击您之前应该创建的连接。该连接应显示在创建新链接下。

如果没有提前创建连接，您可以通过单击它来创建新连接。

4. 将示例包中的所有资源映射到您自己的资源后，点击导入。然后应该开始导入该包。完成后，您应该会看到如下所示的消息。

5. 点击打开流检查导入的流。在这里您将看到此预配置流程中的每个步骤。

6. 现在点击以下步骤并修改它们以匹配您自己的环境：

• Excel Online 触发器
• 查找 Azure AD 组 ID - 启动作业
• 查找 Azure AD 组 ID - 获取输出
• 找员工部门经理 - 开始工作
• 生成随机用户密码
• 获取随机用户密码
• 获取部门组 ID - 开始作业
• 获取部门组 ID - 获取输出
• 将批准发送给部门经理并等待批准步骤中帐户系统批准下的电子邮件。
• 通知团队

运行流程

修改每个步骤以匹配您自己的连接和 Azure 自动化 Runbook 后，就可以测试流程了！

1. 假设您已安装 Flow Office 加载项，在 Excel Online 中，单击数据选项卡，然后单击Flow。

2. 确保员工位于部门表的第一行。单击该行中的任意位置，然后单击“新员工入职”流程右侧的播放按钮。您可以在下面看到一个示例。

3. 如果这是您第一次从 Excel 运行此流程，您可能会看到以下确认步骤。如果是这样，请点击继续。

4. 当出现立即运行按钮时，单击该按钮即可启动流程。 Microsoft Power Automate 将读取您选择的行，将该信息传递到流程并开始执行一系列步骤。

5. 启动后，点击流程运行页面即可监控流程的执行情况。

监控流量

启动流程后，Microsoft Power Automate 会在“流程运行”页面上创建一个作业，如下所示。

如果单击作业链接，您应该会看到作业正在运行并注意其进展的每个步骤。

由于该流程具有手动批准步骤，因此您应该看到工作流程已暂停。应在“向部门经理发送批准并等待批准”步骤中暂停。在此步骤中，Microsoft Power Automate 已向虚构的部门经理 Alice Bertram 发送了一封电子邮件。

Alice 需要手动批准对虚构的业务线应用程序的访问。

此流程将在此状态下暂停，直到 Alice 批准此请求。

批准访问

由于流程中有审批步骤，因此部门经理 Alice 收到了一封电子邮件。该电子邮件如下所示。

Alice 必须单击批准按钮（链接）才能批准此请求。当她这样做时，她将被带到带有批准窗口的流程页面，如下所示。假设 Alice 对此批准很满意，确保下拉菜单设置为批准，然后单击确认按钮。

Alice 的批准将被记录。

现在，单击我的流，单击流名称右侧的垂直点，然后单击运行历史记录，返回流的运行历史记录。

单击此流程，您应该会看到批准步骤有一个绿色的复选标记。绿色复选标记表示它已运行并且成功。

最后，剩下的 Microsoft Teams 步骤将向部门团队宣布一名新员工加入。

概括

您已了解如何使用 Microsoft PowerAutomate 创建员工入职流程。本教程中提供的示例只是一个示例。您可以使用 Microsoft PowerAutomate 创建和链接几乎无穷无尽的任务。员工入职只是自动化的一个例子。

自己使用本教程的结果，调整它以匹配您的环境，然后开始自动化所有事情！