使用邮箱规则和共享邮箱在 Office 365 中设置自动回复 |第 6 部分#7

在本文中，我们将继续回顾完成创建 Exchange Online 共享邮箱的任务所需的步骤，该邮箱将充当我们的组织用户将打开的服务请求票证的“服务邮箱”。

在上一篇文章中，我们回顾了创建帮助台共享邮箱的过程 + 创建了所需的自动回复邮箱规则。

在本文中，我们回顾了场景的其余管理任务。
我们需要完成的任务如下：

1. 为帮助台团队创建新的安全组，并将所需的权限分配给共享邮箱上的帮助台组。
2. 将共享邮箱添加到帮助台用户 Outlook 邮件配置文件
3. 测试分配给服务台成员的代理发送权限。

步骤 5#8 - 为帮助台团队创建新的安全组

从技术上讲，这一步不是强制性步骤，因为理论上，我们可以从创建新的“帮助台共享邮箱”的过程开始，然后在第二阶段分别为每个帮助台成员提供所需的权限。

虽然我们可以为每个Help Desk成员单独分配权限，但更高效、更“正确”的管理方法是——为一个“组”提供权限，而不是为每个用户单独提供权限。

向组提供权限时，每次接受新的帮助台成员或每次帮助台成员离开公司时，我们所需要做的就是从安全组中添加或删除用户。

当我们想要向“组”分配权限时，应将 Exchange Online 组创建为“安全组”而不是标准通讯组。

Exchange Online 安全组充当用于邮件目的的“安全组”+通讯组。

您可以在文章中阅读有关该主题的更多信息：
使用安全组有效管理 Exchange Online 中的权限

创建新的 Exchange Online 安全组

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择收件人菜单
• 在顶部菜单栏上，选择组菜单
• 点击加号符号并选择安全组选项

填写所需信息

• *显示名称： - 在我们的示例中，安全组显示名称为 - IT 帮助台
• *别名： - 在我们的示例中，安全组显示名称为 - ITHelpDesk
• *电子邮件地址 - 在我们的示例中，安全组电子邮件地址是 - [email protected]

下一步，我们将向安全组添加一些成员。

• 向下滚动并在成员：部分下，单击加号 图标

在我们的示例中：帮助台中有三位成员：John、Bob 和 Alice。

• 在我们的示例中，我们从收件人列表中选择帮助台团队成员
• 单击添加->按钮
• 点击确定

• 单击 - 保存

在下面的屏幕截图中，我们可以看到创建了一个新的安全通讯组。

步骤 6#8 - 将所需的权限分配给共享邮箱上的帮助台组

在此步骤中，我们将所需的权限分配给帮助台安全组（IT 帮助台）和帮助台共享邮箱（帮助台支持票证）。

将分配的权限是 - 完全访问权限 + 发送为

• 登录 Exchange Online 管理中心
• 在左侧菜单栏上，选择收件人菜单
• 在顶部菜单栏上，选择共享菜单
• 选择您要请求分配权限的邮箱
• 点击铅笔图标编辑设置

选择您要请求分配权限的邮箱

• 选择邮箱委托菜单

在下面的屏幕截图中，我们可以看到，当前名为 Bob 的用户对共享邮箱拥有
完全访问 + 代理发送权限。

在此步骤中，我们将向帮助台安全组 (IT Help Desk) 分配完全访问权限。帮助台成员需要具有完全访问权限，以便他们能够将帮助台共享邮箱作为附加邮箱添加到其 Outlook 邮件配置文件中。

• 在完全访问部分下，单击加号 图标
• 从收件人列表中，选择将被分配完全访问权限的收件人。在我们的场景中，我们选择“IT 帮助台”安全组。
• 点击添加 -> 和确定

在此步骤中，我们将向帮助台安全组 (IT Help Desk) 分配“代理发送”权限。服务台成员需要具有“代理发送”权限，以便他们能够使用服务台共享邮箱 ([email protected]) 的“身份”发送电子邮件。

• 在“发送为”部分下，单击加号 图标
• 从收件人列表中，选择将分配“发送为”的收件人。在我们的场景中，我们选择“IT 帮助台”安全组。
• 点击添加 -> 和确定

在下面的屏幕截图中，我们可以看到帮助台安全组（IT Help Desk）对共享邮箱具有完全访问和发送权限。

• 点击保存

步骤 7#8 - 将共享邮箱添加到帮助台用户 Outlook 邮件配置文件

当我们向收件人 A 分配对收件人 B 的邮箱的完全访问权限时，收件人 B 的邮箱将自动添加到收件人 A 的 Outlook 邮件配置文件中。
这种“魔法”的发生是由于名为“ - 自动映射。

例外情况是 - 我们将完全访问权限分配给安全组而不是单个用户的情况。
在这种情况下，特定安全组的成员会继承安全组的完全访问权限，但不会为每个安全组成员激活自动映射选项。

换句话说，在我们为安全组分配完全访问权限的情况下，我们需要手动将具有完全访问权限的邮箱添加到 Outlook 邮件配置文件中。

在以下示例中，我们将把帮助台共享邮箱添加到 Bob 的 Outlook 邮件配置文件中（鲍勃是帮助台安全组的成员）。

• 登录到特定用户的 Outlook 邮件配置文件。在我们的示例中，我们登录到 Bob Outlook 邮件配置文件。

• 打开 Outlook 并选择文件 菜单

• 选择信息菜单，然后选择帐户设置 ，然后再次帐户设置...

• 选择收件人个人资料（在我们的示例中为 John），然后点击更改... 图标

• 单击更多设置...按钮

• 选择高级标签
• 单击添加...按钮

• 在“添加邮箱”窗口中，记下您要添加的邮箱的别名。
  在我们的示例中，共享邮箱别名是 - 帮助台支持票

• 该过程将需要几秒钟，最后我们可以看到邮箱已添加。
• 点击确定

• 点击下一步按钮完成任务

• 单击 - 完成

在下面的屏幕截图中，我们可以看到，现在“Bob Outlook 邮件配置文件”包含两个邮箱 - Bob 邮箱 + 共享邮箱（帮助台支持票证）

步骤 8#8 - 测试分配给服务台成员的发送权限

在当前部分中，我们要验证服务台团队成员是否可以使用“发送为”选项并使用服务台共享邮箱的电子邮件地址发送电子邮件。

为了验证“发送为”选项，我们将使用 Bob 的邮箱来验证权限是否分配正确。

• 打开 Outlook 并创建新电子邮件

• 选择选项 菜单
• 点击发件人图标

默认情况下，“发送为”电子邮件地址是邮箱所有者（在我们的示例中为鲍勃）的电子邮件地址。

要能够使用其他收件人身份发送电子邮件地址，请单击黑色小箭头

选择菜单 - 其他电子邮件地址...

从收件人列表中，选择您想要使用其“身份”发送电子邮件的所需收件人。在我们的示例中，我们选择收件人 - “帮助台支持票证”收件人（安全 - 通讯组）。

• 单击 - 确定

在下面的屏幕截图中，我们可以看到“发件人邮件”字段填充了“帮助台电子邮件地址”的电子邮件地址（在我们的示例中 - [email protected]） 。

我们会将电子邮件发送给另一个组织收件人，并验证我们是否设法使用帮助台身份发送
电子邮件地址+邮件是否成功发送给目标收件人。

在我们的示例中，目标收件人是 Angelina。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到电子邮件已成功发送到目标收件人。

从安吉丽娜的角度来看，该电子邮件是由“帮助台”团队发送的。

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