如何在 Office 365 中创建和发布组织表单

组织表格是一个非常有用的组织工具，可以简化和改进许多重复的流程。例如，预先准备的模板，用作客户的回复模板、申请假期等等。

Outlook 表单和组织表单

我们大多数人不知道的第一个秘密是，Outlook 包含强大的内置工具，可以帮助我们创建此表单并将其发送给所需的收件人。

我们大多数人不知道的第二个秘密是 Exchange 服务器包含一个内置解决方案，该解决方案的创建目的是存储此表单并在我们的组织用户之间共享它们。

Exchange服务器提供的“存储”是通过Exchange系统的Public文件夹来实现的。

在本文中，我们将学习如何为组织表单创建“服务器端存储”。

在第二部分中，我们将回顾如何构建这个“Outlook 表单”、如何公开发布该表单以及如何基于特定表单发送电子邮件。

Outlook 表单和组织表单的概念

如前所述，Outlook 包含一个非常有用的工具，使每个用户都可以为自己创建一个称为“表单”的自定义模板。

基于Outlook的Outlook表单熟知“标准电子邮件模板”、“任务模板”、“日历会议模板”等项目。

用户可以使用这些“Outlook 模板”之一作为基线，并向基线模板添加多次自定义。

表单的定制可以是最小的，例如 - 添加预定义文本到电子邮件、预定义收件人或非常高级和复杂的定制，包括计算值、代码等。

创建的自定义表单可以保存在用户邮箱中，或者存储在其他 Exchange 收件人可用的中央位置（Exchange 服务器）中。

Exchange服务器分配给这个“表单中央存储”的存储，是通过使用特定的系统公共文件夹来实现的 - EFORMS REGISTR，通常被命名为——组织形式。

在基于 Exchange Online 的环境中，此“特定公用文件夹”需要由 Exchange Online 管理员创建。

此外，Exchange Online 管理员需要向 Exchange 收件人分配所需的权限，这将在组织表单存储（表单管理器）中保存自定义表单。

当 Exchange 收件人在组织表单存储中保留表单时，我们使用术语“发布”，因为收件人存储的表单将与其他 Exchange 收件人共享（发布）。

在我们想要使用组织表单存储的场景中；我们需要完成以下步骤：

服务器端准备阶段

• 创建组织表单库存储 - 这是一个“一次性步骤”，我们在其中为组织用户之间共享的表单创建所需的存储。组织表单库的创建是通过使用 PowerShell 创建特定的系统公共文件夹来实现的。
• 将所需的权限分配给“表单管理器创建者” - 从技术上讲，不存在这样的角色。大多数情况下，只会为特定用户分配所需的权限，使他们能够发布（保存）他们在组织表单库存储中创建的表单。将发布表单的用户将需要对组织表单库存储的读+写权限。

B 阶段 - 创建+发布组织形式

• 创建表单 - 特定用户根据特定组织需求创建和设计表单的步骤。
• 将表单保存在个人表单库中 - 第一步，表单创建者需要将表单保存在本地邮箱中。
• 在 Exchange Online 组织表单库中发布表单 - 在本地保存表单后，表单创建者需要将表单保存在公共存储中意味着 - 将表单发布到组织表单库存储。

C 阶段 - 使用组织形式

• 使用表单作为电子邮件模板 - 当组织用户需要使用已发布的特定表单时，他将使用 Outlook 来“获取”并选择他们想要使用的所需表单。

使用 PowerShell 创建组织表单库存储

基本假设是您已经在 Exchange Online 服务器中创建了公用文件夹所需的基础结构。

鉴于您的 Exchange Online 基础结构已经具有公用文件夹基础结构，我们将需要创建特殊的系统公用文件夹，该文件夹将用作组织表单的存储。

此步骤由 Exchange Online 管理员使用 PowerShell 命令实施。

Exchange 在线组织表格库 |权限类型

从技术上讲，最佳实践是创建权限层次结构。

例如三层结构

第 1 层 - Exchange Online 管理员将拥有组织表单存储的所有者权限。

第 2 层 - 组织形式库存储“创建者”。这些用户将拥有在组织表单库中存储（发布）表单所需的权限。该用户需要拥有发布编辑权限。

第 3 层 - 组织用户 - 有权使用存储在组织表单库存储中的表单的用户。 “所有 Exchange Online 用户”的权限是使用“默认”对象配置的。分配给“默认收件人”的权限是作者权限。

注意 - 如果您需要有关不同类型的 Exchange Online 公用文件夹权限的更多信息，可以阅读文章 Add-PublicFolderClientPermission。

1#4 - 在 Exchange Online 中创建组织表单公用文件夹

一般来说，创建“新公用文件夹”的任务是由 Exchange Online 管理员使用 Exchange Online Web 管理界面执行的，或者由具有所需权限的用户使用 Outlook 邮件客户端执行的。

组织表单库是一个特例，因为组织表单库是使用特定的系统公共文件夹实现的，只能使用 PowerShell 创建和管理该文件夹。

组织形式库|前置要求的任务清单

1.现有的公用文件夹基础设施

组织表单库存储是现有公用文件夹基础结构中的子公用文件夹。

如果您的 Exchange Online 未配置为使用公用文件夹基础结构，您可以使用 Exchange Online Web 管理界面创建“根公用文件夹”邮箱，或者使用以下 PowerShell 命令语法：

New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>

PowerShell 命令示例：

New-Mailbox -PublicFolder -Name PFHierarchy

2.创建与 Exchange Online 的远程 PowerShell 会话

组织表单库存储的创建+所需权限的分配是使用PowerShell命令实现的。

注意 - 基本假设是您知道如何创建远程 PowerShell 来连接 Exchange Online。如果您不熟悉此过程，可以阅读文章使用 PowerShell 连接到 Exchange Online。

简而言之，我们的任务

1.创建新的系统公共文件夹

我们需要使用特殊类型创建新的系统公共文件夹，
描述为 - EFORMS REGISTRY。 用于存储表单的特殊公共文件夹将被命名为 - 组织表单库。 （A）

2.分配所需的权限

为了能够管理组织表单库（存储/发布表单），我们需要向组织表单库分配所需的权限。 (二)

第 1#2 阶段 - 创建 Exchange Online 组织表单库

1.创建 Exchange Online 组织表单库

我们用于创建新的组织表单库存储的 PowerShell 命令语法是：

New-PublicFolder -Path "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY" -Name "Organizational Forms Library"

2.定义组织表单库存储的语言代码

我们需要设置 Exchange Online 组织表单库的语言设置。

在以下示例中，我们将语言代码设置为 en-US。

Set-PublicFolder "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -EformsLocaleID en-US

3.查看 Exchange Online 组织表单库公用文件夹

如果要查看在上一步中创建的“新的在线组织表单库公共文件夹”，可以使用以下 PowerShell 命令：

Get-PublicFolder -Identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -Recurse | Format-List Name

第 2#2 阶段 - 为组织表单库公共文件夹分配所需的权限

如前所述，建议通过实施“权限层次结构”为组织表单库公共文件夹分配所需的权限。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到，默认情况下，组织表单库公共文件夹的现有权限包括默认用户（经过身份验证的用户）的“作者”权限和“无”权限。 匿名用户（未经身份验证的用户）的权限。

1.1 分配组织表单库公共文件夹的所有者权限| Exchange Online 管理员

在此步骤中，我们将所需的权限分配给 Exchange Online 管理员 Brad。
我们分配给 Brad 的权限是组织表单库公用文件夹的“所有者”权限。

PowerShell命令语法：

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user <Identity> -AccessRights <permissions>

PowerShell 命令示例：

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user [email protected] -AccessRights OWNER

在下面的屏幕截图中，我们可以看到结果：

1.2 分配发布编辑器 组织表单库公共文件夹的权限 |表单管理器

在我们的场景中，表单管理员是名为 Eyal 的用户。

我们将为发布编辑 Eyal 分配对组织表单库公共文件夹的权限：

Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user "[email protected]" -AccessRights PublishingEditor

在下面的屏幕截图中，我们可以看到结果：

2.查看公用文件夹权限

如果您想查看分配给特定公共文件夹的权限，我们可以使用以下 PowerShell 命令：

PowerShell命令语法：

Get-PublicFolderClientPermission "<Public Folder name>"

PowerShell 命令示例：

Get-PublicFolderClientPermission "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library"

在下面的屏幕截图中，我们可以看到结果：

3.删除组织表单库公共文件夹所需的权限

如果您需要删除现有权限，可以使用Remove-PublicFolderClientPermissions cmdlet。

PowerShell 命令示例：

Remove-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user [email protected]

2#4 - 创建 Outlook 表单

当前部分专门针对我们称为“表单管理员”的用户。

这些用户的责任是

• 创建和设计所需的 Outlook 表单。
• 将表单发布到组织表单库公共文件夹。

2.1 将开发者功能区添加到 Outlook

组织表单的创建、设计和发布是通过使用Outlook 开发人员功能区来实现的。

Outlook 开发人员功能区默认情况下不会添加到标准 Outlook 功能区。

在下一节中，我们将回顾如何将 Outlook 开发人员功能区添加到 Outlook 客户端。

• 在 Outlook 中，选择文件
• 在左侧菜单栏上，选择菜单 - 选项

• 选择自定义功能区菜单
• 选择选项框 - 开发人员

在下面的截图中，我们可以看到Outlook界面上出现了一个“新功能区”。

在以下部分中，我们将回顾如何创建新的 Outlook 表单。

我们将研究两种用于创建将在组织表单库公共文件夹中发布（保存）的 Outlook 表单的方法。

2.2 - 基于 Outlook 预定义模板创建新表单

要创建基于预定义 Outlook 模板的新表单，请使用以下步骤：

• 选择开发人员 菜单
• 单击D设计表单图标
• 在“查找范围：”部分中，选择标准表单库
• 在我们的场景中，我们将选择“消息模板”
• 选择打开

在下面的屏幕截图中，我们可以看到电子邮件消息模板。

我们可以向电子邮件表单、其他邮件字段添加其他选项卡、添加自定义代码等。

将所有必需的自定义添加到电子邮件表单后，我们需要保存表单。

当涉及 Outlook 表单时，我们不使用术语“保存到”或“存储在”，而是使用术语“发布”。
在第一阶段，我们将在用户本地保存（发布）表单邮箱。
稍后，我们将通过发布表单将表单复制到组织表单库公共文件夹。

• 要在本地保存表单，请单击发布 图标
• 选择子菜单 - 发布表单

我们会将“新表格”保存在个人表格库中。

• 在“查找范围：”框中，选择 - 个人表单库
• 选择您想要分配给表单的姓名。
• 单击 - 发布 将表单保存在个人表单库中

当我们想要关闭表单窗口时，我们需要点击“是”来保存表单设置。

2.3 - 使用 HTML 模板创建新表单

在下一节中，我想简要回顾一下创建基于 HTML 模板的自定义 Outlook 表单的其他方法。

为了能够创建基于 HTML 代码的表单，我们需要使用一些“解决方法”。

我们需要实现的步骤如下：

创建所需的 HTML 代码，其中包括必要的 TEXT（内容）+ 必要的 CSS 样式。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到这样的 HTML 代码示例（您可以使用以下链接下载示例）。

为了能够将 HTML 代码用作表单，我们需要使用浏览器打开 HTML 文件。

在以下示例中，我们使用 Internet Explorer 打开 HTML 文件。

• 右键单击 HTML 文件
• 选择菜单 - 打开方式...
• 选择 - Internet Explorer。

• 选择文件菜单和菜单 - 发送
• 选择选项 - 通过电子邮件分页...

将电子邮件发送给充当“表单管理员”的收件人。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到电子邮件到达了我们的“表单管理器”。

要将电子邮件发布为“表单”，

• 选择电子邮件消息
• 选择发布 图标
• 单击发布表单图标

第一阶段，我们将“新表格”保存在个人表格库中

• 在“查找范围：”框中，选择 - 个人表单库
• 选择您要分配给新表单的名称。
• 点击 - 发布将表单保存在个人表单库中

当我们想要关闭表单窗口时，我们需要点击“是”来保存表单设置。

3#4 - 在 Exchange Online 组织表单库中发布表单

在下一节中，我们将回顾发布上一节中创建的表单的过程，以及如何管理 Exchange Online 组织表单库存储。

在接下来的步骤中，我们将复制存储在 Exchange Online 组织表单库存储中的个人表单库 中的表单。

“转移”过程按以下方式实施：

• 在 Outlook 中，选择文件 菜单，然后选择 - 选项

• 在左侧菜单栏上选择 - 高级
• 在开发人员部分中，单击自定义表单...按钮

• 单击M管理表单...按钮

“右侧”是个人表单库（个人用户存储）的内容。

要将本地存储的自定义表单（编号 1）复制到组织表单库存储，我们需要选择所需表单的名称，然后单击复制 按钮（数字2）。

在下面的屏幕截图中，我们可以看到复制到组织表单存储（编号 3）的表单。

• 单击 - 关闭 （数字 4）

• 单击 - 确定

4#4 - 使用表单作为电子邮件模板

这是我们组织形式图书馆商店之旅的“最后一步”。

在此阶段，自定义表单已由“表单管理器”创建并发布到组织表单库存储。

现在，我们将回顾组织的用户在使用 Outlook 时如何使用表单。

• 要使用表单，请在主页菜单中单击新项目图标
• 选择菜单 - 选择表单...

• 在“查找范围：”框中，选择选项 - 组织表单库
• 在我们的场景中，用户从表单列表中选择一个名为 - 抱歉延迟的表单
• 单击 - 打开

在下面的屏幕截图中，我们可以看到“新电子邮件”是基于充当模板的表单。