如何创建保留策略以保留 SharePoint Online 中的已删除项目？

要求：创建保留策略以保留 SharePoint Online 中已删除的项目。

如何创建 SharePoint Online 保留策略？

SharePoint Online 会将已删除的项目保留 93 天，然后才会永久删除。如果您想将已删除的项目保留超过 93 天怎么办？比如说，根据您的监管合规政策或法律要求，为期 10 年？那么，Office 365 保留策略允许我们保留和恢复已删除的项目和文件。您可以借助 Office 365 合规中心的保留策略保留已删除的文件。基本上，您必须创建保留策略并将其应用到 SharePoint、OneDrive 等区域。以下是如何在 Office 365 合规中心创建保留策略：

1. 以全局管理员身份登录 Microsoft 管理中心 https://admin.microsoft.com >> 从左侧导航打开“合规中心”https://compliance.microsoft.com 链接。
2. 在合规中心，单击左侧导航中的“策略”>> 选择“保留”>> 单击“新保留策略”。

3. 提供您的策略的名称以及可选的描述。例如。 “将已删除的项目保留 10 年”。

   

4. 我们可以使用这些策略来保留或删除项目，我们还提供一些选项，例如基于创建日期或上次修改日期的保留策略。就我而言，我选择将已删除的内容保留 10 年，并且不自动删除该内容。

   

5. 选择要保留的位置，例如 SharePoint Online 和 OneDrive for Business。您可以在全局或特定网站集应用该策略。

   

6. 检查您的设置，然后单击“创建此策略”按钮以创建策略。

7. 等待策略的状态从“开启（待处理）”更改为“开启（成功）”。尽管合规中心告诉我们，应用该政策可能需要长达 24 小时的时间，但这实际上取决于您的内容量。在我的案例中，我花了 10 分钟才激活该策略。

   

如何使用 PowerShell 在 SharePoint Online 中设置保留策略？

可以借助 Exchange Online Management Shell 自动执行上述步骤。以下步骤将指导您完成使用 PowerShell for SharePoint Online 和 OneDrive 创建保留策略的过程：

Try {
    #Connect to Compliance Center through Exchange Online Module
    Connect-IPPSSession

    #Create a Retention Policy for SharePoint Online & OneDrive
    $Policy = New-RetentionCompliancePolicy `
        -Name "Retention Policy" `
        -Comment "Retention Policy to Preserve Deleted Items" `
        -SharePointLocation All `
        -OneDriveLocation All `
        -ModernGroupLocation All `
        -Enabled $True

    #Create a Rule for the Policy
    New-RetentionComplianceRule `
        -Name "SharePoint Online Retention Policy Rule" `
        -Policy $Policy.Id `
        -RetentionDuration 365 `
        -RetentionComplianceAction KeepAndDelete `
        -ExpirationDateOption ModificationAgeInDays

   }
Catch {
    write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
}  

SharePoint Online 保留政策的实际应用：

将保留策略应用到您的 SharePoint Online 网站后，您将看到以下更改：

• 第一次删除任何项目或编辑现有项目后，您将在网站内容页面上看到一个新库“保留保留库”。 （此库仅对网站集管理员可见！）。您可以从中恢复已删除的项目。
• 如果您尝试删除包含内容的列表或库，您将看到一条错误消息：“列表在保留或保留策略期间无法删除。”
• 您无法删除包含其内容的文件夹！如果您尝试，您将面临“您必须先删除此文件夹中的所有项目才能删除该文件夹。”错误！您可以使用资源管理器视图或 PowerShell 递归删除文件夹中的所有文件。
• 您无法从管理中心（甚至使用 PowerShell！）删除网站集。此外，您必须将该网站从保留策略中排除才能删除该网站。

当在 SharePoint 中删除列表项或文档时，它会转到回收站，并且该项目的副本会发送到保存保留库！此外，当用户编辑现有文档（在应用策略之前创建的！）时，原始内容的副本会保留在保留库中。

SharePoint 保留策略的存储消耗：
当保留策略处于活动状态时，SharePoint 会将已删除或更改的文档的副本保留在“保留保留库”中，并开始消耗存储配额。因此，当用户编辑和删除大量文件时，版本会累积，并且您可以预期更高的存储消耗。

结论

总之，创建保留策略来保留 SharePoint Online 中已删除的项目是确保重要信息不丢失的有效方法。通过配置保留策略，您可以指定已删除的项目在被永久删除之前应保留多长时间。这可以帮助您满足合规性要求，并确保您可以在需要时访问重要信息。通过遵循本教程中概述的步骤，您可以轻松创建满足组织需求的保留策略。